Betriebsprüfung im Handwerk 2026: Ablauf, Fristen, Rechte

Eine Betriebsprüfung, im Gesetz Außenprüfung genannt, ist bei jedem Gewerbebetrieb zulässig (§ 193 AO) und beginnt mit einer Prüfungsanordnung, die Ihnen angemessene Zeit vorher bekanntgegeben wird (§ 197 AO). Seit 2025 gelten verschärfte Mitwirkungsregeln: Erfüllen Sie ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nicht binnen eines Monats, setzt das Finanzamt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 € je Tag fest, höchstens für 150 Tage (§ 200a AO). Nachzahlungen werden mit 0,15 % je Monat verzinst (§ 233a AO, § 238 AO).

Wer geprüft wird und warum

Eine Außenprüfung ist bei allen Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind (§ 193 Abs. 1 AO). Einen konkreten Verdacht braucht das Finanzamt dafür nicht. Handwerksbetriebe sind steuerlich Gewerbebetriebe und können daher jederzeit geprüft werden.

Wie oft ein Betrieb geprüft wird, hängt vor allem von seiner Größe ab. Großbetriebe werden regelmäßig geprüft, kleinere Betriebe deutlich seltener und häufig aus einem bestimmten Anlass. Typische Anlässe im Handwerk sind:

• Zahlen, die im Branchenvergleich auffallen, etwa ein sehr niedriger Rohgewinn oder schwankende Erlöse,

• Kontrollmitteilungen aus Prüfungen bei Kunden, Lieferanten oder Subunternehmern,

• hohe Bareinnahmen und Auffälligkeiten bei der Kasse,

• ein Gewinn, der die privaten Lebenshaltungskosten nicht decken kann,

• Hinweise Dritter, die das Finanzamt prüft.

Daneben gibt es Prüfungen ohne Prüfungsanordnung: die Kassen-Nachschau (§ 146b AO), die Umsatzsteuer-Nachschau und die Lohnsteuer-Nachschau. Sie finden unangekündigt statt und können in eine Außenprüfung übergehen.

Fristen und Werte 2026

Die neuen Mitwirkungsregeln gelten für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstanden sind. Für ältere Jahre greifen sie, wenn die Prüfungsanordnung nach dem 31. Dezember 2024 bekanntgegeben wurde (Art. 97 § 37 EGAO). Bei Prüfungsanordnungen ab 2025 gilt die Neuregelung also praktisch immer.

Ablauf: von der Prüfungsanordnung bis zum Bescheid

1. Prüfungsanordnung. Sie nennt die geprüften Steuern und Jahre, den voraussichtlichen Beginn und die Namen der Prüfer. Aus wichtigem Grund, etwa Krankheit oder Hochsaison auf den Baustellen, können Sie eine Verlegung des Beginns beantragen (§ 197 Abs. 2 AO).

2. Unterlagen vorlegen. Die Anordnung kann verlangen, dass Sie Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist vorlegen, elektronische Daten in maschinell auswertbarer Form (§ 197 Abs. 3 AO). Danach soll das Finanzamt die beabsichtigten Prüfungsschwerpunkte mitteilen.

3. Prüfung. Sie findet grundsätzlich in Ihren Geschäftsräumen statt, sonst in Wohnräumen oder an der Amtsstelle. Sie müssen einen geeigneten Arbeitsplatz unentgeltlich stellen, Auskünfte geben, Unterlagen vorlegen und den Datenzugriff ermöglichen (§ 200 AO).

4. Schlussbesprechung. Strittige Punkte, ihre rechtliche Beurteilung und die steuerlichen Folgen werden besprochen. Mit Ihrer Zustimmung geht das auch per Video oder Telefon (§ 201 AO).

5. Prüfungsbericht. Auf Antrag erhalten Sie den Bericht vor der Auswertung und können innerhalb angemessener Zeit Stellung nehmen (§ 202 AO). Führt die Prüfung zu keiner Änderung, bekommen Sie eine Mitteilung.

6. Änderungsbescheide. Gegen sie ist innerhalb eines Monats der Einspruch möglich (§ 355 AO), auch wenn Sie in der Schlussbesprechung zugestimmt haben.

Wurde eine Prüfung vor Ablauf der Festsetzungsfrist begonnen, endet diese erst, wenn die Bescheide aus der Prüfung unanfechtbar sind, spätestens aber fünf Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde (§ 171 Abs. 4 AO).

So bereiten Sie sich vor

Sobald die Prüfungsanordnung eingeht, beginnt die eigentliche Vorbereitung. Diese Punkte haben sich bewährt:

• Prüfungszeitraum und Steuerarten notieren. Nur diese Jahre und Steuern sind Gegenstand der Prüfung.

• Datenzugriff vorbereiten. Klären Sie, wie die Buchhaltungs-, Lohn- und Kassendaten exportiert werden. Die Daten müssen maschinell auswertbar sein.

• Belege vollständig machen. Fehlende Rechnungen, Verträge mit Subunternehmern, Freistellungsbescheinigungen, Fahrtenbücher und Kassenberichte jetzt zusammentragen.

• Auffälligkeiten selbst erklären können. Schwankende Rohgewinne, hohe Privatentnahmen oder Bareinlagen sollten Sie vorab nachvollziehen und belegen können.

• Ansprechpartner festlegen. Bestimmen Sie, wer Auskünfte gibt. Der Prüfer darf andere Betriebsangehörige erst befragen, wenn Sie selbst keine ausreichenden Auskünfte geben können (§ 200 Abs. 1 AO).

• Fristen eintragen. Jede Frist aus der Anordnung oder einem Mitwirkungsverlangen gehört sofort in den Kalender.

Worauf Prüfer im Handwerk achten

• Kasse und Bargeld. Fehlende TSE, fehlende Kassenmeldung, Kassenberichte ohne Zählprotokoll oder negative Kassenbestände. Siehe Kassenführung und TSE.

• Firmenwagen. Privatnutzung von Fahrzeugen im Betriebsvermögen und ein lückenhaftes Fahrtenbuch. Siehe Firmenwagen versteuern.

• Bewirtung und Geschenke. Belege ohne Anlass und Teilnehmer oder Beträge, die nicht zum Betrieb passen. Siehe Bewirtungskosten absetzen.

• Subunternehmer und Bauleistungen. Fehlende Freistellungsbescheinigungen, die Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG und Fremdleistungen ohne erkennbare Gegenleistung.

• Löhne. Aushilfen, Überstunden, Sachbezüge und Zahlungen an Angehörige.

• Vermögenszuwachs und Lebenshaltung. Reicht der erklärte Gewinn nicht für die Lebenshaltung, kann der Prüfer eine Geldverkehrsrechnung aufstellen. Ungeklärte Mittel führen zu Hinzuschätzungen.

Rechenbeispiel: Mitwirkungsverzögerungsgeld und Zinsen

Beispiel: Ein Elektrobetrieb erhält ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen. Die Monatsfrist endet am 15. Mai 2026. Die angeforderten Unterlagen liegen erst am 4. Juni 2026 vollständig vor. Die Prüfung ergibt für 2022 nicht erfasste Umsätze von 10.000 € netto. Der geänderte Umsatzsteuerbescheid wird am 30. September 2026 wirksam.

Hinzu kommen Einkommensteuer und Gewerbesteuer auf den Mehrgewinn mit eigenen Zinsen. Das Mitwirkungsverzögerungsgeld entfällt nur, wenn Sie glaubhaft machen, dass die Verzögerung entschuldbar ist. Ein Verschulden Ihres Steuerberaters oder Ihrer Mitarbeiter wird Ihnen zugerechnet (§ 200a Abs. 2 AO). Mehr zu den Zinsen finden Sie unter Nachzahlungszinsen.

Sonderfälle

Selbstanzeige vor der Prüfung

Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist nur möglich, solange kein Sperrgrund vorliegt (§ 371 Abs. 2 AO). Gesperrt ist sie unter anderem, sobald eine Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde oder ein Prüfer zur Prüfung oder Nachschau erschienen ist, jeweils für den angekündigten bzw. geprüften Umfang. Gesperrt ist sie außerdem, wenn die Tat schon entdeckt ist oder die verkürzte Steuer 25.000 € je Tat übersteigt. Berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen haben eine eigene Regel (§ 371 Abs. 2a AO). Ob eine Selbstanzeige in Betracht kommt, gehört vor Eingang der Anordnung geklärt.

Nachschau und Zoll

Kassen-, Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschau kommen ohne Ankündigung. Unabhängig vom Finanzamt prüft die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls Arbeitszeiten, Mindestlohn und Sozialversicherung. Dazu mehr unter Schwarzarbeit und FKS-Prüfung.

Datenzugriff

Der Prüfer darf auf Ihre Buchhaltungsdaten zugreifen. Verweigern Sie das, droht ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € (§ 146 Abs. 2c AO). Damit der Zugriff gelingt, müssen alle Unterlagen über die volle Frist verfügbar sein, siehe Aufbewahrungsfristen und GoBD.

Typische Fehler in der Praxis

• Fristen aus der Anordnung verstreichen lassen. Seit 2025 kostet jeder Tag Verzögerung nach einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen 75 €.

• Unterlagen unvollständig oder unsortiert liefern. Fehlende Belege führen zu Schätzungen. Wenn etwas fehlt, sagen Sie es offen und begründen Sie es.

• Mit dem Prüfer alleine verhandeln. Spontane Erklärungen zu Bargeld, Privatentnahmen oder Subunternehmern lassen sich später kaum korrigieren. Fragen sollten Sie schriftlich und vollständig beantworten.

• Den Prüfungsbericht nicht anfordern. Wer den Bericht vor der Auswertung anfordert, kann Fehler noch vor den Bescheiden richtigstellen.

• Einspruchsfrist versäumen. Auch nach einer Einigung in der Schlussbesprechung können Bescheide Fehler enthalten. Nach einem Monat sind sie bestandskräftig.

• Mängel nicht abstellen. Hat der Prüfer Kassen- oder Buchführungsmängel festgestellt, sollten Sie diese sofort beheben. Sonst kann sich der Befund in einer Anschlussprüfung wiederholen.

CAPSIVERA begleitet Handwerksbetriebe in Außenprüfungen von der Anordnung bis zum geänderten Bescheid.