Schwarzarbeit: FKS-Prüfung 2026 – was der Zoll kontrolliert

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft nach § 2 SchwarzArbG, ob Arbeitgeber Beschäftigte richtig melden, den Mindestlohn zahlen und Arbeitszeiten aufzeichnen. Seit dem 30. Dezember 2025 gilt das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (BGBl. 2025 I Nr. 369): Die FKS darf nun auch elektronische Daten einsehen und wählt Betriebe risikoorientiert aus. Bau und Gebäudereinigung bleiben Schwerpunktbranchen – fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen kosten dort bis zu 50.000 €, eine Unterschreitung des Mindestlohns bis zu 500.000 € Bußgeld (§ 21 MiLoG).

Was die FKS prüft und wen es trifft

Die FKS ist eine Arbeitseinheit des Zolls. Sie kann Betriebe, Baustellen und Objekte jederzeit und ohne Ankündigung aufsuchen. Geprüft wird nach § 2 Abs. 1 SchwarzArbG unter anderem:

• ob Beschäftigte bei der Sozialversicherung gemeldet sind,

• ob Sozialleistungen zu Unrecht bezogen werden,

• ob Ausländer ohne Arbeitserlaubnis beschäftigt werden,

• ob Arbeitnehmerüberlassung ohne Erlaubnis vorliegt,

• ob gesetzlicher Mindestlohn und Branchenmindestlöhne gezahlt werden.

Stößt die FKS dabei auf Hinweise auf Steuerverstöße, meldet sie diese dem Finanzamt. Am Bau finden Kontrollen meist direkt auf der Baustelle statt, in der Gebäudereinigung häufig im Objekt beim Kunden, auch abends oder am frühen Morgen. Daneben prüft die FKS Geschäftsunterlagen im Büro des Betriebs. Mehr zur Behörde im Glossar unter Finanzkontrolle Schwarzarbeit.

Besonders streng sind die Pflichten in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG. Dazu gehören seit der Reform: Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schausteller, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitution, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie neu Friseur- und Kosmetikgewerbe. Die Forstwirtschaft ist nicht mehr aufgeführt.

Was sich seit dem 30. Dezember 2025 geändert hat

Das Gesetz vom 22. Dezember 2025 ist überwiegend am 30. Dezember 2025 in Kraft getreten. Für Betriebe sind diese Punkte wichtig:

• Elektronische Unterlagen: Die FKS darf auch digital gespeicherte Daten einsehen, etwa in Zeiterfassung, Lohn- und Buchhaltungssoftware oder Cloud-Anwendungen. Sie kann einen Zugang und maschinell auswertbare Daten verlangen.

• Risikoorientierte Auswahl: Welche Betriebe geprüft werden, ergibt sich aus einer Risikobewertung (§ 2 Abs. 5 SchwarzArbG). Die Generalzolldirektion wertet Daten dafür zentral und automatisiert aus. Prüfungen ohne Risikohinweis bleiben vorgeschrieben.

• Identitätsfeststellung: Die FKS darf Ausweise auf Echtheit prüfen, Lichtbilder und Fingerabdrücke zur Identifizierung erheben und Daten mit dem polizeilichen Informationsverbund abgleichen.

• Eigene Strafverfahren: Bei Vorenthalten von Sozialbeiträgen (§ 266a StGB) ermittelt die FKS in vielen Fällen selbst und kann einen Strafbefehl beantragen.

• Hinweispflicht zum Ausweis: Arbeitgeber in den § 2a-Branchen müssen jeden Beschäftigten vor Arbeitsbeginn schriftlich darauf hinweisen, dass er seinen Ausweis mitführen muss. Der Nachweis ist für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren.

• Mehr Mitwirkung, neue Bußgelder: Arbeitgeber müssen nun auch in Straf- und Bußgeldverfahren mitwirken. Wer digitale, maschinenlesbare Daten nicht, falsch oder verspätet übermittelt, handelt ordnungswidrig.

• Neuer Straftatbestand: Wer gewerbsmäßig oder als Mitglied einer Bande falsche Belege ausstellt oder in Verkehr bringt und damit Schwarzarbeit ermöglicht, riskiert bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe (§ 9 SchwarzArbG). Gemeint sind etwa Abdeckrechnungen von Scheinfirmen.

Pflichten und Bußgelder 2026 im Überblick

Ab einer Geldbuße von 2.500 € sollen Betriebe zudem von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden (§ 19 MiLoG). Für viele Betriebe mit kommunalen Kunden ist das die härtere Folge.

Ablauf einer Prüfung

1. Ankunft: Die Beamten weisen sich aus und erklären den Prüfauftrag. Eine Ankündigung ist nicht nötig.

2. Befragung der Beschäftigten: Vor Ort werden Personalien, Ausweise, Arbeitgeber, Arbeitsbeginn und Stundenlohn abgefragt. Die Angaben werden später mit den Meldungen abgeglichen.

3. Unterlagen: Die FKS verlangt Arbeitsverträge, Stundenaufzeichnungen, Lohnabrechnungen und Nachweise der Lohnzahlung. Was nicht vor Ort ist, wird mit Frist nachgefordert.

4. Abgleich: Die Angaben werden mit den Sozialversicherungsmeldungen und weiteren Daten der Behörden abgeglichen, bei entsandten Beschäftigten etwa mit den A1-Bescheinigungen.

5. Ergebnis: Ohne Beanstandung endet die Prüfung. Bei Auffälligkeiten folgen Bußgeld- oder Strafverfahren und eine Mitteilung an die Rentenversicherung, die Beiträge nachfordert.

Verhalten während der Kontrolle

• Ruhig bleiben und kooperieren: Sie müssen die Prüfung dulden und mitwirken (§ 5 SchwarzArbG). Behinderung ist selbst ein Bußgeldtatbestand.

• Ansprechpartner benennen: Eine Person im Betrieb sollte bei einer Kontrolle sofort erreichbar sein und Unterlagen oder Zugänge bereitstellen.

• Keine Absprachen mit Beschäftigten: Versuchen Sie nicht, Aussagen von Beschäftigten zu beeinflussen. Das macht aus einem Formfehler schnell einen Verdacht.

• Mitgenommene Unterlagen notieren: Lassen Sie sich bestätigen, welche Dokumente oder Datenkopien die Prüfer mitnehmen.

• Fachliche Hilfe einbinden: Bei Vorwürfen, die in ein Straf- oder Bußgeldverfahren führen können, sollten Sie vor schriftlichen Stellungnahmen rechtlichen Rat einholen.

Vorbereitung: Checkliste für Ihren Betrieb

1. Sofortmeldung automatisieren: Neue Beschäftigte werden gemeldet, bevor sie anfangen – auch Aushilfen und Aushilfsfahrer.

2. Zeiterfassung prüfen: Beginn, Ende und Dauer je Tag, erfasst spätestens nach sieben Tagen, auch bei Montage, Bereitschaft und Wochenendeinsätzen.

3. Ausweis-Hinweis dokumentieren: Ein unterschriebenes Merkblatt je Beschäftigtem in der Personalakte.

4. Arbeitsverträge mit Unterschrift: In Bau und Gebäudereinigung schriftlich, nicht nur per E-Mail.

5. Mindestlohn prüfen: Festgehälter durch tatsächliche Stunden teilen, Branchenmindestlöhne beachten.

6. Nachunternehmerakte führen: Freistellungsbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Mindestlohnerklärung.

7. Ausländische Beschäftigte: Aufenthaltstitel vor Arbeitsbeginn prüfen und eine Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren (§ 4a Abs. 5 AufenthG). Für Einsätze im EU-Ausland die A1-Bescheinigung vor Abreise beantragen.

8. Digitale Zugänge klären: Wer kann im Prüfungsfall Auswertungen aus Zeiterfassung und Lohnsoftware erstellen?

Rechenbeispiel: Unbezahlte Stunden unter dem Mindestlohn

Beispiel: Ein Helfer in einem Ausbaubetrieb ohne Branchenmindestlohn erhält 2026 ein festes Monatsgehalt von 2.200 €. Laut Vertrag arbeitet er 160 Stunden. Die FKS gleicht Zeiterfassung und Baustellenberichte ab und stellt fest: Tatsächlich waren es im Schnitt 175 Stunden im Monat, weil Rüst- und Ladezeiten nicht erfasst wurden.

Angesetzt ist der Gesamtsozialversicherungsbeitrag 2026 mit durchschnittlichem Zusatzbeitrag der Krankenversicherung (2,9 %), ohne Kinderlosenzuschlag und Umlagen. Den Arbeitnehmeranteil kann der Betrieb nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen nachträglich einbehalten (§ 28g SGB IV). Hinzu kommen die Lohnnachzahlung, Säumniszuschläge und ein mögliches Bußgeld. Vermeiden lässt sich das mit einer Zeiterfassung, die auch Rüst-, Lade- und Wartezeiten enthält, und einem monatlichen Abgleich: Gehalt geteilt durch die erfassten Stunden muss mindestens den Mindestlohn ergeben. Mehrarbeit wird entweder bezahlt oder einem schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. Wer Beiträge vorsätzlich vorenthält, macht sich nach § 266a StGB strafbar. Beitragsnachforderungen verjähren nach vier Jahren ab Ende des Fälligkeitsjahres, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen erst nach 30 Jahren (§ 25 SGB IV).

Sonderfälle

• Subunternehmer und Scheinselbständigkeit: Arbeitet ein „Subunternehmer“ nur für Sie, ohne eigene Betriebsmittel und nach Ihren Weisungen, wertet die Prüfung ihn oft als Beschäftigten. Dann werden Beiträge für die Vergangenheit fällig. Mehr im Glossar unter Scheinselbstständigkeit.

• Nachunternehmer: Sie haften für deren Mindestlohn, am Bau ab 275.000 € auch für deren Beiträge. Details im Beitrag Nachunternehmerhaftung.

• Minijobber: Für sie gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG in jeder Branche. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten.

• Gebäudereinigung beim Kunden: Reinigungskräfte arbeiten oft allein in fremden Objekten. Auf Verlangen der Prüfbehörde müssen Unterlagen auch am Ort der Beschäftigung bereitgehalten werden (§ 17 Abs. 2 MiLoG). Eine digitale Zeiterfassung per App mit Objektbezug erleichtert den Nachweis.

• Prüfung durch die Rentenversicherung: Unabhängig von der FKS prüft die Deutsche Rentenversicherung jeden Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre (§ 28p SGB IV). Feststellungen der FKS fließen in diese Prüfung ein. Fehler aus einer Zollkontrolle tauchen deshalb oft später als Beitragsbescheid wieder auf.

• Steuerliche Folgen: Stellt die FKS nicht gemeldete Löhne fest, informiert sie das Finanzamt. Dann drohen zusätzlich Lohnsteuernachforderungen und Haftungsbescheide gegen den Betrieb.

• Auslandseinsätze: Wer Beschäftigte ins EU-Ausland schickt, braucht vor Abreise eine A1-Bescheinigung. Mehr im Beitrag Auslandseinsatz von Monteuren.

• Arbeitsverträge: In den § 2a-Branchen müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich mit eigenhändiger Unterschrift nachgewiesen werden. Die Textform, etwa per E-Mail, reicht dort nicht.

• Saisonkräfte: Auch für kurzfristig Beschäftigte gilt die Aufzeichnungspflicht, in den § 2a-Branchen zusätzlich die Sofortmeldung. Mehr im Beitrag Kurzfristige Beschäftigung.

Typische Fehler in der Praxis

• Sofortmeldung nachträglich: Der Helfer fängt morgens an, gemeldet wird er abends oder am nächsten Tag. Das ist bereits ein Verstoß.

• Pauschale Stundenzettel: „8 Stunden“ ohne Beginn und Ende erfüllt § 17 MiLoG nicht.

• Aufzeichnung erst zum Monatsende: Die Frist endet am siebten Kalendertag nach der Arbeit.

• Ausweis-Hinweis nur mündlich: Seit der Reform braucht es einen schriftlichen, aufbewahrten Nachweis.

• Kein Zugang zur Software: Wer bei einer Prüfung keine Auswertung aus der Zeiterfassung liefern kann, verzögert die Prüfung und riskiert ein Bußgeld wegen fehlender Mitwirkung.

• Barzahlungen ohne Beleg: Ohne Nachweis der Lohnzahlung lässt sich der gezahlte Mindestlohn nicht belegen.

• Pauschalgehalt ohne Stundenkontrolle: Feste Monatsgehälter rutschen bei Mehrarbeit schnell unter den Mindestlohn, wie das Rechenbeispiel zeigt.

• Arbeitsverträge nur in Textform: In Bau und Gebäudereinigung müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich mit Unterschrift nachgewiesen werden. Mehr im Glossar unter Nachweisgesetz.

• Branchenmindestlohn übersehen: In der Gebäudereinigung reichen 13,90 € nicht. Seit 1. Januar 2026 gelten 15,00 € bzw. 18,40 €.

Wie eine steuerliche Außenprüfung abläuft, steht im Beitrag Betriebsprüfung im Handwerk. CAPSIVERA betreut Handwerks- und Reinigungsbetriebe in Lohn- und Baulohnabrechnung.