E-Rechnung 2026: Fristen, Formate und was jetzt zu tun ist

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Handwerksbetrieb E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028. Wir erklären, was eine E-Rechnung wirklich ist, wann welche Pflicht greift – und was Sie jetzt einrichten sollten.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Die Anwendung hängt vom Einzelfall ab.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist ein strukturierter elektronischer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der maschinell weiterverarbeitet werden kann. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).

Wichtig: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie gilt als „sonstige Rechnung", weil sie ein reines Abbild ohne strukturierte Daten ist.

Empfangspflicht – seit 1. Januar 2025

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist: Jedes inländische Unternehmen – auch Kleinunternehmer – muss seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Als Minimum genügt ein E-Mail-Postfach für den Eingang.

Versandpflicht – die Übergangsfristen

Für das Ausstellen im inländischen B2B-Bereich gilt gestaffelt:

• 2025 und 2026: Papierrechnungen weiterhin erlaubt; andere Formate (z. B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers.

• Ab 1.1.2027: Pflicht zur E-Rechnung für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 €.

• Ab 1.1.2028: Pflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B – unabhängig vom Umsatz.

Ausnahmen

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die Pflicht.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiter in anderen Formaten ausgestellt werden.

• Bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG) sind ausgenommen.

• Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit – empfangen müssen aber auch sie.

Was das fürs Handwerk bedeutet

Handwerksbetriebe stellen typischerweise Rechnungen an andere Unternehmen – Generalunternehmer, Bauträger, Hausverwaltungen, andere Betriebe. Diese B2B-Umsätze fallen in die Versandpflicht.

Konkret heißt das: Ihre Rechnungssoftware muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können, und eingehende E-Rechnungen sind GoBD-konform im Originalformat zu archivieren – ein PDF-Ausdruck reicht nicht.

Was Sie jetzt tun sollten

• Empfang sicherstellen: ein dediziertes Rechnungspostfach und ein Prozess zur Verarbeitung.

• Software prüfen: Erstellt Ihr Programm normgerechte E-Rechnungen? Pennylane und DATEV unterstützen das.

• Archivierung: strukturierte Eingangsrechnungen im Original sichern.

• Prozesse anpassen: Freigabe, Buchung und Zahlung auf den digitalen Beleg umstellen.

Wie wir DATEV und Pennylane einordnen, lesen Sie auf unserer Vergleichsseite.

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Wir bringen Empfang, Erstellung und GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen auf Stand – abgestimmt auf Ihre Software (Pennylane, DATEV) und ohne Medienbrüche in der Buchhaltung.

XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X – die Formate

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, den Software automatisch verarbeiten kann. Drei Begriffe begegnen Ihnen in der Praxis:

• XRechnung: reines XML ohne Sichtformat. Standard im Behördenverkehr (B2G), rein maschinenlesbar.

• ZUGFeRD / Factur-X: Hybrid aus PDF-Ansicht und eingebettetem XML – lesbar für Mensch und Maschine. In der Wirtschaft am verbreitetsten.

• EDI: etablierter Datenaustausch zwischen großen Partnern, übergangsweise noch zulässig.

Für die Übertragung setzt sich zudem das Peppol-Netzwerk durch. Wichtig: Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung – ihr fehlen die strukturierten Daten.

Schritt 2: E-Rechnungen erstellen

Selbst ausstellen ist – außerhalb von Sonderfällen – derzeit noch ein Wahlrecht (Details zu den Fristen in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht). Wer jetzt umstellt, ist auf der sicheren Seite:

• Moderne Rechnungs- und Buchhaltungssoftware erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD auf Knopfdruck. Pennylane, DATEV und easybill unterstützen das.

• Achten Sie auf die korrekte Ausgabe der Pflichtangaben und die Übermittlung in einem normgerechten Format.

• Solange Sie noch PDF versenden, ist dafür die Zustimmung des Empfängers nötig.

Pflichtangaben & typische Stolpersteine

Eine E-Rechnung muss alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben strukturiert enthalten – u. a. vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum, Entgelt und Steuerbetrag.

• PDF ≠ E-Rechnung: Ein Bild-PDF erfüllt die Anforderungen nicht.

• Kleinbeträge bis 250 € dürfen weiterhin formlos abgerechnet werden.

• B2C-Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.

Schritt 3: GoBD-konform archivieren

E-Rechnungen sind im Originalformat revisionssicher aufzubewahren – also die strukturierte XML-Datei, nicht nur ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie.

• Unveränderbar und maschinell auswertbar speichern (GoBD).

• Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz 8 Jahre.

• Ein revisionssicheres DMS oder die Archivfunktion Ihrer Buchhaltung erfüllt das – ein Ordner auf dem Desktop nicht.

Ihr Fahrplan zur Umstellung

• Empfang einrichten: dediziertes Postfach plus Lese- und Verarbeitungsweg.

• Software prüfen: erstellt und liest sie normgerechte E-Rechnungen?

• Archivierung klären: Originalformat, revisionssicher, 8 Jahre.

• Prozesse digitalisieren: Freigabe, Buchung und Zahlung ohne Medienbruch.

• Team schulen, damit der neue Ablauf sitzt.

Gern richten wir das gemeinsam mit Ihnen ein.

Wer ist ausgenommen?

Einige Fälle bleiben dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)

• Fahrausweise (§ 34 UStDV)

• Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG

• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Was Betriebe jetzt tun sollten

Auch wenn die Ausstellungspflicht erst 2027/2028 greift: Der Empfang gilt schon heute. Wer eine E-Rechnung erhält, muss sie annehmen und verarbeiten können – ein Widerspruch ist nicht mehr möglich. Sinnvoll ist deshalb, frühzeitig auf ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm umzustellen, das XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen kann.

E-Rechnungen sind acht Jahre in maschinell lesbarer, unveränderbarer Form aufzubewahren. Das strukturierte Format (die XML-Datei) ist dabei das Original – nicht der menschenlesbare Ausdruck.

Wir richten die E-Rechnung in Ihrer Buchhaltung ein, klären das passende Format mit Ihren Geschäftspartnern und sorgen für eine revisionssichere Archivierung.