Kassenführung 2026: TSE-Pflicht, Belegausgabe & Meldepflicht

Bäckerei, Metzgerei, Friseursalon, Kfz-Werkstatt mit Ladenkasse: Sobald Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse) einsetzen, greifen die Vorgaben des § 146a der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Drei Pflichten stehen im Mittelpunkt: die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabepflicht und – seit 2025 – die Meldepflicht der Kassen an das Finanzamt. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was gilt (Stand: 2026-09-20).

Gibt es überhaupt eine Kassenpflicht?

Nein. In Deutschland besteht keine generelle Pflicht, eine elektronische Kasse zu verwenden. Eine offene Ladenkasse (Bargeldschublade mit ordnungsgemäßem Kassenbericht) bleibt zulässig. Entscheiden Sie sich aber für ein elektronisches Aufzeichnungssystem, muss dieses die Anforderungen des § 146a AO und der KassenSichV vollständig erfüllen. Es gilt also: keine Pflicht zur elektronischen Kasse – aber strenge Regeln, sobald Sie eine einsetzen.

Die TSE: technische Sicherheitseinrichtung

Jede elektronische Kasse muss seit dem 1. Januar 2020 durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Die TSE protokolliert jeden einzelnen Geschäftsvorfall manipulationssicher und unveränderbar. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Rechtsgrundlage sind § 146a Abs. 1 AO und die KassenSichV.

Wichtig für die Praxis: TSE-Zertifikate haben eine begrenzte Laufzeit. Läuft das Zertifikat Ihrer TSE ab, müssen Sie rechtzeitig für Ersatz sorgen, sonst arbeitet die Kasse nicht mehr rechtskonform. Prüfen Sie das Ablaufdatum Ihrer TSE und planen Sie den Austausch frühzeitig ein.

Belegausgabepflicht – seit 2020

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO i. V. m. KassenSichV): Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen. Die Pflicht ist technologieneutral ausgestaltet:

• Der Beleg kann als Papierbon oder elektronisch (z. B. per E-Mail, als PDF zum Download oder aufs Smartphone) bereitgestellt werden.

• Sie müssen den Beleg anbieten – der Kunde ist aber nicht verpflichtet, ihn mitzunehmen.

• Lehnt der Kunde den Beleg ab, darf dieser vernichtet werden.

Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist nur bei nachgewiesener sachlicher Härte nach § 148 AO möglich – und wird sehr restriktiv gehandhabt. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums stellen die reinen Kosten der Belegausgabe für sich allein keine sachliche Härte dar. Eine pauschale Ausnahme etwa für den Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Kunden gibt es nicht.

Meldepflicht der Kassen – neu seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt gemeldet werden (Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO). Das Meldeverfahren läuft über Mein ELSTER. Es gelten folgende Fristen:

• Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden.

• Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung zu melden.

• Auch die Außerbetriebnahme eines Systems ist innerhalb eines Monats mitzuteilen.

Gemeldet werden unter anderem Name und Steuernummer des Betriebs, Art und Anzahl der Systeme, die Seriennummern, die Art der zertifizierten TSE sowie das Anschaffungs- bzw. Außerbetriebnahmedatum. Alle Kassen einer Betriebsstätte sind in einer einheitlichen Mitteilung zu erfassen. Viele moderne Kassensysteme können die Meldung per ERiC-Schnittstelle direkt aus der Software übertragen.

Kassen-Nachschau: das Finanzamt kann unangekündigt kommen

Über die Kassen-Nachschau nach § 146b AO darf die Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten prüfen, ob Ihre Kasse ordnungsgemäß geführt wird. Der Prüfer kann einen Kassensturz verlangen (Abgleich des tatsächlichen Kassenbestands mit dem Soll) und die digitalen Aufzeichnungen einsehen. Werden Mängel festgestellt, kann die Nachschau ohne weiteren Prüfungsanlass in eine reguläre Außenprüfung übergehen.

Praxis-Checkliste für Handwerksbetriebe mit Ladenkasse

• Setzt Ihre Kasse eine zertifizierte TSE ein? Wann läuft deren Zertifikat ab?

• Wird für jeden Umsatz automatisch ein Beleg erstellt und angeboten?

• Ist die Kasse über Mein ELSTER nach § 146a Abs. 4 AO gemeldet?

• Liegt eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung vor (Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle, Einrichtungsprotokolle)?

• Werden die digitalen Kassendaten unveränderbar und über die Aufbewahrungsfrist archiviert?

Bei Unsicherheiten prüfen wir Ihre Kassenführung gemeinsam und richten die Meldung sowie die Verfahrensdokumentation ein – bevor eine Kassen-Nachschau ins Haus steht.