Datenschutzerklärung

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Webseite gemäß Art. 13 und 14 DSGVO. Die Datenschutzerklärung für unsere Mandanten im Rahmen des Mandatsverhältnisses ist eigenständig geregelt.

Stand: 25.10.2026

• 1. Verantwortlicher

• 2. Datenschutzbeauftragter

• 3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

• 4. Hosting und Server-Logfiles

• 5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

• 6. Keine Cookies, keine Reichweitenanalyse

• 7. Schriftarten

• 8. Kontaktaufnahme, Erstgespräch-Anfrage und Warteliste

• 9. Bewerbungen

• 10. Terminbuchung über Microsoft Bookings

• 11. Status „Mandantenaufnahme“

• 12. Chatfenster „CAPSIVERA-KI“

• 13. WIADOK (Steuer-News-Widget)

• 14. TikTok

• 15. Externe Links und eingebettete Inhalte

• 16. bunny.net (Content Delivery Network für Bilder und Videos)

• 17. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

• 18. Rechte der betroffenen Personen

• 19. Widerspruchsrecht bei Direktwerbung und berechtigtem Interesse

• 20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

• 21. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist: CAPSIVERA Steuerberatungsgesellschaft mbH Claudius-Dornier-Straße 5b 50829 Köln Deutschland Telefon: 0221 596 186 00 E-Mail: kontakt@capsivera.de Web: https://capsivera.de Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Christian Bröder, Steuerberater Zuständige Steuerberaterkammer: Steuerberaterkammer Köln

2. Datenschutzbeauftragter

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für unsere Kanzlei nach § 38 Abs. 1 BDSG aufgrund der Unternehmensgröße nicht erforderlich. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten oder an datenschutz@capsivera.de.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder, soweit eine vorherige Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere: • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber vorgesehen wurde (insbesondere handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

4. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Webseite und unser Formular-System werden auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf unserer Webseite verarbeitet der Server automatisch technisch notwendige Daten (Server-Logfiles): gekürzte IP-Adresse (das letzte Segment wird vor der Speicherung entfernt), Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, Übertragungsstatus (HTTP-Statuscode), übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser und Betriebssystem.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Zweck der Auslieferung der Webseite und der Gewährleistung der IT-Sicherheit. Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden. Eine Auswertung zu Marketing- oder Analysezwecken findet nicht statt.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Webseite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://" beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.

6. Keine Cookies, keine Reichweitenanalyse

Unsere Webseite setzt keine Cookies und keine vergleichbaren Technologien zur Analyse, Werbung oder Profilbildung ein. Es findet kein Tracking statt, und wir nutzen keine Reichweitenmessung durch Drittanbieter. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Das Ergebnis des Status „Mandantenaufnahme“ (siehe unten) wird nicht in Ihrem Browser gespeichert.

7. Schriftarten

Die auf dieser Webseite verwendeten Schriftarten (Barlow Condensed und Rubik) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Seitenaufruf findet keine Verbindung zu Servern Dritter, etwa von Google, statt.

8. Kontaktaufnahme, Erstgespräch-Anfrage und Warteliste

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über das Formular „Erstgespräch anfragen“ kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Branche bzw. Bereich, Angaben zu Einnahmequellen und Jahresumsatz, Herkunftshinweis und Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Prüfung, ob wir Ihr Mandat übernehmen können, und für die Anschlusskommunikation. Nehmen wir vorübergehend keine neuen Mandate auf, wird Ihre Anfrage in eine Warteliste eingetragen; wir melden uns in der Reihenfolge des Eingangs.

Die Formulardaten werden über eine verschlüsselte Verbindung direkt an unser eigenes Kanzleisystem auf dem oben genannten Server übertragen und dort gespeichert. E-Mails an Sie versenden wir über unser Microsoft-365-Postfach (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland); die Übergabe der E-Mail an Microsoft 365 erfolgt über die Automatisierungsplattform Make der Celonis SE, Theresienstraße 6, 80333 München (EU-Region). Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. bei sonstigen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Kommt kein Mandat zustande, löschen wir Ihre Anfragedaten spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB) entgegenstehen.

9. Bewerbungen

Bewerbungen über unsere Karriereseiten (Name, Kontaktdaten, gewünschte Stelle und Startzeitpunkt, Schule oder aktueller Betrieb, bei Minderjährigen Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, Nachricht sowie hochgeladene Unterlagen) werden verschlüsselt an unser Kanzleisystem übertragen und dort ausschließlich für das Bewerbungsverfahren verarbeitet (§ 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zugriff haben nur die für das Verfahren zuständigen Personen. Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir Ihre Daten sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.

10. Terminbuchung über Microsoft Bookings

Haben wir Ihre Anfrage geprüft, senden wir Ihnen per E-Mail einen Link zur Terminbuchung. Die Buchung erfolgt über den Dienst Microsoft Bookings der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, als Bestandteil unserer Microsoft-365-Umgebung. Der Buchungskalender ist nicht in unsere Webseite eingebunden; Daten werden erst übermittelt, wenn Sie den Link aufrufen. Verarbeitet werden die von Ihnen bei der Buchung eingegebenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Termin und Gesprächsart, optionale Angaben zum Anliegen) sowie technisch notwendige Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; eine Übermittlung in die USA ist auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

11. Status „Mandantenaufnahme“

Im Kopfbereich unserer Webseite zeigen wir an, ob wir aktuell neue Mandate aufnehmen. Ihr Browser ruft diesen Status ausschließlich von unserem eigenen Server ab. Unser Server fragt den Status seinerseits bei der Automatisierungsplattform Make (Celonis SE, München, EU-Region) ab; dabei werden keine Daten von Webseitenbesuchern an Make übermittelt.

12. Chatfenster „CAPSIVERA-KI“

Auf unserer Webseite bieten wir ein Chatfenster an, in dem die „CAPSIVERA-KI“ allgemeine Fragen zu Steuern, Buchhaltung, Lohn und zu unserer Kanzlei beantwortet. Die Antworten werden automatisch von einem KI-System erzeugt; darauf weisen wir im Chatfenster hin (Art. 50 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689). Die Antworten stützen sich auf die Inhalte unserer Webseite, sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Steuerberatung im Einzelfall. Die Nutzung ist freiwillig.

Verarbeitete Daten: Ihre Frage, der bisherige Gesprächsverlauf im geöffneten Chatfenster und die Adresse der Seite, auf der Sie fragen. Bevor Ihre Frage weiterverarbeitet wird, entfernt unser Server automatisch erkennbare E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Steuer-Identifikationsnummern und Steuernummern. Ihre IP-Adresse wird ausschließlich zur Missbrauchsabwehr (Begrenzung der Anzahl von Anfragen) für höchstens 24 Stunden im Arbeitsspeicher unseres Servers verwendet und nicht gespeichert. Bitte geben Sie im Chatfenster keine personenbezogenen oder vertraulichen Angaben ein.

KI-Anbieter: Zur Erstellung der Antwort übermitteln wir die bereinigte Frage, den Gesprächsverlauf und passende Auszüge aus unseren Webseiten-Inhalten an Anthropic PBC, San Francisco, USA (KI-Modell „Claude“). Mit Anthropic besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; die Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert. Anthropic verwendet die über die Programmierschnittstelle übermittelten Daten nicht zum Training seiner KI-Modelle und speichert sie nur für einen begrenzten Zeitraum, insbesondere zur Erkennung von Missbrauch.

Auswertung: Die bereinigte Frage, die Antwort, die Seite, die genannten Quellen und eine etwaige Bewertung der Antwort (Daumen hoch/runter) speichern wir ohne IP-Adresse in unserem internen System auf unserem Server in Deutschland. So prüfen wir die Qualität der Antworten und erkennen, zu welchen Themen auf unserer Webseite Informationen fehlen. Ein Bezug zu Ihrer Person wird dabei nicht hergestellt. Die Einträge werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Besucherinnen und Besuchern schnelle, mit Quellen belegte Antworten auf allgemeine Fragen zu geben und unser Informationsangebot zu verbessern. Ist die KI nicht erreichbar, zeigt das Chatfenster passende Beiträge an; dazu wird in Ihrem Browser ein Verzeichnis unserer Beiträge durchsucht, ohne dass Ihre Eingabe übermittelt wird.

13. WIADOK (Steuer-News-Widget)

Auf der Unterseite /steuer-news binden wir Inhalte der WIADOK GmbH & Co. KG, Hannoversche Straße 49, 49084 Osnabrück, Deutschland, als Drittanbieter-Widget ein. Das Widget bezieht steuer- und wirtschaftsrechtliche Fachartikel sowie redaktionelle Inhalte über die Schnittstelle publisher-api.wiadok.de. Beim Aufruf der Seite /steuer-news werden technisch erforderliche Daten (insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer) an WIADOK übermittelt, um die Inhalte ausliefern zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung redaktioneller Fachinhalte für unsere Webseitenbesucher). Mit der WIADOK GmbH & Co. KG besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.wiadok.de

14. TikTok

Wir unterhalten unter dem Namen CAPSIVERA ein Profil beim Kurzvideodienst TikTok. Betreiber für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin 2, D02 T380, Irland. Beim Besuch unseres Profils oder bei der Interaktion mit unseren Inhalten verarbeitet TikTok personenbezogene Daten eigenverantwortlich, insbesondere: • IP-Adresse • Geräte- und Browserinformationen • Nutzungs- und Interaktionsdaten (z. B. angesehene Videos, Likes, Kommentare) • ggf. Standortdaten Auf Art und Umfang dieser Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Soweit wir gemeinsam mit TikTok über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden – etwa bei aggregierten Statistiken (Insights) zu unserem Profil –, erfolgt dies im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Außendarstellung und zeitgemäßer Kommunikation). Übermittlung in Drittländer: Da TikTok zur ByteDance-Gruppe gehört, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU – insbesondere nach China und in die USA – nicht ausgeschlossen werden. Soweit Übermittlungen stattfinden, stützt TikTok diese nach eigenen Angaben auf EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Weitere Informationen: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy

15. Externe Links und eingebettete Inhalte

Unsere Webseite enthält Verweise (Links) auf externe Webseiten Dritter. Auf den Inhalt und die datenschutzrechtliche Ausgestaltung dieser externen Seiten haben wir keinen Einfluss. Bitte informieren Sie sich gegebenenfalls direkt beim jeweiligen Anbieter über dessen Datenschutzhinweise.

16. bunny.net (Content Delivery Network für Bilder und Videos)

Zur schnellen und sicheren Auslieferung von Bild- und Videodateien nutzen wir das Content Delivery Network (CDN) bunny.net der BunnyWay d.o.o., Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien. Die Dateien werden über die Subdomain media.capsivera.de ausgeliefert. Beim Abruf einer Datei werden technisch notwendige Daten an bunny.net übermittelt und verarbeitet: • IP-Adresse • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • angeforderte Datei • übertragene Datenmenge und HTTP-Status • Referrer, Browser und Betriebssystem Die Auslieferung erfolgt ausschließlich über Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union; der Speicherort der Dateien ist Frankfurt am Main. bunny.net setzt keine Cookies und erstellt keine Nutzerprofile. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer performanten, stabilen und sicheren Bereitstellung unserer Medieninhalte). Mit der BunnyWay d.o.o. besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://bunny.net/privacy

17. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Bild- und Videomaterial: Ein Teil der auf dieser Webseite gezeigten Fotos und Videos – insbesondere Symbolbilder von Personen, Arbeitssituationen und Betrieben aus unseren Schwerpunktbranchen – wurde mit Hilfe generativer KI-Systeme erstellt. Diese Inhalte zeigen keine realen Personen, Mandanten oder Mitarbeitenden. Wir kennzeichnen sie an der jeweiligen Stelle als „KI-generiert“ und kommen damit unserer Transparenzpflicht nach Art. 50 Abs. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) nach. Bei der Erstellung dieser Inhalte werden keine personenbezogenen Daten von Webseitenbesuchern verarbeitet. Texte: Textentwürfe für diese Webseite können mit KI-Unterstützung erstellt werden. Alle fachlichen Inhalte werden vor Veröffentlichung von uns geprüft und verantwortet. Keine automatisierten Entscheidungen: Auf dieser Webseite setzen wir keine KI-Systeme ein, die automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen. In unserem Chatfenster „CAPSIVERA-KI“ (Ziffer 12) und bei künftigen KI-gestützten Dialogsystemen (z. B. Telefonassistenten) weisen wir zu Beginn der Interaktion darauf hin, dass Sie mit einem KI-System kommunizieren (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung). Mandatsbezogene Daten: Personenbezogene Daten unserer Mandanten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Der Einsatz von KI-Werkzeugen in der Mandatsbearbeitung ist Gegenstand der gesonderten Datenschutzinformation für Mandanten.

18. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte formlos an datenschutz@capsivera.de oder an die unter Ziffer 1 genannte Postanschrift.

19. Widerspruchsrecht bei Direktwerbung und berechtigtem Interesse

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für CAPSIVERA Steuerberatungsgesellschaft mbH ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf Telefon: 0211 38424-0 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de Web: https://www.ldi.nrw.de

21. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den unter „Stand" angegebenen Versionsstand. Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter https://capsivera.de/datenschutz.

Fragen zum Datenschutz? datenschutz@capsivera.de