Datenschutzerklärung
Mit dieser Erklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Webseite gemäß Art. 13 und 14 DSGVO. Die Datenschutzerklärung für unsere Mandanten im Rahmen des Mandatsverhältnisses ist eigenständig geregelt.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist: CAPSIVERA Steuerberatungsgesellschaft mbH Claudius-Dornier-Straße 5b 50829 Köln Deutschland Telefon: 0221 596 186 00 E-Mail: kontakt@capsivera.de Web: https://capsivera.de Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Christian Bröder, Steuerberater Zuständige Steuerberaterkammer: Steuerberaterkammer Köln
2. Datenschutzbeauftragter
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für unsere Kanzlei nach § 38 Abs. 1 BDSG aufgrund der Unternehmensgröße nicht erforderlich. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten oder an datenschutz@capsivera.de.
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder, soweit eine vorherige Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere: • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber vorgesehen wurde (insbesondere handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).
4. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Webseite erfasst unser Hostingdienstleister automatisiert technisch notwendige Daten (sog. Server-Logfiles), die Ihr Browser an den Server übermittelt: • IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert) • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • aufgerufene Seite / Datei • Übertragungsstatus (HTTP-Statuscode) • übertragene Datenmenge • Referrer-URL (zuvor besuchte Seite) • verwendeter Browser, Betriebssystem und Sprache Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Zweck der Auslieferung der Webseite, der Gewährleistung der IT-Sicherheit und der statistischen Auswertung. Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden. Hostingdienstleister: onepage GmbH, Mainzer Landstraße 50, 60325 Frankfurt am Main, Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
5. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Unsere Webseite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://" beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.
7. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular
Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, werden Ihre Angaben (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht-Inhalt) zur Beantwortung Ihrer Anfrage und für etwaige Anschlusskommunikation verarbeitet. Rechtsgrundlage: • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen im Zusammenhang mit einem (potenziellen) Mandatsverhältnis • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen Anfragen (berechtigtes Interesse an der Beantwortung) Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB).
8. Microsoft Bookings (Online-Terminbuchung)
Für die Buchung von Erstgesprächen (per Video oder Telefon) nutzen wir den Terminplanungsdienst Microsoft Bookings der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, als Bestandteil unserer Microsoft-365-Umgebung. Der Buchungskalender wird nicht automatisch geladen, sondern erst, nachdem Sie auf der Seite /erstgespraech eine Gesprächsart ausgewählt haben (Zwei-Klick-Lösung). Ab diesem Zeitpunkt wird der Kalender von outlook.office.com eingebettet und Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen werden an Microsoft übermittelt. Bei einer Buchung verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: • Name • E-Mail-Adresse • Telefonnummer • gewünschter Termin und Gesprächsart • optionale Angaben zu Ihrem Anliegen Diese Daten werden in unserem Microsoft-365-Kalender gespeichert und zur Durchführung des Erstgesprächs sowie für Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails verwendet. Bei Video-Terminen findet das Gespräch über Microsoft Teams statt; den Zugangslink erhalten Sie mit der Bestätigung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Für das Laden des eingebetteten Kalenders: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einfachen Terminvereinbarung), wobei das Laden erst nach Ihrer aktiven Auswahl erfolgt. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum). Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der EU Data Boundary vorrangig in Rechenzentren innerhalb der EU; soweit eine Übermittlung in die USA stattfindet, ist sie durch die Zertifizierung von Microsoft nach dem EU-US Data Privacy Framework sowie EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
9. HubSpot (CRM, Formulare, Tracking)
Wir nutzen die Software HubSpot der HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin (Konzernmutter: HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA), zur Verwaltung von Interessenten- und Mandantenkontakten (CRM). Die Einbindung von HubSpot-Formularen und HubSpot-Tracking auf dieser Webseite befindet sich im Aufbau; die nachfolgenden Angaben gelten, soweit diese Funktionen aktiv eingesetzt werden. Tracking-Funktionen werden in jedem Fall erst nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert. HubSpot wird bzw. soll für folgende Zwecke eingesetzt werden: • Bereitstellung von Online-Formularen (z. B. Erstgesprächs-Anfrage) • Verwaltung von Interessenten- und Mandantenkontakten (CRM) • Webseiten-Tracking zur Analyse des Nutzerverhaltens Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet: • Angaben aus Formulareingaben (Name, E-Mail, Telefonnummer, Nachricht) • Browser- und Geräteinformationen • IP-Adresse • aufgerufene Seiten und Verhalten auf der Webseite • Cookie-IDs zur Wiedererkennung Rechtsgrundlage: • für Formularverarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) • für Tracking-/Analysezwecke: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung über das Cookie-Banner) Hosting der Mandanten- und Tracking-Daten erfolgt in Rechenzentren in der EU (Frankfurt am Main). Mit der HubSpot Germany GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Konzerninterne Datenflüsse an HubSpot, Inc. (USA) sind durch EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert. Weitere Informationen: https://legal.hubspot.com/privacy-policy
10. Onepage Analytics
Wir nutzen die in der Hosting-Plattform integrierte Analysefunktion „Onepage Analytics" der onepage GmbH, Mainzer Landstraße 50, 60325 Frankfurt am Main, Deutschland. Onepage Analytics erfasst aggregierte Nutzungsdaten unserer Webseite, insbesondere: • Seitenaufrufe und Besucherzahlen • Verweildauer und Absprungrate • Referrer (zuvor besuchte Seite) • ungefähre geografische Herkunft (Land/Region) • verwendeter Browser und Gerätetyp Zur Speicherung anonymer Metadaten über den Besuch nutzt Onepage Analytics den lokalen Browserspeicher (localStorage) Ihres Endgeräts. Konkret wird folgender Eintrag gesetzt: • Name: one_stats_metadata • Speicherort: localStorage (capsivera.de) • Anbieter: onepage GmbH • Zweck: Speicherung anonymer Metadaten über den Besucher zur Bereitstellung von Reichweitenanalysen für den Webseitenbetreiber • Kategorie: Performance Nach Angaben des Anbieters werden keine personenbezogenen Nutzerprofile erstellt und keine Daten an Dritte weitergegeben. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung über das Cookie-Banner). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über den entsprechenden Link aufrufen oder Ihren Browserspeicher löschen. Mit der onepage GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
11. Make (Live-Status „Mandantenaufnahme“)
Im Kopfbereich unserer Webseite und auf einzelnen Unterseiten zeigen wir an, ob wir aktuell neue Mandate aufnehmen (Ampel „Mandantenaufnahme“). Dieser Status wird beim Seitenaufruf über eine Schnittstelle (Webhook) der Automatisierungsplattform Make abgerufen. Betreiber ist die Celonis SE, Theresienstraße 6, 80333 München, Deutschland; die von uns genutzte Instanz wird in der EU-Region (eu1) betrieben. Bei der Abfrage werden technisch bedingt folgende Daten an Make übermittelt: • IP-Adresse • Datum und Uhrzeit des Abrufs • Browser- und Geräteinformationen (User-Agent) Es werden keine Cookies gesetzt, keine Nutzerprofile erstellt und keine weiteren Daten übermittelt. Die Antwort enthält ausschließlich den aktuellen Statuswert. Das Ergebnis wird für wenige Minuten im Sitzungsspeicher (sessionStorage) Ihres Browsers zwischengespeichert, um wiederholte Abfragen zu vermeiden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer transparenten, tagesaktuellen Information über unsere Aufnahmekapazität). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://www.make.com/en/privacy-notice
12. WIADOK (Steuer-News-Widget)
Auf der Unterseite /steuer-news binden wir Inhalte der WIADOK GmbH & Co. KG, Hannoversche Straße 49, 49084 Osnabrück, Deutschland, als Drittanbieter-Widget ein. Das Widget bezieht steuer- und wirtschaftsrechtliche Fachartikel sowie redaktionelle Inhalte über die Schnittstelle publisher-api.wiadok.de. Beim Aufruf der Seite /steuer-news werden technisch erforderliche Daten (insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer) an WIADOK übermittelt, um die Inhalte ausliefern zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung redaktioneller Fachinhalte für unsere Webseitenbesucher). Mit der WIADOK GmbH & Co. KG besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.wiadok.de
13. TikTok
Wir unterhalten unter dem Namen CAPSIVERA ein Profil beim Kurzvideodienst TikTok. Betreiber für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin 2, D02 T380, Irland. Beim Besuch unseres Profils oder bei der Interaktion mit unseren Inhalten verarbeitet TikTok personenbezogene Daten eigenverantwortlich, insbesondere: • IP-Adresse • Geräte- und Browserinformationen • Nutzungs- und Interaktionsdaten (z. B. angesehene Videos, Likes, Kommentare) • ggf. Standortdaten Auf Art und Umfang dieser Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Soweit wir gemeinsam mit TikTok über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden – etwa bei aggregierten Statistiken (Insights) zu unserem Profil –, erfolgt dies im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Außendarstellung und zeitgemäßer Kommunikation). Übermittlung in Drittländer: Da TikTok zur ByteDance-Gruppe gehört, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU – insbesondere nach China und in die USA – nicht ausgeschlossen werden. Soweit Übermittlungen stattfinden, stützt TikTok diese nach eigenen Angaben auf EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Weitere Informationen: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy
14. Externe Links und eingebettete Inhalte
Unsere Webseite enthält Verweise (Links) auf externe Webseiten Dritter. Auf den Inhalt und die datenschutzrechtliche Ausgestaltung dieser externen Seiten haben wir keinen Einfluss. Bitte informieren Sie sich gegebenenfalls direkt beim jeweiligen Anbieter über dessen Datenschutzhinweise.
15. bunny.net (Content Delivery Network für Bilder und Videos)
Zur schnellen und sicheren Auslieferung von Bild- und Videodateien nutzen wir das Content Delivery Network (CDN) bunny.net der BunnyWay d.o.o., Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien. Die Dateien werden über die Subdomain media.capsivera.de ausgeliefert. Beim Abruf einer Datei werden technisch notwendige Daten an bunny.net übermittelt und verarbeitet: • IP-Adresse • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • angeforderte Datei • übertragene Datenmenge und HTTP-Status • Referrer, Browser und Betriebssystem Die Auslieferung erfolgt ausschließlich über Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union; der Speicherort der Dateien ist Frankfurt am Main. bunny.net setzt keine Cookies und erstellt keine Nutzerprofile. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer performanten, stabilen und sicheren Bereitstellung unserer Medieninhalte). Mit der BunnyWay d.o.o. besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://bunny.net/privacy
16. Einsatz von Künstlicher Intelligenz
Bild- und Videomaterial: Ein Teil der auf dieser Webseite gezeigten Fotos und Videos – insbesondere Symbolbilder von Personen, Arbeitssituationen und Betrieben aus unseren Schwerpunktbranchen – wurde mit Hilfe generativer KI-Systeme erstellt. Diese Inhalte zeigen keine realen Personen, Mandanten oder Mitarbeitenden. Wir kennzeichnen sie an der jeweiligen Stelle als „KI-generiert“ und kommen damit unserer Transparenzpflicht nach Art. 50 Abs. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) nach. Bei der Erstellung dieser Inhalte werden keine personenbezogenen Daten von Webseitenbesuchern verarbeitet. Texte: Textentwürfe für diese Webseite können mit KI-Unterstützung erstellt werden. Alle fachlichen Inhalte werden vor Veröffentlichung von uns geprüft und verantwortet. Keine automatisierten Entscheidungen: Auf dieser Webseite setzen wir keine KI-Systeme ein, die automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen. Sofern wir KI-gestützte Dialogsysteme (z. B. Chat- oder Telefonassistenten) einsetzen, weisen wir zu Beginn der Interaktion darauf hin, dass Sie mit einem KI-System kommunizieren (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung). Mandatsbezogene Daten: Personenbezogene Daten unserer Mandanten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Der Einsatz von KI-Werkzeugen in der Mandatsbearbeitung ist Gegenstand der gesonderten Datenschutzinformation für Mandanten.
17. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte formlos an datenschutz@capsivera.de oder an die unter Ziffer 1 genannte Postanschrift.
18. Widerspruchsrecht bei Direktwerbung und berechtigtem Interesse
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
19. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für CAPSIVERA Steuerberatungsgesellschaft mbH ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf Telefon: 0211 38424-0 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de Web: https://www.ldi.nrw.de
20. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den unter „Stand" angegebenen Versionsstand. Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter https://capsivera.de/datenschutz.