Abrechnungsfehler am Bau 2026: § 14c, Gebühren, Nachträge

Wer auf einer Rechnung mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, muss den ausgewiesenen Betrag trotzdem abführen (§ 14c Abs. 1 UStG). Am Bau passiert das vor allem bei durchlaufenden Posten, bei Bauleistungen unter § 13b UStG und bei Schlussrechnungen ohne Absetzung der Abschläge. Dazu kommen Bewirtungskosten, die nur zu 70 % abziehbar sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), Nachlässe, die Auftraggeber auf Nachträge ausdehnen, und bestrittene Nachträge, die in der Bilanz noch nicht als Forderung erscheinen dürfen.

Durchlaufende Posten: Gebühren im Namen des Kunden

Verauslagt ein Betrieb Beträge im Namen und für Rechnung seines Kunden, gehören sie nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG). Sie sind durchlaufende Posten: keine Umsatzsteuer beim Betrieb, aber auch kein Vorsteuerabzug. Typisch sind Genehmigungs- oder Verwaltungsgebühren, deren Bescheid auf den Bauherrn lautet.

Voraussetzungen in der Praxis:

• Fremder Name, fremde Rechnung. Der Betrieb zahlt erkennbar für den Kunden, nicht für sich.

• Unmittelbare Rechtsbeziehung. Schuldner gegenüber der Behörde ist der Kunde. Der Betrieb ist nur Zahlstelle.

• Getrennter Ausweis. Der Betrag steht in der Rechnung in einer eigenen Zeile, ohne Umsatzsteuer, mit Bezug auf den Bescheid.

Keine durchlaufenden Posten sind Kosten, die der Betrieb im eigenen Namen trägt: Deponiegebühren, Gerüstmiete, Container, Fahrtkosten oder Material. Sie sind Teil des Entgelts und werden mit dem Steuersatz der Hauptleistung abgerechnet.

Zu hoher oder unberechtigter Steuerausweis (§ 14c UStG)

§ 14c UStG unterscheidet zwei Fälle:

• Unrichtiger Ausweis (Abs. 1). Ein Unternehmer weist für eine Leistung mehr Steuer aus, als er schuldet. Beispiele: 19 % auf einen durchlaufenden Posten, 19 % auf eine Bauleistung, für die der Auftraggeber nach § 13b UStG die Steuer schuldet, oder eine Schlussrechnung, in der die Steuer aus bezahlten Abschlägen erneut ausgewiesen wird. Der Mehrbetrag wird geschuldet. Er kann durch Berichtigung der Rechnung gegenüber dem Empfänger korrigiert werden. Die Berichtigung wirkt entsprechend § 17 Abs. 1 UStG.

• Unberechtigter Ausweis (Abs. 2). Jemand weist Steuer aus, obwohl er dazu gar nicht berechtigt ist, etwa ohne Leistung oder als Nichtunternehmer. Erfasst ist auch, wer einer vereinbarten Gutschrift mit Steuerausweis nicht unverzüglich widerspricht, obwohl er kein Unternehmer ist oder keine Leistung erbracht hat. Die Berichtigung setzt hier voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist: Der Empfänger hat keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt. Sie ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen.

Eine Einschränkung gilt bei Rechnungen an Endverbraucher. Nach dem EuGH-Urteil vom 8.12.2022 (C-378/21) und der Umsetzung durch das BMF-Schreiben vom 27.2.2024 entsteht keine Steuer nach § 14c Abs. 1 UStG, wenn die Rechnung ausschließlich an Verbraucher ohne Vorsteuerabzug ging, weil das Steueraufkommen dann nicht gefährdet ist. Das gilt nicht für unternehmerische Empfänger, auch nicht für solche ohne Vorsteuerabzug. Den Nachweis muss der Rechnungsaussteller führen.

Regeln und Werte 2026

Bewirtung von Bauherren und Geschäftspartnern

Bewirtet ein Betrieb Kunden, Architekten oder Geschäftspartner, sind nur 70 % der angemessenen Kosten Betriebsausgabe. Nachzuweisen sind schriftlich Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die Rechnung ist beizufügen. Zusätzlich müssen die Kosten nach § 4 Abs. 7 EStG getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, in der Praxis auf einem eigenen Konto. Fehlt der Nachweis, entfällt der Abzug ganz.

Die Vorsteuer ist dagegen in voller Höhe abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Die Bewirtung eigener Mitarbeiter fällt nicht unter die 70-%-Grenze. Getränke und Kleinigkeiten bei einer Baubesprechung gelten als Aufmerksamkeit. Einzelheiten zu Eigenbeleg und E-Rechnung im Ratgeber Bewirtungskosten absetzen 2026.

Nachträge: Nachlass und Bilanzierung

Nachlass gilt nicht automatisch für Nachträge

Ein Klassiker bei der Prüfung der Schlussrechnung: Der Auftraggeber zieht den vereinbarten Nachlass von der gesamten Summe ab, einschließlich aller Nachträge. Nachträge sind Vergütungen für geänderte oder zusätzliche Leistungen, beim VOB-Vertrag nach § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B, beim BGB-Bauvertrag nach §§ 650b und 650c BGB. Ob ein Nachlass auf die ursprüngliche Auftragssumme auch für sie gilt, hängt von der Auslegung der konkreten Vertragsklausel ab. Eindeutig ist eine Klausel, die den Nachlass ausdrücklich auf die Positionen des Hauptauftrags beschränkt. Nachträge gehören schriftlich vor der Ausführung angeboten und in der Schlussrechnung getrennt ausgewiesen.

Bestrittene Nachträge in der Bilanz

Bestreitet der Auftraggeber einen Nachtrag, darf der bilanzierende Betrieb die Forderung nicht einfach aktivieren. Nach dem Realisationsprinzip des § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB sind Gewinne nur auszuweisen, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind. Bestrittene Forderungen werden nach der Rechtsprechung erst angesetzt, wenn sie anerkannt oder rechtskräftig festgestellt sind. Ist das Bauvorhaben noch nicht abgenommen, stecken die Kosten in den unfertigen Leistungen, bewertet höchstens mit den Herstellungskosten ohne Gewinnanteil. Ein Nachtragsstreit drückt deshalb zweimal: auf die Liquidität und auf das Ergebnis. Für Bankgespräche sollte das in der Bilanz erläutert sein.

Rechenbeispiel: dieselbe Schlussrechnung, richtig und falsch

Beispiel: Ein Dachdeckerbetrieb rechnet gegenüber einer Immobilien-GmbH ab, die Wohnungen vermietet und nicht selbst Bauleistungen erbringt. § 13b UStG greift daher nicht. Vereinbart sind 3 % Nachlass auf den Hauptauftrag. Die Genehmigungsgebühr von 350 € lautet auf die GmbH.

In der fehlerhaften Fassung verschenkt der Betrieb 258 € netto, weil der Nachlass auch auf Nachtrag und Deponiegebühren gerechnet wurde. Auf die Genehmigungsgebühr weist er 66,50 € Umsatzsteuer aus, die er nach § 14c Abs. 1 UStG schuldet, bis er die Rechnung berichtigt. Die GmbH ist unternehmerische Empfängerin, die Erleichterung für Endverbraucher greift deshalb nicht.

Sonderfälle

• § 13b und Abschläge. Auch Abschlagsrechnungen an bauleistende Auftraggeber enthalten keine Umsatzsteuer. Wie Abschläge in der Schlussrechnung abgesetzt werden, erklärt der Ratgeber Abschlagsrechnung und Anzahlung.

• Gutschriftverfahren. Rechnet ein Generalunternehmer per Gutschrift ab, prüfen Sie den Steuerausweis sofort. Bei § 13b-Leistungen darf auch die Gutschrift keine Umsatzsteuer enthalten. Wer einer falschen Gutschrift nicht widerspricht, riskiert Folgen aus § 14c UStG.

• Gemischter Kundenstamm. Die Erleichterung für Verbraucherrechnungen greift nur, wenn nachweislich ausschließlich Verbraucher die Rechnung erhalten haben. Bei Betrieben mit Privat- und Geschäftskunden bleibt § 14c UStG in der Regel anwendbar.

• Rechnungsangaben. Viele Fehler entstehen durch unvollständige Vorlagen. Die Pflichtangaben stehen im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Typische Fehler in der Praxis

• Eigene Auslagen als durchlaufende Posten behandeln. Deponie, Gerüst und Fahrtkosten im eigenen Namen sind Entgelt und mit Umsatzsteuer abzurechnen.

• Steuer auf echte durchlaufende Posten ausweisen. Der ausgewiesene Betrag wird nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet.

• 19 % bei § 13b-Leistungen. Rechnungen an bauleistende Auftraggeber dürfen keine Umsatzsteuer enthalten, sonst wird sie zusätzlich geschuldet.

• Abschläge in der Schlussrechnung nicht absetzen. Die Steuer aus den Abschlägen erscheint sonst doppelt.

• Bewirtungsbelege unvollständig. Ohne Anlass, Teilnehmer und gesonderte Aufzeichnung entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig.

• Nachlassklausel offen formulieren. Ohne Beschränkung auf den Hauptauftrag droht Streit über Nachlass auf Nachträge.

• Bestrittene Nachträge aktivieren. Das weist Gewinne aus, die noch nicht realisiert sind. In einer Betriebsprüfung fällt das spätestens auf.