Abschlagsrechnung und Anzahlung am Bau 2026: Umsatzsteuer richtig

Zahlt ein Kunde eine Abschlags- oder Anzahlungsrechnung, bevor die Bauleistung abgenommen ist, entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Die bloße Rechnung löst noch keine Steuer aus. In der Schlussrechnung müssen alle bezahlten Abschläge mit ihrer Umsatzsteuer abgesetzt werden (§ 14 Abs. 5 UStG), sonst wird die Steuer doppelt geschuldet.

Abschlag, Anzahlung, Teilleistung: was ist was

Zivilrecht und Umsatzsteuer verwenden die Begriffe unterschiedlich. Für die Steuer kommt es darauf an, ob die Leistung schon ausgeführt ist, wenn das Geld fließt.

• Abschlagszahlung (Zivilrecht). Nach § 632a BGB kann der Unternehmer Abschläge in Höhe des Werts der erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen. Die Leistungen sind durch eine prüfbare Aufstellung nachzuweisen. Das gilt auch für eigens angefertigte oder bereitgestellte Bauteile, wenn der Besteller Eigentum oder Sicherheit erhält.

• Anzahlung oder Vorauszahlung. Geld, das vor Beginn der Arbeiten fließt, etwa für Material.

• Umsatzsteuerlich sind beide Formen Zahlungen vor Ausführung der Leistung. Eine Werklieferung am Bau ist grundsätzlich erst mit der Abnahme ausgeführt. Bis dahin ist jeder Abschlag umsatzsteuerlich eine Anzahlung, auch wenn er für bereits erbrachte Arbeiten gezahlt wird.

• Teilleistung. Eine Ausnahme sind Teilleistungen. Sie liegen vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 UStG). Dann ist jeder Teil mit seiner Fertigstellung ausgeführt, in der Praxis meist mit einer Teilabnahme.

Kurzdefinitionen finden Sie im Glossar unter Abschlagsrechnung und Anzahlung.

Regeln und Werte 2026

Ablauf: vom ersten Abschlag bis zur Schlussrechnung

1. Vertrag gestalten. Legen Sie fest, ob Abschläge nach Baufortschritt oder Teilleistungen mit eigenem Entgelt und Teilabnahme vereinbart werden. Nur bei echten Teilleistungen ist ein Bauabschnitt umsatzsteuerlich vorher abgeschlossen.

2. Abschlagsrechnung stellen. Sie braucht alle Pflichtangaben nach § 14 UStG. An die Stelle des Leistungszeitpunkts tritt der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Steht die Zahlung noch aus, entfällt diese Angabe. Die Rechnung sollte klar als Abschlagsrechnung bezeichnet, fortlaufend nummeriert und mit Bezug auf Auftrag und Leistungsstand versehen sein.

3. Zahlungseingang versteuern. Die Umsatzsteuer aus dem Abschlag gehört in die Voranmeldung des Monats oder Quartals, in dem das Geld eingeht. Bezahlt der Kunde nur einen Teil, entsteht die Steuer nur für diesen Teil.

4. Buchen. Bilanzierende Betriebe erfassen erhaltene Abschläge bis zur Abnahme nicht als Umsatzerlöse, sondern als erhaltene Anzahlungen, in SKR04 etwa auf Konto 3272 „Erhaltene Anzahlungen 19 % USt“. Bei der EÜR sind sie Betriebseinnahmen, sobald sie zufließen.

5. Schlussrechnung erstellen. Nach der Abnahme wird über die gesamte Leistung abgerechnet. Alle bezahlten Abschläge, über die Rechnungen ausgestellt wurden, werden mit Nettobetrag und Umsatzsteuer abgesetzt.

Rechenbeispiel: Schlussrechnung mit zwei Abschlägen

Beispiel: Ein Sanitärbetrieb baut für einen Privatkunden ein Bad für 100.000 € netto. Vereinbart sind Abschläge nach Baufortschritt, keine Teilleistungen. Der Betrieb gibt die Voranmeldung monatlich ab.

Insgesamt schuldet der Betrieb 19.000 € Umsatzsteuer, verteilt auf März, Mai und Juli. Bei Soll-Versteuerung kommt es ab der Abnahme nicht mehr auf die Zahlung an: Die Steuer auf die Restforderung von 5.700 € entsteht im Juli, auch wenn der Kunde erst im September zahlt. Ein Ist-Versteuerer meldet sie dagegen erst im Monat des Zahlungseingangs.

Fehlt in der Schlussrechnung die Zeile mit den abgesetzten Steuerbeträgen und weist der Betrieb 19.000 € Umsatzsteuer aus, hat er insgesamt 32.300 € Steuer ausgewiesen. Den überhöhten Betrag von 13.300 € schuldet er nach § 14c Abs. 1 UStG, bis er die Rechnung berichtigt.

Sonderfälle

Bauleistungen an andere Bauunternehmer (§ 13b UStG)

Arbeiten Sie als Nachunternehmer für einen Betrieb, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Das gilt auch für Abschläge: Die Steuer entsteht beim Auftraggeber mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem er zahlt (§ 13b Abs. 4 Satz 2 UStG). Ihre Abschlagsrechnungen weisen dann keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Mehr dazu unter § 13b UStG bei Bauleistungen. Bei Zahlungen von Bauunternehmern kann außerdem die Bauabzugsteuer eine Rolle spielen.

Ist-Versteuerung

Für Abschläge macht die Ist-Versteuerung keinen Unterschied: Die Steuer entsteht ohnehin mit der Zahlung. Der Vorteil zeigt sich bei der Restforderung aus der Schlussrechnung und bei Einbehalten. Ab 2028 müssen Ist-Versteuerer auf Rechnungen zusätzlich den Hinweis „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ angeben. Einzelheiten im Ratgeber Ist-Versteuerung.

Verbraucherbauvertrag mit Privatkunden

Baut ein Betrieb für einen Verbraucher ein neues Gebäude oder führt erhebliche Umbaumaßnahmen durch, gelten zusätzliche Grenzen aus § 650m BGB. Die Abschläge dürfen zusammen höchstens 90 % der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich Nachträgen betragen. Bei der ersten Abschlagszahlung muss der Unternehmer eine Sicherheit von 5 % der Gesamtvergütung für die rechtzeitige und mangelfreie Fertigstellung stellen. Auf Verlangen des Unternehmers kann der Verbraucher diesen Betrag stattdessen vom Abschlag einbehalten. Umsatzsteuerlich zählt nur, was tatsächlich gezahlt wird.

Sicherheitseinbehalt

Behält der Kunde einen Teil der Schlussrechnung als Sicherheit ein, mindert das bei Soll-Versteuerung nicht die Umsatzsteuer. Sie entsteht mit der Abnahme auf das volle Entgelt. Nur wenn der Einbehalt tatsächlich nicht gezahlt wird, kann die Steuer wegen Uneinbringlichkeit berichtigt werden.

E-Rechnung

Abschlags- und Schlussrechnungen an Unternehmen fallen unter die E-Rechnungspflicht. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf ab 2027 keine Papierrechnungen mehr an Unternehmer stellen (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Mehr dazu unter E-Rechnung 2026.

Typische Fehler in der Praxis

• Umsatzsteuer schon bei Rechnungsstellung abführen. Für Abschläge entsteht die Steuer erst mit Zahlung. Wer unbezahlte Abschlagsrechnungen meldet, finanziert die Steuer unnötig vor.

• Bezahlte Abschläge nicht melden. Umgekehrt wird die Steuer auf eingegangene Abschläge oft erst mit der Schlussrechnung erklärt. Das ist zu spät und führt zu Nachzahlungszinsen.

• Abschläge in der Schlussrechnung nicht absetzen. Ohne Absetzung von Netto und Steuer entsteht ein doppelter Steuerausweis nach § 14c UStG.

• Abschläge mit Teilleistungen verwechseln. Abschläge nach Baufortschritt sind keine Teilleistungen. Ohne gesondert vereinbartes Entgelt und Teilabnahme bleibt die Leistung bis zur Gesamtabnahme unausgeführt.

• Abschläge als Erlös buchen. In der Bilanz sind sie bis zur Abnahme erhaltene Anzahlungen. Wer sie als Umsatz bucht, weist zu frühen Gewinn aus.

• § 13b bei Abschlägen übersehen. Ein Abschlag an einen bauleistenden Auftraggeber mit 19 % Umsatzsteuer ist falsch. Der ausgewiesene Betrag wird nach § 14c UStG geschuldet.