Allgemeine Information der Redaktion Team CAPSIVERA – keine Steuerberatung im Einzelfall, ohne Gewähr.
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland gängigen Formate für E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht; ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, bei dem der strukturierte XML-Teil maßgeblich ist. Beide erfüllen die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG, die zwischen inländischen Unternehmen ab 2027 bzw. 2028 Pflicht wird (§ 27 Abs. 38 UStG).
Wichtige Werte 2026
Regel | Wert | Grundlage |
|---|---|---|
Empfang von E-Rechnungen | Pflicht seit 01.01.2025 | § 14 Abs. 1, 2 UStG |
Ausstellen an inländische Unternehmen | ab 01.01.2027 bei Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
Ausstellen für alle | ab 01.01.2028 | § 14 Abs. 2 UStG |
ZUGFeRD-Profile, die nicht genügen | MINIMUM und BASIC-WL | BMF-Schreiben zur E-Rechnung |
So funktioniert es
XRechnung: Standard bei Rechnungen an Behörden. Menschen brauchen eine Software, die die XML-Datei lesbar macht.
ZUGFeRD: Das PDF ist für Menschen, die eingebettete XML-Datei für die Buchhaltungssoftware. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt der XML-Teil; alle Pflichtangaben müssen dort stehen.
Keine E-Rechnung sind ein einfaches PDF per E-Mail, ein Scan oder ein Word-Dokument.
Empfang: Ein E-Mail-Postfach genügt. Aufbewahrt wird der XML-Teil im Originalformat, 8 Jahre.
Handwerksbetriebe und Gebäudedienstleister stellen Rechnungen an Generalunternehmer, Bauträger und Gewerbekunden künftig in einem dieser Formate aus, auch bei Bauleistungen nach § 13b UStG. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Typischer Fehler
Ein PDF mit Rechnungslayout für eine E-Rechnung halten. Ohne eingebetteten strukturierten Datensatz ist es eine sonstige Rechnung.
Mehr dazu
Kurz erklärt am Beispiel
Beispiel: Ein Sanitärbetrieb mit 825.000 € Gesamtumsatz 2026 muss ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen an Gewerbekunden ausstellen. Er nutzt ZUGFeRD. Bei einer Wartungsrechnung zeigt das PDF 2.380 €, die eingebettete XML-Datei wegen eines Tippfehlers 2.830 €. Maßgeblich ist der XML-Teil; der Betrieb muss mit einer neuen E-Rechnung berichtigen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht. ZUGFeRD ist ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist; Menschen lesen das PDF, die Software liest das XML. Rechtlich maßgeblich ist bei beiden der strukturierte XML-Teil.
Reicht ZUGFeRD für die E-Rechnungspflicht?
Ja, wenn das verwendete Profil der Norm EN 16931 entspricht. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht einen strukturierten Datensatz, etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD mit eingebetteter XML-Datei.
In diesen Beiträgen erklärt
Quellen
Weitere Begriffe
Hinweis:Verfasst von der Redaktion Team CAPSIVERA. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand vom 28.10.2026 wieder. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall und begründet kein Mandatsverhältnis. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr.
