Freistellungsbescheinigung § 48b EStG: Antrag, Dauer, Prüfung

Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG befreit Ihren Auftraggeber vom 15-prozentigen Steuerabzug bei Bauleistungen: Liegt sie am Zahlungstag gültig vor, bekommen Sie die volle Rechnungssumme ausgezahlt. Sie beantragen sie formlos bei Ihrem Finanzamt, sie gilt höchstens drei Jahre, und Auftraggeber prüfen sie kostenlos über das EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).

Wozu die Freistellungsbescheinigung dient

Wer als Unternehmer Bauleistungen bezahlt, muss nach § 48 EStG grundsätzlich 15 % der Bruttorechnung einbehalten und an das Finanzamt des leistenden Betriebs abführen. Das ist die Bauabzugsteuer nach § 48 EStG. Die Freistellungsbescheinigung ist der Nachweis des Finanzamts, dass dieser Abzug bei Ihnen nicht nötig ist, weil der Steueranspruch nicht gefährdet erscheint. Eine Kurzdefinition finden Sie im Glossar unter Freistellungsbescheinigung; die Bauabzugsteuer ist dort unter Bauabzugsteuer erklärt.

Die Bescheinigung betrifft Ihren Betrieb in zwei Rollen:

• Als Auftragnehmer legen Sie Ihre eigene Bescheinigung jedem unternehmerischen Auftraggeber vor. Ohne sie fehlen Ihnen 15 % jeder Zahlung, bis das Finanzamt den Betrag anrechnet oder erstattet.

• Als Auftraggeber von Nachunternehmern lassen Sie sich deren Bescheinigung vorlegen und prüfen sie. Fehlt sie oder ist sie ungültig, müssen Sie einbehalten – sonst haften Sie für den Betrag.

Die Freistellungsbescheinigung hat nichts mit der Umsatzsteuer zu tun. Ob eine Rechnung netto nach § 13b UStG gestellt wird, entscheidet allein die Bescheinigung USt 1 TG des Auftraggebers. Mehr dazu im Beitrag § 13b UStG bei Bauleistungen und im Glossar unter Reverse-Charge.

Beantragung: So kommen Sie an die Bescheinigung

Der Antrag

Den Antrag stellen Sie beim für Ihren Betrieb zuständigen Finanzamt (§ 48b Abs. 1 EStG). Er ist formlos möglich (Rn. 28 des BMF-Schreibens vom 19.07.2022). Das Finanzamt kann Ihnen einen Fragebogen schicken. Die Bescheinigung wird auf einem amtlichen Vordruck erteilt. Das BZSt stellt keine Freistellungsbescheinigungen aus; es speichert sie nur für die Abfrage durch Auftraggeber.

Eine Bearbeitungsfrist für das Finanzamt nennen weder das Gesetz noch das BMF-Schreiben. Stellen Sie den Antrag deshalb früh, idealerweise mit der Betriebsgründung oder sobald absehbar ist, dass Sie für Unternehmer arbeiten werden.

Was in den Antrag gehört

Auch ohne Formvorschrift beschleunigt ein vollständiger Antrag die Bearbeitung. Sinnvoll sind diese Angaben:

• Name bzw. Firma, Anschrift und Steuernummer des Betriebs

• kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit, aus der hervorgeht, dass Sie Bauleistungen für Unternehmer erbringen

• ob Sie eine allgemeine Bescheinigung oder eine Bescheinigung für einen bestimmten Auftrag beantragen

• bei einer Folgebescheinigung: Hinweis auf die bisherige Bescheinigung und den Wunsch nach nahtlosem Anschluss

• bei Gründern: Datum der Betriebseröffnung und Hinweis auf die bereits abgegebene steuerliche Erfassung

Voraussetzungen und Versagungsgründe

Das Finanzamt erteilt die Bescheinigung, wenn der zu sichernde Steueranspruch nicht gefährdet erscheint. Bei Leistenden mit Sitz außerhalb der EU und des EWR muss zudem ein inländischer Empfangsbevollmächtigter bestellt sein. Das Gesetz nennt als typische Gefährdung:

• Sie haben Ihre Anzeigepflichten nach § 138 AO nicht erfüllt, zum Beispiel die Eröffnung des Betriebs nicht gemeldet.

• Sie kommen Ihren Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nach § 90 AO nicht nach.

• Bei Leistenden mit Sitz im Ausland fehlt der Nachweis der steuerlichen Ansässigkeit durch die ausländische Steuerbehörde.

Die Aufzählung ist nicht abschließend. Nach Rn. 32 des BMF-Schreibens kann die Bescheinigung auch versagt werden, wenn nachhaltig oder wiederholt Steuerrückstände bestehen oder in den drei Monaten vor Antragstellung bestanden haben, oder wenn wiederholt Steuererklärungen verspätet oder mit unzutreffenden Angaben abgegeben wurden. In solchen Fällen kommt auch eine Bescheinigung mit kurzer Laufzeit oder nur für einen bestimmten Auftrag in Betracht. Ein Insolvenzverfahren schließt die Bescheinigung nicht grundsätzlich aus.

Neugründung

Existenzgründer haben noch keine Steuerhistorie. Nach § 48b Abs. 2 EStG soll die Bescheinigung trotzdem erteilt werden, wenn glaubhaft ist, dass keine zu sichernden Steueransprüche bestehen (Rn. 33). In der Praxis befristet das Finanzamt die erste Bescheinigung meist kürzer – nach Rn. 35 bis zu dem Zeitpunkt, an dem es Ihr Zahlungs- und Erklärungsverhalten beurteilen kann, regelmäßig auf etwa ein Jahr nach Antragstellung. Beantragen Sie die Bescheinigung zusammen mit der steuerlichen Erfassung, damit sie beim ersten Bauauftrag vorliegt. Viele Bauunternehmen vergeben Aufträge an Nachunternehmer nur, wenn eine Bescheinigung vorliegt – ohne sie fehlt Ihnen also nicht nur Liquidität, sondern unter Umständen auch der Auftrag.

Gültigkeit, Arten und Folgebescheinigung

Die Bescheinigung enthält nach § 48b Abs. 3 EStG Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden, die Geltungsdauer, den Umfang der Freistellung, das ausstellende Finanzamt sowie Dienstsiegel und Sicherheitsnummer. Es gibt zwei Arten:

• Allgemeine Bescheinigung: Sie gilt für alle Aufträge in einem bestimmten Zeitraum, längstens drei Jahre (Rn. 35). Sie ist der Regelfall.

• Auftragsbezogene Bescheinigung: Sie gilt nur für einen bestimmten Auftrag und nennt den Auftraggeber. Das Finanzamt erteilt sie etwa bei nur vorübergehender Tätigkeit im Inland (Rn. 37) oder wenn es eine allgemeine Bescheinigung wegen Rückständen nicht erteilen will. Sie wird dem Auftraggeber im Original ausgehändigt (Rn. 41).

Für eine allgemeine Bescheinigung genügt gegenüber dem Auftraggeber eine Kopie oder eine elektronische Übermittlung, solange alle Angaben lesbar sind (Rn. 41).

Folgebescheinigung: Frühestens sechs Monate vor Ablauf können Sie eine Folgebescheinigung beantragen, deren Gültigkeit nahtlos an die alte anknüpft (Rn. 36). Ein früherer Antrag führt zu einer Bescheinigung, die ab Ausstellung gilt. Tragen Sie sich das Ablaufdatum in den Kalender ein und stellen Sie den Antrag rechtzeitig. Ändern sich Name, Anschrift oder Steuernummer, wird auf Antrag eine neue Bescheinigung erteilt (Rn. 40). Bei Verlust erhalten Sie eine Ersatzbescheinigung mit gleicher Sicherheitsnummer (Rn. 39).

Prüfung durch den Auftraggeber: Abfrage beim BZSt

Wer Nachunternehmer beauftragt, sollte jede Bescheinigung prüfen. Nach § 48a Abs. 3 EStG haftet der Auftraggeber für einen nicht abgeführten Abzugsbetrag. Die Haftung ist ausgeschlossen, wenn ihm im Zeitpunkt der Zahlung eine Freistellungsbescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Kein Vertrauensschutz besteht, wenn die Bescheinigung durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurde und der Auftraggeber das wusste oder grob fahrlässig nicht wusste.

So funktioniert die Abfrage

Nach § 48b Abs. 6 EStG speichert das BZSt die Daten aller Bescheinigungen. Auftraggeber können sie elektronisch abfragen. Laut BZSt läuft das so:

1. Einmalig im EIBE-Portal des BZSt registrieren. Die Abfrage ist kostenlos.

2. Nach der Anmeldung „Einzelabfrage FSB“ wählen.

3. Bundesland des Leistenden, Steuernummer des Leistenden und die Sicherheitsnummer von der Bescheinigung eingeben. Eine Abfrage nur mit Name oder nur mit Steuernummer ist nicht möglich.

4. Das Ergebnis ausdrucken oder speichern und zur Auftragsakte nehmen.

Ist die Online-Abfrage nicht möglich oder weicht das Ergebnis ab, wenden Sie sich an das Finanzamt, das auf der Bescheinigung steht. Das BZSt hilft nur bei technischen Problemen. Nach Rn. 72 des BMF-Schreibens liegt bei einer solchen Prüfung in der Regel keine grobe Fahrlässigkeit vor.

Ablauf beim Auftraggeber

Bewährt hat sich ein fester Ablauf, der schon vor der Auftragsvergabe beginnt:

1. Bescheinigung im Angebots- oder Vergabeprozess anfordern, nicht erst mit der ersten Rechnung.

2. Abfrage im EIBE-Portal durchführen und das Ergebnis zur Auftragsakte nehmen.

3. Gültigkeitsende in den Kreditorenstammdaten oder im Zahlungssystem hinterlegen, damit vor jeder Zahlung sichtbar ist, ob die Bescheinigung noch gilt.

4. Im Nachunternehmervertrag regeln, dass der Nachunternehmer eine gültige Bescheinigung vorlegt und einen Widerruf unverzüglich mitteilt.

5. Liegt am Zahlungstag keine gültige Bescheinigung vor: 15 % einbehalten, anmelden und abführen und dem Nachunternehmer den Abrechnungsbeleg nach § 48a Abs. 2 EStG schicken.

Dokumentation und Zeitpunkt

• Zeitpunkt der Zahlung: Die Bescheinigung muss gültig sein, wenn Sie zahlen. Bei Abschlagszahlungen muss sie vor jeder Teilzahlung vorliegen; eine erst mit der Schlussrechnung vorgelegte Bescheinigung reicht für frühere Abschläge nicht (Rn. 42). Bei Aufrechnung zählt der Zeitpunkt der Aufrechnungserklärung.

• Aufbewahrung: Kopie der Bescheinigung und Abfrageergebnis aufbewahren, nach den Hinweisen des BZSt grundsätzlich sechs Jahre.

• Keine Pflicht zur Dauerprüfung: Eine regelmäßige Prüfpflicht während der Laufzeit besteht nach Rn. 72 nicht. Bei lang laufenden Aufträgen und großen Zahlungen ist eine erneute Abfrage trotzdem sinnvoll, weil eine allgemeine Bescheinigung widerrufen werden kann, ohne dass Sie davon erfahren.

• Nachgereichte Bescheinigung: Lag bei Zahlung keine Bescheinigung vor, bleibt die Abzugspflicht bestehen (Rn. 45). Wird später eine Bescheinigung vorgelegt, die schon am Zahlungstag gültig war, soll das Finanzamt aber von einer Haftung absehen (Rn. 73).

Die Prüfung der Freistellungsbescheinigung ist nur ein Baustein. Für Mindestlohn und Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Nachunternehmer gelten eigene Haftungsregeln, die mit anderen Nachweisen abgesichert werden, siehe Nachunternehmerhaftung in Bau und Gebäudereinigung.

Rechenbeispiel: Was eine fehlende Bescheinigung kostet

Beispiel: Ein Trockenbaubetrieb arbeitet als Nachunternehmer für mehrere Bauunternehmen. Er rechnet nach § 13b UStG netto ab. Seine Freistellungsbescheinigung ist abgelaufen, die Folgebescheinigung hat er zu spät beantragt. Für drei Monate behalten die Auftraggeber deshalb 15 % ein. Bemessungsgrundlage ist nach Rn. 79 des BMF-Schreibens auch bei § 13b-Rechnungen der Betrag einschließlich der Umsatzsteuer, die der Auftraggeber schuldet.

In drei Monaten fehlen dem Betrieb 23.205 € – fast 18 % seiner Nettoumsätze. Das Geld ist nicht verloren: Nach § 48c EStG wird es zuerst auf die angemeldete Lohnsteuer, dann auf die Vorauszahlungen und schließlich auf die Jahressteuer angerechnet. Ein Rest wird regelmäßig erst nach der Veranlagung erstattet. Für die Löhne, das Material und die Umsatzsteuer-Zahllast muss der Betrieb in der Zwischenzeit aber selbst aufkommen.

Ablehnung oder Widerruf: Was jetzt zu tun ist

Wenn das Finanzamt den Antrag ablehnt

Lehnt das Finanzamt ab, erlässt es einen begründeten Ablehnungsbescheid. Dagegen ist der Einspruch statthaft (Rn. 38). Die Einspruchsfrist beträgt nach § 355 Abs. 1 AO einen Monat ab Bekanntgabe. Mehr zum Verfahren im Glossar unter Einspruch.

Prüfen Sie zuerst die Begründung. Meist geht es um einen dieser Punkte:

1. Fehlende Steuererklärungen: Reichen Sie offene Erklärungen nach und stellen Sie den Antrag erneut.

2. Steuerrückstände: Zahlen Sie die Rückstände oder vereinbaren Sie eine Ratenzahlung bzw. Stundung. Danach kann eine Bescheinigung, zunächst oft mit kurzer Laufzeit, wieder in Betracht kommen.

3. Fehlende Mitwirkung: Beantworten Sie offene Fragen und Fragebögen vollständig.

4. Auftragsbezogene Bescheinigung: Für einen wichtigen Auftrag kann es sinnvoll sein, gezielt eine auf diesen Auftrag beschränkte Bescheinigung zu beantragen.

Bis eine Bescheinigung vorliegt, müssen Ihre Auftraggeber einbehalten. Sorgen Sie dafür, dass jeder Einbehalt korrekt abgerechnet wird, und behalten Sie die Anrechnung im Blick. Unter den Voraussetzungen des § 48c Abs. 2 EStG ist auch eine Erstattung vor der Veranlagung möglich – etwa wenn Sie glaubhaft machen, dass im Veranlagungszeitraum keine zu sichernden Steueransprüche entstehen.

Wenn die Bescheinigung widerrufen wird

Das Finanzamt soll die Bescheinigung widerrufen, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint. Ein Widerruf wirkt nur für künftige Zahlungen (Rn. 77 f.). Bei auftragsbezogenen Bescheinigungen benachrichtigt das Finanzamt die betroffenen Auftraggeber (§ 48b Abs. 4 EStG). Bei allgemeinen Bescheinigungen sehen Auftraggeber den Widerruf nur über die Abfrage beim BZSt.

Wird Ihre Bescheinigung widerrufen, informieren Sie Ihre laufenden Auftraggeber und klären Sie den Grund mit dem Finanzamt. Ein Auftraggeber, der eine widerrufene Bescheinigung weiter verwendet, obwohl er davon weiß, verliert den Vertrauensschutz.

Sonderfälle

• Bescheinigung kommt erst während des Auftrags: Für Zahlungen vor der Vorlage bleibt es beim Abzug. Ab der Vorlage zahlt der Auftraggeber ohne Abzug.

• Abtretung und Factoring: Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Zahlung an den neuen Gläubiger. Liegt dann keine gültige Bescheinigung vor, ist der Abzug vorzunehmen (Rn. 43).

• Sicherheitseinbehalt: Auch die spätere Auszahlung eines Sicherheitseinbehalts ist eine Gegenleistung. Liegt zu diesem Zeitpunkt keine gültige Bescheinigung vor, muss abgezogen werden (Rn. 80) – auch wenn die Bescheinigung bei Ausführung der Arbeiten noch gültig war.

• Ausländische Nachunternehmer: Sie brauchen eine Bescheinigung ihres zuständigen deutschen Finanzamts. Bei nur vorübergehender Tätigkeit wird sie oft auftragsbezogen erteilt (Rn. 37).

• Kleine Aufträge: Bleiben die Zahlungen an Sie bei einem Auftraggeber im Kalenderjahr voraussichtlich unter 5.000 € (bzw. 15.000 € bei Vermietern mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen), muss er auch ohne Bescheinigung nicht abziehen. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht: Wird die Grenze später überschritten, holt der Auftraggeber den Abzug für das ganze Jahr nach.

Typische Fehler in der Praxis

• Ablaufdatum verpasst: Die Folgebescheinigung kann frühestens sechs Monate vor Ablauf beantragt werden. Wer zu spät dran ist, verliert 15 % jeder Zahlung.

• Bescheinigung nicht an alle Auftraggeber geschickt: Jeder unternehmerische Auftraggeber braucht sie vor der ersten Zahlung, auch der Arzt oder der Vermieter.

• Mit der USt 1 TG verwechselt: Die USt 1 TG regelt die Umsatzsteuer nach § 13b UStG. Für die Bauabzugsteuer zählt nur die Freistellungsbescheinigung.

• Als Auftraggeber nur die Kopie abgeheftet: Ohne Abfrage beim BZSt erkennen Sie weder Fälschungen noch einen Widerruf.

• Unleserliche Kopie akzeptiert: Alle Angaben, insbesondere Sicherheitsnummer und Dienstsiegel, müssen lesbar sein.

• Steuerrückstände unterschätzt: Rückstände und verspätete Erklärungen sind ein häufiger Grund, warum das Finanzamt nur kurz befristet oder gar nicht freistellt.

Für Betriebe aus dem Bau- und Ausbauhandwerk ist die Freistellungsbescheinigung eines der wichtigsten Dokumente im Betrieb. CAPSIVERA betreut Betriebe bei Antrag, Fristüberwachung und der Prüfung von Nachunternehmern.