Praxisfall: Freistellungsbescheinigung abgelaufen

Ein Dachdeckerbetrieb aus dem Raum Köln hatte einem Nachunternehmer vier Monate lang 48.000 € netto überwiesen, ohne Bauabzugsteuer einzubehalten – die Freistellungsbescheinigung in der Akte war seit vier Monaten abgelaufen. Nach § 48a Abs. 3 EStG haftet der Auftraggeber dann für 15 % der Gegenleistung; weil dazu auch die nach § 13b UStG geschuldete Umsatzsteuer zählt, standen 8.568 € im Raum. Der Fall ist anonymisiert; Zahlen und Details sind gerundet bzw. zum Schutz des Mandanten verändert.

Die Ausgangslage

Der Betrieb hat rund 14 Beschäftigte und deckt Steil- und Flachdächer. Bauklempnerarbeiten wie Dachrinnen, Fallrohre und Anschlüsse vergibt er seit Jahren an einen kleinen Klempnerbetrieb als Nachunternehmer.

Weil der Dachdecker selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, rechnet der Nachunternehmer nach § 13b UStG netto ab; der Dachdecker meldet die Umsatzsteuer selbst an und zieht sie als Vorsteuer ab. Die Aufträge ballen sich in der Saison: Im Jahr stellt der Nachunternehmer rund 48.000 € in Rechnung, fast alles in den Sommermonaten. Genau in diesen vier Monaten war seine Freistellungsbescheinigung abgelaufen. In der Zeit gingen sechs Zahlungen hinaus, Abschläge und Schlussrechnungen.

Aufgefallen ist das, als wir für den Betrieb eine Übersicht aller Nachunternehmer mit den Ablaufdaten ihrer Bescheinigungen anlegten.

Das Problem und die Rechtslage

Pflicht zum Abzug und Haftung

Wer als Unternehmer Bauleistungen bezahlt, muss nach § 48 Abs. 1 EStG 15 % der Gegenleistung einbehalten und für den Leistenden an dessen Finanzamt abführen. Der Abzug entfällt nur, wenn der Leistende eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt oder die Zahlungen an ihn im Jahr voraussichtlich 5.000 € nicht übersteigen (§ 48 Abs. 2 EStG). Mit 48.000 € war die Freigrenze weit überschritten.

Wurde nicht einbehalten, haftet der Auftraggeber für den fehlenden Betrag (§ 48a Abs. 3 EStG). Geschützt ist er nur, wenn ihm bei Zahlung eine Bescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Eine abgelaufene Bescheinigung erfüllt das nicht.

Bemessungsgrundlage: brutto, auch bei § 13b

Gegenleistung ist das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer (§ 48 Abs. 3 EStG). Nach Rn. 79 des BMF-Schreibens vom 19.07.2022 gilt das auch, wenn der Auftraggeber die Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst schuldet. Aus 48.000 € netto werden so 57.120 € Gegenleistung und 8.568 € Abzugsbetrag – nicht 7.200 €, wie es 15 % vom Nettobetrag ergäben.

Was eine nachgereichte Bescheinigung bewirkt

Entscheidend war also, ob es für die Zahlungstage eine gültige Folgebescheinigung gab. Gab es keine, bleibt nur der Weg, die Anmeldung für jeden Zahlungsmonat nachzuholen und den Betrag aus eigenen Mitteln an das Finanzamt des Nachunternehmers abzuführen. Dem Nachunternehmer wird er nach § 48c EStG angerechnet; der Auftraggeber muss sich das Geld zivilrechtlich von ihm zurückholen oder mit offenen Rechnungen verrechnen.

Was wir gemacht haben

1. Zahlungen ermittelt: Aus dem Kreditorenkonto haben wir alle Zahlungen seit dem Ablaufdatum herausgesucht: sechs Zahlungen mit zusammen 48.000 € netto.

2. Risiko beziffert: Wir haben den Haftungsbetrag je Zahlung auf Basis der Bruttogegenleistung berechnet und dem Inhaber erläutert. Bis zur Klärung wurde keine weitere Rechnung des Nachunternehmers ohne Abzug freigegeben.

3. Beim Nachunternehmer nachgefragt: Er hatte die Folgebescheinigung innerhalb der Sechs-Monats-Frist beantragt, das Finanzamt hatte sie mit nahtlosem Anschluss erteilt. Weitergeleitet hatte er sie nicht.

4. Beim BZSt geprüft: Mit Steuernummer und Sicherheitsnummer haben wir die neue Bescheinigung im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern abgefragt. Ergebnis: gültig ab dem Tag nach Ablauf der alten Bescheinigung, also an allen sechs Zahlungstagen.

5. Haftung geklärt und dokumentiert: Kopie der Bescheinigung, Abfrageergebnis und eine Liste der Zahlungen mit Datum liegen in der Nachunternehmerakte. Damit ist belegt, dass an jedem Zahlungstag eine gültige Bescheinigung bestand. Nach Rn. 73 soll das Finanzamt in diesem Fall keine Haftung geltend machen; eine nachträgliche Anmeldung war nicht nötig.

6. Prüfroutine eingeführt: Das Ablaufdatum jeder Bescheinigung steht im Kreditorenstamm. Vor jeder Zahlung wird es geprüft, jede neue Bescheinigung wird im EIBE-Portal abgefragt. Nachunternehmer erhalten rechtzeitig vor Ablauf eine Erinnerung. Die einzelnen Prüfpunkte stehen in unserer Checkliste Nachunternehmer.

Das Ergebnis in Zahlen

Ohne Folgebescheinigung hätte der Betrieb die 8.568 € selbst an das Finanzamt zahlen und vom Nachunternehmer zurückfordern müssen. Bei einem kleinen Nachunternehmer ist das ein echtes Ausfallrisiko.

Was andere Betriebe daraus lernen können

• Prüfen Sie die Bescheinigung vor jeder Zahlung, nicht nur bei der Vergabe. Maßgeblich ist der Zahlungstag, auch bei Abschlägen.

• Rechnen Sie 15 % immer vom Bruttobetrag. Bei § 13b-Rechnungen schlagen Sie die 19 % gedanklich auf, bevor Sie den Abzug berechnen. Die Grundlagen stehen im Ratgeber Bauabzugsteuer nach § 48 EStG.

• Fordern Sie Folgebescheinigungen aktiv an. Viele Nachunternehmer haben sie längst, schicken sie aber nicht von selbst.

• Behalten Sie im Zweifel ein. Liegt am Zahlungstag keine gültige Bescheinigung vor, ist der Einbehalt der sichere Weg. Eine später vorgelegte Bescheinigung ändert daran nichts.

• Denken Sie an Ihre eigene Bescheinigung. Den Folgeantrag können Sie sechs Monate vor Ablauf stellen. Wie das geht, erklärt der Ratgeber Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG.

Typische Fehler in der Praxis

• Bescheinigung nur beim ersten Auftrag geprüft: Bei Nachunternehmern, die jahrelang für Sie arbeiten, läuft die Bescheinigung irgendwann ab.

• 15 % vom Nettobetrag berechnet: Im Fall hätte das 1.368 € zu wenig ergeben.

• Freigrenze je Auftrag gerechnet: Die 5.000 € gelten für alle Zahlungen an denselben Leistenden im Kalenderjahr.

• USt 1 TG mit Freistellungsbescheinigung verwechselt: Die USt 1 TG regelt nur, wer die Umsatzsteuer schuldet, siehe § 13b UStG bei Bauleistungen. Für die Bauabzugsteuer zählt allein die Freistellungsbescheinigung.