Wer auf Montage, auf der Baustelle oder beim Kunden arbeitet, kann Verpflegungspauschalen ansetzen – pro Tag, ohne Einzelbelege. Für Handwerksbetriebe mit Außeneinsätzen ist das einer der wirksamsten und zugleich am häufigsten verschenkten Steuervorteile.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Die Anwendung hängt vom Einzelfall ab.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit – also Arbeit außerhalb des Betriebssitzes und der Wohnung – entstehen typischerweise höhere Verpflegungskosten. Statt diese einzeln nachzuweisen, gewährt der Gesetzgeber pauschale Tagessätze. Für Monteure, Bauhandwerker und Servicetechniker, die laufend bei Kunden und auf Baustellen sind, ist das der Regelfall.
Die Pauschalen im Inland
Für Tätigkeiten im Inland gelten feste Beträge (unverändert seit 2020):
14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem Tag,
28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden (mehrtägige Tätigkeit),
14 € jeweils für An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit.
Die Pauschale gilt ohne Einzelnachweis – entscheidend ist allein die Abwesenheitsdauer.
Wer hat Anspruch – die Frage der ersten Tätigkeitsstätte
Voraussetzung ist, dass am Einsatzort keine erste Tätigkeitsstätte besteht. Bauhandwerker und Monteure mit ständig wechselnden Baustellen üben eine Einsatzwechseltätigkeit aus – jede Fahrt zur Baustelle ist damit eine Auswärtstätigkeit und kann eine Pauschale auslösen.
Wer dagegen dauerhaft einem festen Standort (z. B. der Werkstatt) zugeordnet ist, hat dort seine erste Tätigkeitsstätte – für diese Wege gibt es keine Verpflegungspauschale, sondern die Entfernungspauschale.
Die Dreimonatsfrist
Wird dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte längerfristig aufgesucht, entfällt die Pauschale nach drei Monaten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.
Praktisch relevant bei Langzeitbaustellen: Hier sollte der Einsatz sauber dokumentiert werden, damit die Frist korrekt berechnet wird.
Steuerfreie Erstattung & Kürzung bei Mahlzeiten
Der Betrieb kann die Pauschalen steuerfrei an die Mitarbeiter erstatten (Auslöse) – das ist für beide Seiten attraktiver als eine reguläre Lohnerhöhung. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt:
Frühstück: 20 % der Tagespauschale (5,60 €),
Mittag- und Abendessen: je 40 % (je 11,20 €).
Wird nichts erstattet, kann der Arbeitnehmer die Pauschalen als Werbungskosten ansetzen; beim Selbstständigen sind sie Betriebsausgabe.
Was Betriebe konkret tun sollten
Abwesenheitszeiten je Mitarbeiter und Tag sauber erfassen (Stundenzettel, Zeiterfassung, Bautagebuch).
Auslöse korrekt in der Lohnabrechnung abbilden – ein häufiges Thema in der Lohnsteuer-Außenprüfung.
Mahlzeitengestellung (z. B. vom Bauherrn bezahltes Mittagessen) berücksichtigen.
Mehr zu unserer Arbeit für Bau- und Ausbaubetriebe finden Sie auf unserer Branchenseite.
Auslöse & Reisekosten richtig abrechnen.
CAPSIVERA richtet die Reisekosten- und Auslöse-Abrechnung für Ihren Handwerksbetrieb sauber ein – steuerfrei für die Mitarbeiter, sicher in der Lohnabrechnung und geprüft für die nächste Lohnsteuer-Außenprüfung.
Geht die Montage über die Grenze, kommen zu den Reisekosten weitere Pflichten: A1-Bescheinigung ab dem ersten Tag, Entsendemeldung im Zielland und im Zweifel eine Betriebsstätte.
Auslandseinsatz: A1 & Betriebsstätte
Wer beruflich auswärts tätig ist – auf Montage, Baustelle oder Kundentermin – kann Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe oder Werbungskosten geltend machen. Angesetzt werden feste Pauschalen, nicht die tatsächlichen Kosten.
Die Pauschalen 2026 (Inland)
28 € bei ganztägiger Abwesenheit (volle 24 Stunden)
14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit
14 € jeweils für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen
0 € bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit
Eine für 2024 geplante Erhöhung wurde nicht umgesetzt – die Sätze gelten 2026 unverändert.
Interaktiver Rechner
Verpflegungsmehraufwand berechnen
Zählen Sie Ihre Einsatztage zusammen und sehen Sie sofort, welche Verpflegungspauschale Sie steuerlich abziehen können. Richtwert, keine individuelle Beratung.
Abziehbare Verpflegungspauschale pro Jahr
–
- Geschätzte Steuerersparnis
- –
- Eintägige Einsätze
- –
- Volle Reisetage
- –
- An- und Abreisetage
- –
- Summe Verpflegungspauschalen
- –
Werden Ihnen Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, sind die Pauschalen zu kürzen: Frühstück −5,60 €, Mittag- und Abendessen je −11,20 €. Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Einsatzstelle entfällt der Anspruch (Dreimonatsfrist). Vereinfachte Berechnung der inländischen Verpflegungspauschalen – Auslandstagegelder und Mahlzeitenkürzungen sind nicht berücksichtigt.
Vereinfachte Orientierung, keine individuelle Beratung. Ihre Eingaben werden nicht gespeichert.
Montage und Reisekosten in kurzen Videos
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
28 € bei ganztägiger Abwesenheit, 14 € bei mehr als 8 Stunden sowie für An- und Abreisetage. Die Sätze bleiben 2026 unverändert.
Wie wird bei gestelltem Essen gekürzt?
Frühstück −5,60 €, Mittag- und Abendessen je −11,20 €. Maximal bis auf 0 €.
Was ist die Dreimonatsfrist?
Bei Einsatz an derselben auswärtigen Stätte entfällt der Anspruch nach drei Monaten. Eine Pause von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale im Inland?
Bei eintägiger Auswärtstätigkeit über 8 Stunden 14 €, bei vollen Reisetagen mit 24 Stunden Abwesenheit 28 € und für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise je 14 €.
Wie wirken vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten?
Die Pauschale wird gekürzt: für ein Frühstück um 5,60 €, für ein Mittag- oder Abendessen um je 11,20 €.
Gilt das auch für eintägige Einsätze?
Ja. Sobald die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mehr als 8 Stunden beträgt, gibt es 14 € pro Tag.
Was passiert nach drei Monaten auf derselben Baustelle?
Die Pauschale entfällt für diese Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Dreimonatsfrist zurück.
Muss der Mitarbeiter Belege sammeln?
Nein. Die Pauschale wird ohne Einzelnachweis gewährt – maßgeblich sind nur die dokumentierten Abwesenheitszeiten.
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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand vom 20.09.2026 wieder. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr.
