Auslandseinsatz von Monteuren: A1, Entsendung und Steuern

Wer Mitarbeiter zur Montage ins EU-Ausland schickt, braucht für jeden Einsatz eine A1-Bescheinigung. Sie belegt, dass der Mitarbeiter bis zu 24 Monate in Deutschland sozialversichert bleibt (Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004), und wird seit 1.1.2025 nur noch elektronisch beantragt. Steuerlich bleibt der Lohn in der Regel in Deutschland, solange sich der Mitarbeiter höchstens 183 Tage im Einsatzstaat aufhält und keine dortige Betriebsstätte den Lohn trägt. Eine Baustelle wird nach deutschem Recht ab mehr als sechs Monaten zur Betriebsstätte (§ 12 AO), nach dem OECD-Musterabkommen erst ab mehr als zwölf Monaten.

Werte und Fristen im Überblick

Für Auslandseinsätze gelten eigene Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen je Land, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht. Maßgeblich ist das Land, das der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Mehr dazu im Ratgeber Verpflegungsmehraufwand 2026.

Sozialversicherung: die A1-Bescheinigung

Innerhalb der EU unterliegt jeder Beschäftigte nur dem Sozialversicherungsrecht eines Staates. Grundsätzlich ist das der Staat, in dem er arbeitet. Die Entsendung ist die Ausnahme: Schickt ein deutscher Betrieb seinen Mitarbeiter vorübergehend ins Ausland und löst er dort keinen anderen entsandten Mitarbeiter ab, bleibt er bis zu 24 Monate in Deutschland versichert. Wer regelmäßig in mehreren Staaten arbeitet, fällt unter eine eigene Regel (Art. 13 der Verordnung) und braucht eine A1-Bescheinigung für die Tätigkeit in mehreren Staaten.

So läuft der Antrag:

1. Der Arbeitgeber stellt den Antrag aus einem zertifizierten Lohnprogramm oder über das SV-Meldeportal, jeweils mit Beginn und voraussichtlichem Ende des Einsatzes.

2. Papier oder Fax sind seit 1.1.2025 ausgeschlossen. Die Antwort des Sozialversicherungsträgers kommt ebenfalls elektronisch.

3. Die Bescheinigung sollte vor Abreise vorliegen. Der Mitarbeiter führt sie auf der Baustelle mit, ausgedruckt oder digital.

Eine Mindestdauer gibt es nicht. Auch ein Wartungseinsatz von einem Tag ist eine Entsendung. Ohne A1-Bescheinigung kann der Einsatzstaat Beiträge nach seinem eigenen Recht verlangen.

Meldepflichten und Arbeitsbedingungen im Einsatzstaat

Die A1-Bescheinigung regelt nur die Sozialversicherung. Nach der europäischen Entsenderichtlinie verlangt jeder EU-Staat zusätzlich eine eigene Meldung:

• Zeitpunkt: vor oder spätestens bei Beginn der Entsendung, in einer dort zugelassenen Sprache.

• Inhalt: Identität des Arbeitgebers, Zahl der Entsandten, Ansprechperson, Anschrift der Baustelle, Beginn und Ende sowie Art der Leistung.

• Änderungen: Verschiebungen und Unterbrechungen sind nachzumelden.

Während des Einsatzes gelten die Kernarbeitsbedingungen des Einsatzstaats, darunter Entlohnung einschließlich Überstundenzuschlägen, Höchstarbeitszeiten, Mindesturlaub und Arbeitsschutz. Die Ausnahme für kurze Erstmontagen von bis zu acht Tagen gilt für das Baugewerbe nicht. Nach zwölf Monaten, mit begründeter Mitteilung nach 18 Monaten, gelten fast alle Arbeitsbedingungen des Einsatzstaats. Meldeportal und Mindestlöhne finden Sie auf der offiziellen Entsende-Website des jeweiligen Staates.

Dauert die Arbeit im Ausland länger als vier Wochen, muss der Mitarbeiter vor der Abreise schriftlich unter anderem über Dauer, Währung des Lohns, zusätzliche Vergütungen und die Rückkehr informiert werden (§ 2 Abs. 2 NachwG).

Lohnsteuer: die 183-Tage-Regel

Die Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) folgen meist Art. 15 des OECD-Musterabkommens. Danach bleibt das Besteuerungsrecht für den Lohn in Deutschland, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Der Mitarbeiter hält sich im Tätigkeitsstaat nicht mehr als 183 Tage im maßgeblichen Zeitraum auf.

2. Der Arbeitgeber ist nicht im Tätigkeitsstaat ansässig.

3. Der Lohn wird nicht von einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat getragen.

Der Bezugszeitraum steht im jeweiligen Abkommen: je nach DBA das Kalenderjahr, das Steuerjahr oder ein beliebiger Zwölfmonatszeitraum. Fällt eine Bedingung weg, darf der Tätigkeitsstaat den Lohn für die dort geleisteten Arbeitstage besteuern. In Deutschland wird er dann freigestellt und erhöht über den Progressionsvorbehalt den Steuersatz auf das übrige Einkommen. Damit Sie im Lohnabzug keine deutsche Lohnsteuer einbehalten müssen, beantragen Arbeitnehmer oder Arbeitgeber die Freistellung beim Betriebsstättenfinanzamt (§ 39 Abs. 4 Nr. 5 EStG).

Betriebsstätte bei Montagen und Rechenbeispiel

Eine Betriebsstätte im Ausland bedeutet: Der Gewinn dieser Baustelle wird dort versteuert, mit Registrierung und Steuererklärungen im Einsatzstaat. Nach § 12 AO gilt eine Bauausführung oder Montage ab mehr als sechs Monaten als Betriebsstätte. Das gilt auch für mehrere gleichzeitig laufende oder ohne Unterbrechung aufeinanderfolgende Baustellen. Im Verhältnis zu Abkommensstaaten geht das DBA vor. Das OECD-Musterabkommen setzt in Art. 5 Abs. 3 zwölf Monate an. Einzelne Abkommen weichen ab, deshalb ist das konkrete DBA zu prüfen. Wird die Frist überschritten, besteht die Betriebsstätte vom ersten Tag an.

Beispiel: Ein Metallbaubetrieb aus Köln montiert eine Stahlhalle bei Venlo. Angenommen, das maßgebliche Abkommen setzt wie das OECD-Musterabkommen zwölf Monate an. Ein Monteur arbeitet fünf Tage pro Woche auf der Baustelle und fährt am Wochenende nach Hause.

Je nach Bezugszeitraum des Abkommens behält Deutschland das Besteuerungsrecht für 2026 oder verliert es. In der verzögerten Variante kommt hinzu: Trägt die ausländische Betriebsstätte den Lohn, darf der Einsatzstaat auch unterhalb von 183 Tagen besteuern. Erfassen Sie deshalb Projektdauer und Aufenthaltstage ab dem ersten Tag.

Umsatzsteuer am Ort des Grundstücks

Bauleistungen und Montagen an einem Grundstück werden dort ausgeführt, wo das Grundstück liegt (§ 3a Abs. 3 Nr. 1 UStG). Die Montage in Venlo ist also ein niederländischer Umsatz. Ist der Kunde dort Unternehmer, geht die Steuerschuld in vielen EU-Staaten auf ihn über, ähnlich wie im Inland nach § 13b UStG bei Bauleistungen. Bei Privatkunden im Ausland müssen Sie sich in der Regel dort für die Umsatzsteuer registrieren. Klären Sie das vor dem Angebot, damit der Preis stimmt. Mehr zum Prinzip im Glossar unter Reverse Charge.

Liefern Sie dagegen nur Material ohne Montage, gelten die Regeln für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Sonderfälle

• Tätigkeit in mehreren Staaten: Wer regelmäßig in Deutschland und den Niederlanden arbeitet, bekommt keine Entsende-A1, sondern eine Bescheinigung nach Art. 13. Den Antrag stellen Sie über das SV-Meldeportal.

• Einsatz über 24 Monate: Eine Verlängerung der deutschen Versicherung ist nur per Ausnahmevereinbarung zwischen beiden Staaten möglich. Sonst wechselt der Mitarbeiter in die Sozialversicherung des Einsatzstaats.

• Staaten außerhalb der EU: Mit einigen Staaten bestehen Sozialversicherungsabkommen mit eigener Bescheinigung, die seit 1.1.2026 grundsätzlich ebenfalls elektronisch beantragt wird.

• Selbstständige Subunternehmer: Sie beantragen ihre A1-Bescheinigung selbst über das SV-Meldeportal.

• Grenzgänger: Wohnt der Mitarbeiter im Nachbarland und arbeitet in Deutschland, gelten eigene Regeln, teils mit Sonderbestimmungen in den Abkommen.

Typische Fehler in der Praxis

• A1 erst nach der Kontrolle beantragt: Liegt die Bescheinigung nicht vor, können je nach Staat Bußgelder und Beitragsforderungen folgen.

• Entsendemeldung vergessen: A1 und Entsendemeldung sind zwei getrennte Pflichten bei zwei verschiedenen Stellen.

• Projektdauer nicht überwacht: Verzögerungen schieben eine Baustelle unbemerkt über die Betriebsstättengrenze, mit Steuerpflichten rückwirkend ab dem ersten Tag.

• Deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung: Für Arbeiten an einem Grundstück im Ausland ist deutsche Umsatzsteuer falsch. Sie schulden sie trotzdem, wenn sie ausgewiesen ist.

• Inlandspauschalen für Auslandstage: Für Verpflegung und Übernachtung gelten die Länderwerte des Bundesfinanzministeriums. Wer Inlandswerte ansetzt, erstattet zu wenig oder zu viel steuerfrei.

• Mindestlohn des Einsatzstaats ignoriert: Liegt er über dem deutschen Lohn, müssen Sie für die Einsatzzeit aufstocken.