Steuerberater wechseln: Kündigung, Unterlagen, Fristen

Einen Steuerberater wechseln Sie, indem Sie den Vertrag mit der darin vereinbarten Frist kündigen. Daneben erlaubt § 627 BGB bei Diensten höherer Art, die auf besonderem Vertrauen beruhen, eine Kündigung ohne Frist, sofern kein dauerndes Dienstverhältnis mit festen Bezügen besteht. Ihre Unterlagen muss die bisherige Kanzlei nach § 66 Abs. 2 StBerG herausgeben, darf sie aber bis zur Zahlung offener Gebühren und Auslagen zurückhalten, solange das nicht unangemessen ist (§ 66 Abs. 3 StBerG).

Ein Grund für die Kündigung muss nicht genannt werden. Damit der Wechsel ohne Lücken gelingt, kommt es auf drei Dinge an: die richtige Frist, eine vollständige Übergabe der Unterlagen und Daten und den Überblick über laufende Fristen beim Finanzamt.

Kündigung: Vertrag, § 627 BGB und Fristen

Ein Steuerberatungsvertrag ist in der Regel ein Dienstvertrag. Wie und wann er endet, steht zuerst im Vertrag selbst. Üblich sind Kündigungsfristen von einem oder mehreren Monaten, oft zum Monats- oder Quartalsende. Prüfen Sie außerdem, ob Kündigungen in Textform (zum Beispiel per E-Mail) genügen oder ob Schriftform verlangt ist.

§ 627 BGB geht weiter: Bei Diensten höherer Art, die aufgrund besonderen Vertrauens übertragen werden, kann der Vertrag auch ohne wichtigen Grund jederzeit gekündigt werden. Das gilt nicht, wenn der Dienstleister in einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen steht. Ob ein Vertrag mit fester Monatspauschale darunter fällt, hängt von der Gestaltung im Einzelfall ab. Wer sich auf § 627 BGB stützen will, sollte das vorher prüfen lassen.

Für bereits erbrachte Arbeit kann die Kanzlei auch nach einer Kündigung nach § 627 BGB den entsprechenden Teil ihrer Vergütung verlangen (§ 628 Abs. 1 BGB). Wurde für einen späteren Zeitraum im Voraus gezahlt, ist dieser Betrag zurückzuerstatten.

Fristen und Regeln 2026 im Überblick

Die längeren Abgabefristen für beratene Steuerpflichtige gelten nur, solange ein Steuerberater mit der Erklärung beauftragt ist. Das Finanzamt kann Erklärungen auch früher anfordern (§ 149 Abs. 4 AO).

Unterlagen und Daten: was herauszugeben ist

Das Gesetz unterscheidet zwischen Unterlagen, die Sie der Kanzlei gegeben haben, und dem, was die Kanzlei selbst erarbeitet hat.

Ihre eigenen Unterlagen

Belege, Verträge, Kontoauszüge, Bescheide und andere Dokumente, die Sie der Kanzlei überlassen haben, sind Ihnen auf Verlangen herauszugeben (§ 66 Abs. 2 StBerG). Das gilt auch, wenn sie elektronisch geführt werden (§ 66 Abs. 4 StBerG). Nicht dazu gehören die Korrespondenz zwischen Ihnen und der Kanzlei, Dokumente, die Sie bereits im Original oder als Abschrift haben, und interne Arbeitspapiere der Kanzlei.

Zurückbehaltungsrecht bei offenen Rechnungen

Sind Gebühren und Auslagen noch offen, darf die Kanzlei die Herausgabe verweigern, bis sie bezahlt sind (§ 66 Abs. 3 StBerG). Das Zurückbehaltungsrecht gilt nicht, wenn die Zurückhaltung nach den Umständen unangemessen wäre. Das kann etwa der Fall sein, wenn nur ein kleiner Betrag offen ist, Sie die Unterlagen aber dringend für eine Frist brauchen. Ob eine Rechnung berechtigt ist, richtet sich nach der Vereinbarung oder der Steuerberatervergütungsverordnung (Was kostet ein Steuerberater?).

Arbeitsergebnisse der Kanzlei

Buchführung, Jahresabschlüsse, Lohnabrechnungen und Steuererklärungen sind Arbeitsergebnisse der Kanzlei. Ihr Anspruch darauf ergibt sich aus dem Vertrag. Bezahlte Arbeitsergebnisse stehen Ihnen zu. Für noch nicht bezahlte Arbeiten kann die Kanzlei die Herausgabe in der Regel bis zur Zahlung verweigern. Klären Sie offene Posten deshalb früh.

DATEV-Daten und Datenübernahme

Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV. Arbeiten bisherige und neue Kanzlei beide mit DATEV, lassen sich Bestände wie Stammdaten, Buchungen, Anlagenverzeichnis und Lohndaten in der Regel elektronisch übergeben. Die Übergabe muss die bisherige Kanzlei veranlassen. Arbeitet die neue Kanzlei mit anderer Software, werden die Daten über Exportdateien übernommen. Fragen Sie konkret nach, welche Daten in welchem Format übergeben werden. Unterschiede zwischen den Systemen erklärt der Beitrag DATEV oder Pennylane.

Ablauf eines Wechsels in sechs Schritten

1. Vertrag prüfen: Kündigungsfrist, Form, vereinbarte Vergütung, offene Rechnungen.

2. Neue Kanzlei mandatieren: Erst wenn das neue Mandat feststeht, kündigen. So entsteht keine Lücke bei Fristen.

3. Kündigen: in der vereinbarten Form, mit Datum, zu dem der Vertrag enden soll. Bitten Sie um schriftliche Bestätigung des Vertragsendes.

4. Übergabe anfordern: Liste der Unterlagen und Daten, die Sie zurück bzw. an die neue Kanzlei übergeben haben möchten. Dazu gehören auch Übersichten über offene Fristen, laufende Einsprüche und Betriebsprüfungen.

5. Vollmachten umstellen: Die Vollmacht der bisherigen Kanzlei gegenüber dem Finanzamt widerrufen, die neue Kanzlei erhält eine eigene Vollmacht. Bei Steuerberatern läuft das meist über die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern.

6. Laufende Buchhaltung und Lohn übernehmen: Ab dem Stichtag bucht und rechnet die neue Kanzlei ab. Für Lohnabrechnungen werden die Jahreswerte der bisherigen Monate benötigt.

Rechenbeispiel: Vertragsende und Kosten

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb hat einen Vertrag mit fester Monatspauschale von 350 € netto und einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Quartalsende. Die Kündigung geht am 10.11.2026 zu. Ein Fall des § 627 BGB wird nicht angenommen.

Hätte die Kündigung die Kanzlei bis zum 30.9.2026 erreicht, wäre der Vertrag am 31.12.2026 geendet. Bei einem Wechsel zum Jahreswechsel lohnt es sich daher, früh zu kündigen. Welche Leistungen für die Pauschale bis zum Vertragsende geschuldet sind, etwa noch der Jahresabschluss oder nur die laufende Buchhaltung, regelt der Vertrag.

Sonderfälle

• Wechsel mitten im Jahr: Rechtlich jederzeit möglich. Für die Lohnabrechnung braucht die neue Kanzlei Lohnkonten und Jahreswerte, für die Buchführung die Salden zum Stichtag. Bei Bauunternehmen kommen die Meldedaten zur SOKA-BAU hinzu.

• Laufende Betriebsprüfung oder Einspruch: Die Übergabe muss den Stand des Verfahrens, Fristen und den bisherigen Schriftverkehr mit dem Finanzamt umfassen (Betriebsprüfung, Einspruch).

• Streit über Honorar: Sie können die Steuerberaterkammer um Vermittlung bitten (§ 76 Abs. 2 Nr. 3 StBerG). Wer Unterlagen dringend braucht, kann offene Beträge unter Vorbehalt zahlen und die Berechtigung der Rechnung danach klären.

• Kanzlei kündigt selbst: Auch die Kanzlei darf nach § 627 Abs. 2 BGB nicht zur Unzeit kündigen, also nicht so, dass Sie sich keinen Ersatz mehr beschaffen können, es sei denn, es liegt ein wichtiger Grund vor.

• Aufbewahrung: Der Wechsel ändert nichts an Ihren eigenen Aufbewahrungspflichten. Bücher und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren (Aufbewahrungsfristen 2026).

Typische Fehler in der Praxis

• Erst kündigen, dann suchen: Zwischen zwei Mandaten laufen Fristen weiter. Ohne beauftragten Steuerberater gelten für neue Erklärungen die kürzeren Fristen für nicht beratene Steuerpflichtige.

• Kündigungsfrist nicht prüfen: Wer die vertragliche Frist übersieht, zahlt Pauschalen länger als geplant.

• Unvollständige Übergabeliste: Fehlen Anlagenverzeichnis, Saldenlisten, Lohnjournale oder Bescheide, entsteht in der neuen Kanzlei Doppelarbeit.

• Vollmacht nicht widerrufen: Bescheide und Schreiben des Finanzamts gehen dann weiter an die bisherige Kanzlei.

• Offene Rechnungen ignorieren: Ein berechtigtes Zurückbehaltungsrecht kann die Übergabe verzögern. Klären Sie offene Posten vor oder mit der Kündigung.

• Wechsel kurz vor einer Frist: Liegt eine Abgabefrist, ein Einspruch oder ein Prüfungstermin in den nächsten Wochen, sollte die Zuständigkeit für genau diese Aufgabe schriftlich geklärt sein.

CAPSIVERA arbeitet mit DATEV und Pennylane und betreut auch Betriebe, die von einer anderen Kanzlei wechseln.