Scheinselbstständigkeit bei Subunternehmern im Handwerk und in der Reinigung

Scheinselbstständig ist, wer als „Subunternehmer“ abrechnet, tatsächlich aber nach Weisungen arbeitet und in Ihren Betrieb eingegliedert ist (§ 7 Abs. 1 SGB IV). Stellt eine Prüfung das fest, zahlen Sie als Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge für bis zu 4 Jahre rückwirkend, bei Vorsatz für bis zu 30 Jahre (§ 25 SGB IV), und zwar auch den Arbeitnehmeranteil. Umsatzsteuerlich ist der Scheinselbstständige kein Unternehmer: Aus seinen Rechnungen mit Umsatzsteuer dürfen Sie keine Vorsteuer ziehen, während er die ausgewiesene Steuer trotzdem schuldet (§ 14c Abs. 2 UStG).

Was Scheinselbstständigkeit ist

Das Gesetz kennt den Begriff nicht. Es fragt nur, ob eine Beschäftigung vorliegt. Beschäftigung ist nach § 7 Abs. 1 SGB IV „die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis“. Anhaltspunkte sind eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Entscheidend ist das Gesamtbild der tatsächlichen Durchführung. Ein Vertrag mit der Überschrift „Subunternehmervertrag“, ein Gewerbeschein oder eine eigene Steuernummer ändern daran nichts. Die Deutsche Rentenversicherung betont: Weichen Vereinbarungen von den tatsächlichen Verhältnissen ab, geben die tatsächlichen Verhältnisse den Ausschlag (DRV).

Im Handwerk und in der Gebäudereinigung ist das Risiko hoch. Typisch sind Ein-Mann-Subunternehmer, die über Monate nur für einen Betrieb arbeiten, mit dessen Material und Werkzeug, in dessen Kolonne und nach dessen Einsatzplan. Bau und Gebäudereinigung gehören zudem zu den Schwerpunktbranchen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Mehr zum Begriff im Glossar unter Scheinselbstständigkeit.

Kriterien: Subunternehmer oder Arbeitnehmer?

Kein einzelnes Merkmal entscheidet. Die Prüfer wägen alle Umstände gegeneinander ab. Die folgende Übersicht beruht auf den Merkmalen, die die Rentenversicherung nennt, übertragen auf Bau und Reinigung.

Ein einfacher Test: Könnte der Subunternehmer den Auftrag ablehnen, einen eigenen Mitarbeiter schicken und mit dem Auftrag Verlust machen? Wenn alles dreimal mit Nein beantwortet wird, spricht viel für eine Beschäftigung. Die Rentenversicherung bietet seit April 2026 einen kostenlosen Online-Selbstcheck an. Er ist nicht verbindlich und ersetzt kein Statusfeststellungsverfahren (DRV, Pressemitteilung vom 16.4.2026).

Statusfeststellung nach § 7a SGB IV

Verbindlich klären lässt sich der Status mit einem Antrag bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund (§ 7a SGB IV). Antragsberechtigt sind Auftraggeber und Auftragnehmer. Die Entscheidung bindet auch die anderen Sozialversicherungsträger.

Die wichtigsten Regeln:

• Kein Antrag während einer Prüfung: Hat die Einzugsstelle oder ein anderer Träger bereits ein Verfahren eingeleitet, ist der Antrag ausgeschlossen.

• Frist von einem Monat nutzen: Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit gestellt und eine Beschäftigung festgestellt, beginnt die Versicherungspflicht erst mit der Bekanntgabe der Entscheidung. Voraussetzung: Der Auftragnehmer stimmt zu und ist bis dahin gegen Krankheit und für das Alter abgesichert (§ 7a Abs. 5 SGB IV).

• Prognoseentscheidung: Schon vor Beginn des Auftrags kann auf Grundlage des Vertrags entschieden werden (§ 7a Abs. 4a SGB IV).

• Gleichartige Aufträge: Für mehrere gleich gestaltete Subunternehmerverträge kann der Auftraggeber nach einer Einzelentscheidung eine gutachterliche Äußerung beantragen (§ 7a Abs. 4b SGB IV). Prognoseentscheidung und gutachterliche Äußerung sind nach § 7a Abs. 7 SGB IV bis zum 30.6.2027 befristet.

• Aufschiebende Wirkung: Widerspruch und Klage gegen die Entscheidung haben aufschiebende Wirkung (§ 7a Abs. 6 SGB IV).

Folgen in der Sozialversicherung

Wird eine Beschäftigung festgestellt, gilt der Auftraggeber als Arbeitgeber. Er schuldet den Gesamtsozialversicherungsbeitrag für die Vergangenheit, 2026 sind das bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag 42,3 % des Entgelts ohne Kinderlosenzuschlag und Umlagen (TK, Beitragssätze 2026).

• Arbeitnehmeranteil: Den Anteil des Beschäftigten kann der Arbeitgeber nur durch Abzug vom Lohn zurückholen, und unterbliebene Abzüge nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen (§ 28g SGB IV). Ist die Zusammenarbeit beendet, trägt der Arbeitgeber praktisch alles.

• Verjährung: Beiträge verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres ihrer Fälligkeit, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen in 30 Jahren (§ 25 Abs. 1 SGB IV). Vorsatz kann schon vorliegen, wenn der Betrieb die Beitragspflicht für möglich hielt und sie in Kauf nahm.

• Säumniszuschläge: Für jeden angefangenen Monat fällt 1 % des rückständigen, auf 50 € abgerundeten Betrags an. Bei einer Nachforderung für die Vergangenheit entfallen sie nur, wenn der Arbeitgeber glaubhaft macht, dass er unverschuldet nichts von der Zahlungspflicht wusste (§ 24 SGB IV).

• Hochrechnung: Bei illegalen Beschäftigungsverhältnissen, in denen weder Steuern noch Beiträge gezahlt wurden, gilt ein Nettoentgelt als vereinbart (§ 14 Abs. 2 Satz 2 SGB IV). Die Beiträge werden dann von einem hochgerechneten Bruttolohn berechnet.

• Strafrecht: Wer Beiträge vorenthält, kann sich nach § 266a StGB strafbar machen. Der Strafrahmen reicht bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.

Folgen bei Lohnsteuer und Umsatzsteuer

Lohnsteuer: Ist der Subunternehmer Arbeitnehmer, hätte der Betrieb Lohnsteuer einbehalten müssen. Dafür haftet der Arbeitgeber (§ 42d EStG). Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind insoweit Gesamtschuldner.

Umsatzsteuer: Unternehmer ist nur, wer selbstständig tätig ist. Wer so in ein Unternehmen eingegliedert ist, dass er den Weisungen folgen muss, ist es nicht (§ 2 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Das Finanzamt prüft das eigenständig nach den Merkmalen des Umsatzsteuerrechts, die im Kern denselben Abwägungen folgen. Für die Rechnungen des Scheinselbstständigen bedeutet das:

Die nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldete Steuer kann erst berichtigt werden, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, also wenn der Auftraggeber die Vorsteuer nicht gezogen oder an das Finanzamt zurückgezahlt hat (§ 14c UStG). Am Bau laufen viele Subunternehmerrechnungen über § 13b UStG. Dann ist der umsatzsteuerliche Schaden meist gering, aber die Voranmeldungen sind trotzdem zu korrigieren.

Rechenbeispiel: Nachforderung nach drei Jahren

Beispiel: Ein Elektrobetrieb setzt von Januar 2023 bis Dezember 2025 einen Ein-Mann-Subunternehmer ein. Er arbeitet nur für diesen Betrieb, fährt im Firmentransporter mit, nutzt das Werkzeug des Betriebs und erhält monatlich rund 3.500 € netto nach Stundenzetteln. Die Rentenversicherung stellt bei der Betriebsprüfung im Jahr 2026 eine Beschäftigung fest. Vereinfacht wird mit den Beitragssätzen 2026 gerechnet und das Nettohonorar als Arbeitsentgelt angesetzt.

Hinzu kommen je nach Fall Säumniszuschläge, Beiträge zur Unfallversicherung, Umlagen, Zinsen auf die Umsatzsteuer und die Lohnsteuerhaftung. Tatsächlich gelten für 2023 bis 2025 die Beitragssätze des jeweiligen Jahres. Die Größenordnung zeigt aber: Schon ein einziger falsch eingestufter Subunternehmer kann einen kleinen Betrieb in Liquiditätsprobleme bringen.

Sonderfälle

• Rentenversicherungspflicht trotz Selbstständigkeit: Auch echte Selbstständige können selbst rentenversicherungspflichtig sein, etwa wenn sie keine versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und auf Dauer im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). Für Handwerker in der Handwerksrolle gilt § 2 Satz 1 Nr. 8 SGB VI. Diese Beiträge trägt der Selbstständige, nicht der Auftraggeber.

• Subunternehmer mit eigenen Mitarbeitern: Wer eigene Leute beschäftigt, eigene Kunden hat und Angebote kalkuliert, ist in der Regel selbstständig. Für deren Mindestlohn haften Sie trotzdem als Auftraggeber. Mehr dazu im Beitrag Nachunternehmerhaftung in Bau und Gebäudereinigung.

• Ausländische Ein-Mann-Firmen: Hier stellt sich dieselbe Frage. Welches Sozialversicherungsrecht dann gilt, hängt zusätzlich von der A1-Bescheinigung des Heimatstaats ab, was die Prüfung aufwendiger macht. Mehr im Beitrag Ausländische Subunternehmer im Bau.

• Ehemalige Mitarbeiter als Subunternehmer: Wer gestern noch angestellt war und heute dieselbe Arbeit als „Subunternehmer“ macht, fällt bei Prüfungen besonders auf.

• Reinigungskräfte mit Gewerbeschein: Feste Objekte, feste Zeiten und gestellte Reinigungsmittel sprechen für eine Beschäftigung. Dann gelten auch Branchenmindestlohn und Aufzeichnungspflichten. Mehr im Beitrag Arbeitszeit aufzeichnen im Bau und in der Gebäudereinigung.

Typische Fehler in der Praxis

• Auf den Gewerbeschein verlassen: Er sagt nichts über den Status aus.

• Stundenlohn ohne Verhandlung: Wer wie ein Arbeitnehmer pro Stunde bezahlt wird und kein Preisrisiko trägt, wirkt wie ein Arbeitnehmer.

• Statusfeststellung zu spät: Die Monatsfrist für den späteren Beginn der Versicherungspflicht nach § 7a Abs. 5 SGB IV läuft ab Beginn der Tätigkeit.

• Vertrag und Praxis passen nicht: Ein sauberer Werkvertrag hilft nicht, wenn der Subunternehmer täglich vom Vorarbeiter eingeteilt wird.

• Vorsteuer aus jeder Rechnung gezogen: Ohne Prüfung des Status droht bei Rechnungen mit Umsatzsteuer der Verlust des Vorsteuerabzugs.

• Keine Dokumentation: Angebote, eigene Rechnungen an andere Kunden, Versicherungsnachweise und eigene Betriebsmittel des Subunternehmers sollten in der Nachunternehmerakte liegen.

CAPSIVERA betreut Handwerks- und Reinigungsbetriebe bei Lohnabrechnung, Umsatzsteuer und Betriebsprüfungen.