Ausländische Subunternehmer im Bau: Umsatzsteuer, Bauabzug, A1 (2026)

Beauftragen Sie als Unternehmer eine Baufirma aus Polen, Rumänien oder einem anderen Staat, schulden Sie die deutsche Umsatzsteuer von 19 % nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 5 UStG. Die ausländische Firma rechnet netto ab. Legt sie keine Freistellungsbescheinigung ihres zentral zuständigen deutschen Finanzamts vor, müssen Sie zusätzlich 15 % Bauabzugsteuer vom Bruttobetrag einbehalten (§ 48 EStG). Für die entsandten Arbeitnehmer gelten deutscher Mindestlohn, Urlaubskassenbeiträge an die SOKA-BAU und eine Anmeldung beim Zoll vor Arbeitsbeginn. Als Generalunternehmer haften Sie für den Mindestlohn mit.

Wann ein Subunternehmer als ausländisch gilt

Entscheidend ist nicht die Staatsangehörigkeit, sondern die Ansässigkeit. Nach § 13b Abs. 7 UStG ist ein Unternehmer im Ausland ansässig, wenn er im Inland weder Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz, Geschäftsleitung noch eine Betriebsstätte hat. Eine polnische Sp. z o.o. ohne deutsche Niederlassung ist also ausländisch. Ein polnischer Handwerker mit Gewerbe in Köln ist es nicht.

Zwei Feinheiten:

• Inländische Betriebsstätte: Hat die ausländische Firma eine Betriebsstätte in Deutschland, die an dem konkreten Auftrag nicht beteiligt ist, gilt sie für diesen Umsatz trotzdem als im Ausland ansässig.

• Zweifel: Ist unklar, ob der Subunternehmer im Inland ansässig ist, entfällt Ihre Steuerschuld nur, wenn er eine Bescheinigung seines Finanzamts vorlegt, dass er nicht im Ausland ansässig ist.

Klären Sie die Ansässigkeit vor dem ersten Auftrag. Sie entscheidet über die Umsatzsteuer, das zuständige Finanzamt und die Meldepflichten beim Zoll.

Pflichten 2026 auf einen Blick

Umsatzsteuer: § 13b Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 4 UStG

Bei Bauleistungen kennen die meisten Betriebe § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Danach schuldet der Auftraggeber die Steuer nur, wenn er selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Für ausländische Subunternehmer gilt zusätzlich Nr. 1: Bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers schuldet jeder Leistungsempfänger die Steuer, der Unternehmer oder juristische Person ist (§ 13b Abs. 5 Satz 1 UStG).

Das hat praktische Folgen:

• Auch Nicht-Bauleister werden Steuerschuldner. Eine Hausverwaltung, ein Autohaus oder ein Zahnarzt, der eine polnische Firma mit Umbauarbeiten beauftragt, muss die Umsatzsteuer selbst anmelden.

• Nicht nur Bauleistungen sind erfasst. Auch eine Gebäudereinigung, eine Wartung oder eine Planungsleistung einer ausländischen Firma fällt unter Nr. 1.

• Privatkunden sind nicht betroffen. Arbeitet die ausländische Firma für eine Privatperson, muss sie sich in Deutschland für die Umsatzsteuer registrieren und selbst 19 % in Rechnung stellen.

Die Steuer entsteht mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Kalendermonats nach der Leistung. Sie melden sie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung an und ziehen sie im selben Zug als Vorsteuer ab, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Für Sie als regelbesteuerten Betrieb ist das im Ergebnis neutral. Die Rechnung des Subunternehmers enthält keine deutsche Umsatzsteuer, sondern den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Mehr zu den Grundregeln im Beitrag § 13b UStG bei Bauleistungen.

Bauabzugsteuer und zentral zuständige Finanzämter

Die Bauabzugsteuer gilt für jede Bauleistung, die im Inland erbracht wird, unabhängig vom Sitz des Leistenden (§ 48 Abs. 1 EStG). Ohne gültige Freistellungsbescheinigung behalten Sie 15 % der Gegenleistung ein. Gegenleistung ist das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer, bei § 13b also einschließlich der Steuer, die Sie selbst schulden. Ausnahme sind die Freigrenzen von 5.000 € im Kalenderjahr (15.000 € bei Auftraggebern mit ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen). Details im Beitrag Bauabzugsteuer nach § 48 EStG.

Für ausländische Bauunternehmen ist ein bestimmtes deutsches Finanzamt zuständig. Nach § 20a AO ist das Finanzamt, das für die Umsatzsteuer des Unternehmers zuständig ist, auch für seine Steuern vom Einkommen und den Lohnsteuerabzug zuständig. Welches das ist, regelt die Umsatzsteuerzuständigkeitsverordnung nach dem Sitzstaat. Bei diesem Finanzamt beantragt der Subunternehmer die Freistellungsbescheinigung, und dort melden Sie die einbehaltene Bauabzugsteuer an.

Für Polen ist also nicht pauschal das Finanzamt Oranienburg zuständig. Maßgeblich ist der Anfangsbuchstabe des Namens bzw. der Firma.

Freistellung für ausländische Leistende

Das Finanzamt erteilt die Freistellungsbescheinigung nur, wenn der Steueranspruch nicht gefährdet erscheint (§ 48b EStG). Bei ausländischen Leistenden verlangt das Gesetz zusätzlich einen inländischen Empfangsbevollmächtigten. Ein Versagungsgrund ist, wenn der Leistende seine steuerliche Ansässigkeit nicht durch eine Bescheinigung der ausländischen Steuerbehörde nachweist. Die Bescheinigung kann auf bestimmte Aufträge beschränkt sein. Prüfen Sie sie vor jeder Zahlung online beim Bundeszentralamt für Steuern. Antrag und Abfrage beschreibt der Ratgeber zur Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG.

Entsendung: A1, Zoll-Anmeldung, Mindestlohn und SOKA-BAU

Schickt eine ausländische Firma eigene Arbeitnehmer auf Ihre Baustelle, ist das eine Entsendung. Für den Arbeitgeber gelten dann vier Pflichtenkreise.

A1-Bescheinigung: Sie belegt, dass der Arbeitnehmer weiter im Heimatstaat sozialversichert ist, höchstens 24 Monate lang. Ausgestellt wird sie vom Sozialversicherungsträger des Heimatstaats (DVKA). Lassen Sie sich die A1-Bescheinigungen vorlegen. Fehlt sie, kann eine Prüfung zur deutschen Sozialversicherungspflicht führen. Die Gegenrichtung, wenn Ihre eigenen Monteure ins Ausland gehen, beschreibt der Beitrag Auslandseinsatz von Monteuren.

Anmeldung beim Zoll: Der ausländische Arbeitgeber muss jede Werk- oder Dienstleistung vor Beginn schriftlich in deutscher Sprache anmelden (§ 16 MiLoG, § 18 AEntG). Das geschieht elektronisch über das Meldeportal-Mindestlohn. Pro Baustelle ist eine eigene Anmeldung nötig. Anzugeben sind unter anderem die Arbeitnehmer, Beginn und Dauer, der Einsatzort, der Ort der Unterlagen in Deutschland, ein Zustellungsbevollmächtigter und Sie als Auftraggeber. Änderungen sind unverzüglich nachzumelden (Zoll).

Mindestlohn: Auch entsandte Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 13,90 € je Stunde (2026). In Gewerken mit Branchenmindestlohn gilt dieser, etwa im Elektrohandwerk 14,93 €, im Gerüstbau 14,35 €, im Dachdeckerhandwerk 14,96 € bzw. 16,60 € und im Malerhandwerk für Gesellen 16,13 € seit 1.7.2026 (Zoll, Übersicht Branchenmindestlöhne). Bei Bauleistungen gelten die Mindestbedingungen auch bei kurzen Einsätzen. Die Ausnahme für Erstmontagen greift am Bau nicht (Zoll-FAQ).

Urlaubskasse: Ausländische Baubetriebe, die mit eigenen Arbeitnehmern auf deutschen Baustellen arbeiten, müssen am Urlaubsverfahren der SOKA-BAU teilnehmen (SOKA-BAU). Der Beitrag beträgt derzeit 14,7 % des Bruttolohns (bis Juni 2026: 15,1 %) und ist bis zum 28. des Folgemonats fällig (SOKA-BAU international). Einige Gewerke wie Dachdecker, Maler oder Gerüstbauer haben eigene Kassen.

Dazu kommt die Aufzeichnung der Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeit. Lohnunterlagen und Stundenzettel müssen in Deutschland auf Deutsch bereitliegen, auf Verlangen auch auf der Baustelle (§ 17 MiLoG, § 19 AEntG). Wer die Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig erstellt, riskiert bis zu 50.000 € Bußgeld (§ 21 MiLoG). Mehr dazu im Beitrag Arbeitszeit aufzeichnen im Bau und in der Gebäudereinigung.

Rechenbeispiel: Trockenbau durch eine polnische Firma

Beispiel: Ein Generalunternehmer aus Köln, der selbst Bauleistungen erbringt, beauftragt eine polnische Trockenbaufirma ohne deutsche Niederlassung. Der Firmenname beginnt mit „N“. Die Leistung wird im Juni 2026 erbracht, die Rechnung über 80.000 € netto kommt am 30.6.2026, gezahlt wird im Juli 2026. Eine Freistellungsbescheinigung liegt nicht vor.

Die Umsatzsteuer gehört in die Voranmeldung für Juni 2026, weil die Rechnung im Juni ausgestellt wurde. Die Bauabzugsteuer meldet der Generalunternehmer bis Montag, 10.8.2026 an, und zwar beim Finanzamt Cottbus, das für polnische Unternehmen mit den Anfangsbuchstaben M bis R zuständig ist. Die polnische Firma rechnet den Betrag später auf ihre deutschen Steuern an oder beantragt die Erstattung.

Hinzu kommt das Haftungsrisiko. Angenommen, die Firma setzt vier Trockenbauer zwei Monate lang mit je 170 Stunden ein und zahlt ihnen nur 11,00 € statt 13,90 € je Stunde. Urlaubskassenbeiträge führt sie nicht ab.

Für die Lohndifferenz haftet der Generalunternehmer in Höhe des Nettobetrags, für die Urlaubskassenbeiträge in voller Höhe, wie ein Bürge und ohne eigenes Verschulden. Wie diese Haftung funktioniert, steht im Beitrag Nachunternehmerhaftung in Bau und Gebäudereinigung.

Sonderfälle

• Ein-Mann-Firma aus dem Ausland: Arbeitet ein ausländischer „Subunternehmer“ allein, nur für Sie und nach Ihren Weisungen, kann er in Wahrheit Ihr Arbeitnehmer sein, mit Folgen für Lohnsteuer und Sozialversicherung. Mehr im Beitrag Scheinselbstständigkeit bei Subunternehmern.

• Leiharbeit statt Werkvertrag: Stellt die ausländische Firma nur Personal, das Ihre Poliere anleiten, ist das Arbeitnehmerüberlassung. In Betriebe des Baugewerbes ist sie für Arbeiten, die üblicherweise Arbeiter verrichten, grundsätzlich unzulässig (§ 1b AÜG). Für Baubetriebe aus dem EWR gibt es eine Ausnahme, wenn sie seit mindestens drei Jahren überwiegend unter dieselben Tarifverträge fallende Tätigkeiten ausüben.

• Subunternehmer mit deutscher Betriebsstätte: Ist die deutsche Niederlassung am Auftrag beteiligt, gilt der Subunternehmer als inländisch. Dann greift nur § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG, also nur, wenn Sie selbst Bauleister sind.

• Lange Baustellen: Dauert eine Baustelle länger als die Frist im Doppelbesteuerungsabkommen, entsteht für die ausländische Firma eine deutsche Betriebsstätte. Dann wird ihr Gewinn in Deutschland besteuert und unter Umständen auch der Lohn ihrer Arbeitnehmer.

• Arbeitnehmer aus Drittstaaten: Setzt eine EU-Firma etwa ukrainische oder türkische Arbeitnehmer ein, prüft der Zoll zusätzlich die Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis.

Typische Fehler in der Praxis

• Deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung bezahlt: Weist der ausländische Subunternehmer 19 % aus, obwohl § 13b gilt, ist diese Steuer nicht gesetzlich geschuldet. Sie können sie nicht als Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG) und schulden die Steuer nach § 13b trotzdem.

• § 13b nur bei Bauleistern geprüft: Nach Nr. 1 ist auch der Bauherr mit Gewerbebetrieb Steuerschuldner, selbst wenn er keine Bauleistungen erbringt.

• Falsches Finanzamt: Die Bauabzugsteuer gehört zum zentral zuständigen Finanzamt des Leistenden, nicht zu Ihrem Finanzamt. Bei Polen hängt es vom Anfangsbuchstaben ab.

• Freistellungsbescheinigung als Kopie akzeptiert: Maßgeblich ist die Gültigkeit am Zahlungstag. Prüfen Sie online und beachten Sie eine Beschränkung auf bestimmte Aufträge.

• Keine Belege zur Entsendung: Fordern Sie vor Arbeitsbeginn die Anmeldebestätigung des Zolls, die A1-Bescheinigungen und den Nachweis der Teilnahme am Urlaubskassenverfahren an.

• Preis unter den Lohnkosten: Ein Angebot, das bei 13,90 € Mindestlohn plus Urlaubskasse nicht aufgehen kann, ist ein Warnsignal für Ihre Haftung.

Was Sie vor der Beauftragung, bei jeder Rechnung und vor jeder Zahlung prüfen, fasst die Checkliste Nachunternehmer zusammen. CAPSIVERA betreut Bau- und Ausbaubetriebe bei § 13b, Bauabzugsteuer und Baulohn.