Arbeitszeit aufzeichnen im Bau und in der Gebäudereinigung (2026)

Im Baugewerbe, in der Gebäudereinigung und bei jedem gewerblichen Minijob müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag, und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG, § 19 Abs. 1 AEntG). Fehlende, falsche oder verspätete Aufzeichnungen kosten bis zu 50.000 € Bußgeld (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Die oft genannten 30.000 € gelten für andere Verstöße, etwa wenn die Unterlagen bei einer Prüfung nicht bereitliegen.

Wer aufzeichnen muss

Die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG trifft zwei Gruppen:

• Alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, die Gebäudereinigung, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Spedition und Logistik, Messebau sowie seit der Reform des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes auch das Friseur- und Kosmetikgewerbe.

• Minijobber in allen Branchen (geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV). Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV (Minijob-Zentrale).

Gilt in Ihrer Branche ein Branchenmindestlohn nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, etwa in der Gebäudereinigung, im Dachdecker- oder Elektrohandwerk, ergibt sich die gleiche Pflicht zusätzlich aus § 19 AEntG. Dort ist auch jede Zeit festzuhalten, für die ein stundenbezogener Zuschlag fällig wird, etwa Nachtarbeit. Setzen Sie Leiharbeitnehmer ein, trifft die Pflicht in diesen Branchen den Entleiher.

Unabhängig davon gilt für alle Arbeitgeber das Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Das Bundesarbeitsgericht hat außerdem entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System einführen müssen, mit dem die gesamte Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG, Beschluss vom 13.9.2022, 1 ABR 22/21). Eine bestimmte Form, etwa elektronisch, schreibt der Beschluss nicht vor.

Was und bis wann aufzuzeichnen ist

Wer die Zeiten aufschreibt, ist nicht festgelegt. Der Arbeitnehmer kann selbst Stundenzettel führen, der Vorarbeiter kann eintragen, oder eine App erfasst die Zeiten. Verantwortlich bleibt immer der Arbeitgeber. Pausen sollten erkennbar sein, damit die Dauer stimmt.

Eine elektronische Erfassung ist bisher nicht vorgeschrieben. Papier, Excel und Apps sind gleichermaßen zulässig, wenn sie Beginn, Ende und Dauer je Tag nachvollziehbar zeigen.

Geplante Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung

Seit Juni 2026 ist ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt (Bericht, Stand Juli 2026). Er sieht vor, dass Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst wird. Für kleinere Betriebe sind Übergangsfristen geplant, Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auch auf Papier aufzeichnen dürfen. Das Ministerium bezeichnet den Entwurf als interne Arbeitsfassung. Beschlossen ist bisher nichts. Bis zu einer Gesetzesänderung gelten die oben beschriebenen Regeln.

Bußgelder: 30.000 € oder 50.000 €?

Die Bußgeldrahmen unterscheiden sich je nach Pflicht. Das erklärt, warum im Internet mal 30.000 €, mal 50.000 € genannt werden.

Quellen: § 21 MiLoG, § 23 AEntG, § 22 ArbZG. Die Beträge sind Obergrenzen. In der Praxis ist die fehlende Aufzeichnung oft nur der Einstieg: Ohne Stundenzettel kann der Betrieb nicht belegen, dass er den Mindestlohn gezahlt hat. Wie eine Kontrolle abläuft, steht im Beitrag Schwarzarbeit und FKS-Prüfung.

Ausnahmen und Erleichterungen

• Hohe Monatsgehälter: Nach § 1 der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (Fassung abgerufen im Oktober 2026) entfällt die Pflicht nach § 17 MiLoG für Beschäftigte mit einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 € brutto, oder über 2.974 €, wenn dieses Entgelt nachweislich für die letzten zwölf vollen Monate gezahlt wurde. Die Nachweise dafür müssen im Inland bereitliegen.

• Familienangehörige: Mitarbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers sind ausgenommen, bei einer GmbH auch die vertretungsberechtigten Organmitglieder.

• Ausschließlich mobile Tätigkeit: Wer nicht an einen festen Ort gebunden ist, keine Vorgaben zu Beginn und Ende hat und seine Arbeitszeit selbst einteilt, für den genügt die Aufzeichnung der Dauer (§ 1 MiLoAufzV). Die Verordnung nennt als Beispiele unter anderem Straßenreinigung und Winterdienst. Für Reinigungskräfte mit festem Objekt und festen Zeiten gilt das nicht.

• Minijob im Privathaushalt: Hier gilt § 17 MiLoG nicht.

Minijobs: Stundenzettel ist Pflicht

Für gewerbliche Minijobber gilt die Aufzeichnungspflicht in jeder Branche, auch im Büro oder im Einzelhandel. Der Grund: Erst die Stunden zeigen, ob der Mindestlohn eingehalten ist und der Verdienst unter der Minijob-Grenze von 603 € im Monat bleibt (2026). Beim gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 € sind das rechnerisch höchstens rund 43 Stunden im Monat. In der Gebäudereinigung gilt seit 1.1.2026 der Branchenmindestlohn von 15,00 € in Lohngruppe 1 und 18,40 € in Lohngruppe 6 (Zoll). Bei 15,00 € liegt die Grenze bei 40,2 Stunden.

Vorsicht bei Minijobs ohne feste Wochenarbeitszeit: Ist keine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart, gelten 20 Stunden als vereinbart und müssen bezahlt werden. Damit ist die Minijob-Grenze schnell überschritten (Minijob-Zentrale). Mehr zu Lohngruppen und verstetigtem Monatslohn im Beitrag Minijob als Reinigungskraft.

Rechenbeispiel: Reinigungskraft im Minijob

Beispiel: Eine Reinigungskraft (Lohngruppe 1) reinigt ein Büro montags bis freitags von 17:30 bis 19:30 Uhr. Der Betrieb zahlt pauschal 600 € im Monat und führt keine Stundenzettel. So sähe eine korrekte Woche aus:

Bei einer Prüfung ergibt sich aus Objektplan und Schließprotokoll eine Arbeitszeit von 44 Stunden im Monat.

Der Betrieb hat damit drei Probleme: Er zahlt unter dem Branchenmindestlohn, der geschuldete Lohn liegt über der Minijob-Grenze, und er kann ohne Aufzeichnungen nichts anderes belegen. Mit Stundenzetteln wäre die Abweichung in der ersten Woche aufgefallen. Der Betrieb hätte die Stunden kürzen oder das Arbeitsverhältnis umstellen können. Wie sich Lohngruppen und Zuschläge berechnen, steht im Beitrag Mindestlohn Gebäudereinigung 2026.

Sonderfälle

• Fahrzeiten: Fahrten, die der Arbeitgeber anordnet, etwa vom Betrieb zur Baustelle oder zwischen zwei Objekten, zählen in der Regel zur Arbeitszeit. Erfassen Sie sie, damit Dauer und Mindestlohn stimmen.

• Arbeitszeitkonto: Wer Mehrstunden auf ein Konto bucht, braucht trotzdem tägliche Aufzeichnungen. Das Konto ersetzt sie nicht.

• Subunternehmer: Für die Arbeitnehmer Ihrer Nachunternehmer muss deren Arbeitgeber aufzeichnen. Für deren Mindestlohn haften Sie aber mit. Bei ausländischen Firmen müssen die Unterlagen auf Deutsch im Inland bereitliegen. Mehr im Beitrag Ausländische Subunternehmer im Bau.

• Winterdienst: Bei rein mobiler Tätigkeit ohne feste Zeiten genügt die Dauer. Wer feste Touren zu festen Uhrzeiten fährt, zeichnet Beginn und Ende auf.

• Gelegentliche Aushilfen: Auch kurzfristig Beschäftigte im Bau oder in der Reinigung fallen unter § 17 MiLoG, weil die Pflicht dort für alle Beschäftigten gilt.

Typische Fehler in der Praxis

• Nur „8 Stunden“ notiert: Ohne Beginn und Ende ist die Aufzeichnung unvollständig.

• Sammeln bis zum Monatsende: Die Frist endet am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag, nicht mit der Lohnabrechnung.

• Soll-Zeiten statt Ist-Zeiten: Ein ausgedruckter Dienstplan ersetzt keine Aufzeichnung der tatsächlichen Zeiten.

• Stundenzettel nur im Büro: Bei einer Kontrolle auf der Baustelle oder im Objekt müssen die Unterlagen auf Verlangen dort vorgelegt werden können. Eine App mit mobilem Zugriff hilft.

• Unterlagen nach einem Jahr vernichtet: Die Mindestfrist beträgt zwei Jahre. Lohnunterlagen sind steuerlich oft länger aufzubewahren.

• Minijob ohne Wochenstunden im Vertrag: Dann gelten 20 Wochenstunden als vereinbart.

Wie Sie Ihre Unterlagen für Prüfungen ordnen, zeigt die Checkliste Betriebsprüfung. CAPSIVERA betreut Bau- und Reinigungsbetriebe in der Lohn- und Baulohnabrechnung.