Praxisfall: SHK-Betrieb wird GmbH – rund 12.500 € Steuern weniger

Ein SHK-Einzelunternehmen aus dem Raum Köln erzielte rund 180.000 € Gewinn im Jahr und zahlte darauf rund 70.900 € Steuern (39,4 %). In einer GmbH lag die Belastung auf denselben Gewinn bei rund 58.400 € (32,45 %), solange der Gewinn im Unternehmen bleibt; der Betrieb wurde deshalb nach § 20 UmwStG zu Buchwerten in eine GmbH eingebracht, und der Vorteil von rund 12.500 € im Jahr entfällt bei voller Ausschüttung. Der Fall ist anonymisiert; Zahlen und Details sind gerundet bzw. zum Schutz des Mandanten verändert.

Die Ausgangslage

Der Inhaber, selbst Meister im Gewerk, führte seinen Betrieb seit vielen Jahren als Einzelunternehmen mit Angestellten. Der Gewinn lag in den letzten Jahren stabil bei rund 180.000 €.

Für den Lebensunterhalt entnahm der Inhaber deutlich weniger, als der Betrieb verdiente. Der Rest blieb im Betrieb und finanzierte Investitionen und die Vorfinanzierung von Aufträgen. Genau diese Konstellation macht die Frage nach der Rechtsform interessant: Im Einzelunternehmen wird der gesamte Gewinn mit dem persönlichen Einkommensteuersatz besteuert, egal ob er entnommen wird oder nicht.

Das Problem und die Rechtslage

Im Einzelunternehmen fällt Einkommensteuer nach dem Tarif an, ab 69.879 € zu versteuerndem Einkommen mit 42 % Grenzsteuersatz (§ 32a EStG). Die Gewerbesteuer wird nach § 35 EStG mit dem Vierfachen des Messbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet, höchstens in Höhe der tatsächlich zu zahlenden Gewerbesteuer. Bei einem Hebesatz von 475 % bleibt ein Teil der Gewerbesteuer als echte Belastung übrig.

Die GmbH zahlt dagegen Körperschaftsteuer mit festem Satz und Gewerbesteuer ohne Freibetrag. Erst wenn sie Gewinne ausschüttet, kommt beim Gesellschafter eine zweite Steuer hinzu.

Für den Wechsel sieht § 20 UmwStG die Einbringung vor: Der ganze Betrieb geht gegen neue Geschäftsanteile auf die GmbH über. Auf Antrag setzt die GmbH die Buchwerte an, dann werden keine stillen Reserven versteuert. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Schulden das übertragene Vermögen nicht übersteigen und alle wesentlichen Betriebsgrundlagen mit übergehen. Der Antrag ist spätestens mit der ersten Abgabe der steuerlichen Schlussbilanz zu stellen; die Einbringung darf bis zu acht Monate zurückbezogen werden. Werden die Anteile innerhalb von sieben Jahren verkauft, werden die stillen Reserven rückwirkend versteuert, je abgelaufenem Jahr um ein Siebtel weniger (§ 22 UmwStG).

Was wir gemacht haben

1. Belastungsvergleich gerechnet: zunächst für den gesamten Gewinn, dann mit dem tatsächlichen Entnahmebedarf des Inhabers für die nächsten Jahre.

2. Weg gewählt: Sachgründung einer GmbH und Einbringung des ganzen Betriebs gegen neue Anteile, mit Buchwertantrag beim Finanzamt der GmbH. Alle wesentlichen Betriebsgrundlagen gingen mit über.

3. Geschäftsführergehalt festgelegt: Der Inhaber ist Gesellschafter-Geschäftsführer. Sein Gehalt haben wir so bemessen, dass es seinen Lebensbedarf deckt und einem Fremdvergleich standhält. Ein überhöhtes Gehalt würde als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt.

4. Übergang organisiert: Eintragung der GmbH in die Handwerksrolle mit dem Inhaber als Betriebsleiter, Unterrichtung der Beschäftigten über den Betriebsübergang, neue Freistellungsbescheinigung für die GmbH, Umstellung der Lohnabrechnung. Den sozialversicherungsrechtlichen Status des Geschäftsführers haben wir gesondert geprüft.

5. Langfristiges geplant: Die siebenjährige Sperrfrist und der jährliche Nachweis zum 31. Mai stehen im Fristenkalender. Zusagen zur Altersversorgung über die GmbH haben wir nur allgemein besprochen; sie müssen angemessen und erdienbar sein, sonst droht ebenfalls eine verdeckte Gewinnausschüttung.

Das Ergebnis in Zahlen

Annahmen: Gewinn 180.000 € vor Steuern, Hebesatz 475 %, Grundtarif 2026, keine Kirchensteuer, keine Sonderausgaben, ohne Geschäftsführergehalt. Die Rechnung zeigt den reinen Rechtsformvergleich für einen gleich hohen Gewinn.

So ist gerechnet: Im Einzelunternehmen beträgt der Gewerbeertrag nach Freibetrag 155.500 €, der Messbetrag 5.442,50 €. Die Einkommensteuer nach Anrechnung liegt bei 42.694 €, der Soli bei 5,5 % davon. In der GmbH gilt die Gewerbesteuer auf den vollen Gewinn (180.000 € × 3,5 % × 475 %).

Bleibt der Gewinn in der GmbH, sind es 12.484,05 € weniger Steuern im Jahr, also rund 12.500 €. Wird alles ausgeschüttet, zahlt der Inhaber 19.585,31 € mehr als im Einzelunternehmen. In der Praxis liegt das Ergebnis dazwischen: Das Geschäftsführergehalt mindert Gewerbe- und Körperschaftsteuer der GmbH und wird beim Inhaber als Arbeitslohn versteuert. Der Vorteil entsteht nur auf dem Teil des Gewinns, der im Betrieb bleibt. Eigene Werte lassen sich mit dem Rechtsform-Rechner überschlagen.

Was andere Betriebe daraus lernen können

• Vergleichen Sie nicht nur die Steuersätze, sondern Ihren tatsächlichen Entnahmebedarf. Ohne Gewinne, die im Betrieb bleiben, bringt die GmbH steuerlich meist nichts.

• Planen Sie die Einbringung mit allen wesentlichen Betriebsgrundlagen. Eine zurückbehaltene Werkstatt kann den Buchwertansatz verhindern.

• Legen Sie das Geschäftsführergehalt nach Fremdvergleich fest und prüfen Sie es regelmäßig.

• Rechnen Sie Alternativen mit, etwa die Thesaurierungsbegünstigung nach § 34a EStG im Einzelunternehmen.

• Beachten Sie die siebenjährige Sperrfrist, wenn ein Verkauf oder eine Übergabe absehbar ist.

Typische Fehler in der Praxis

• Vollausschüttung trotz GmbH: Wer jeden Gewinn privat braucht, zahlt in der GmbH in diesem Beispiel rund 19.600 € mehr.

• Buchwertantrag vergessen oder zu spät gestellt: Dann werden alle stillen Reserven einschließlich des Firmenwerts versteuert.

• Freistellungsbescheinigung und Handwerksrolle nicht umgestellt: Beides gilt für den bisherigen Rechtsträger, nicht für die GmbH.

• Nachweis zum 31. Mai versäumt: Ohne jährlichen Nachweis während der Sperrfrist gelten die Anteile als veräußert.

Ausführlich beschreibt der Ratgeber Einzelunternehmen in GmbH umwandeln Wege, Kosten und Sperrfrist. Grundsätzliches zur Wahl steht unter Rechtsform wählen, Branchenthemen unter Sanitär- und Heizungsbau. Die Begriffe Thesaurierung und verdeckte Gewinnausschüttung erklärt das Glossar.