Allgemeine Information der Redaktion Team CAPSIVERA – keine Steuerberatung im Einzelfall, ohne Gewähr.
Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Unternehmer steuerlich relevante Unterlagen aufbewahren müssen (§ 147 Abs. 3 AO). Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge 8 Jahre, für Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen 10 Jahre und für Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Wichtige Werte 2026
Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
Buchungsbelege, z. B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO |
Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
So funktioniert es
Fristbeginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Beleg erstellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Beim Jahresabschluss zählt das Jahr der Aufstellung.
Ablaufhemmung: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, etwa bei einer Betriebsprüfung oder einem offenen Einspruch.
Vernichtung 2026: Ohne Ablaufhemmung dürfen Buchungsbelege aus 2017 und früher und Geschäftsbriefe aus 2019 und früher vernichtet werden.
Digitale Unterlagen: Sie müssen während der gesamten Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben, auch nach einem Softwarewechsel.
Kassen-Einzelaufzeichnungen und die Verfahrensdokumentation fallen unter die 10-Jahres-Frist.
Typischer Fehler
Den Jahresabschluss nach dem Geschäftsjahr statt nach dem Aufstellungsjahr berechnen. Der Abschluss 2025, aufgestellt 2026, ist bis Ende 2036 aufzubewahren.
Mehr dazu
Kurz erklärt am Beispiel
Beispiel: Ein Malerbetrieb erhält am 14.03.2026 eine Rechnung vom Farbenhandel. Die Frist beginnt am 31.12.2026 und endet nach 8 Jahren am 31.12.2034; vernichten darf er die Rechnung ab dem 01.01.2035. Den Jahresabschluss 2025, den er 2026 aufstellt, muss er bis zum 31.12.2036 aufbewahren.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen 2026 aufbewahren?
Acht Jahre, denn Rechnungen sind Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist; eine Rechnung vom März 2026 darf ab dem 01.01.2035 vernichtet werden.
Welche Unterlagen muss ich 10 Jahre aufbewahren?
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen wie die Verfahrensdokumentation (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
Darf ich Belege nach Ablauf der Frist immer wegwerfen?
Nur, wenn sie nicht mehr für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem offenen Einspruch müssen die betroffenen Unterlagen aufbewahrt bleiben.
In diesen Beiträgen erklärt
Quellen
Weitere Begriffe
Hinweis:Verfasst von der Redaktion Team CAPSIVERA. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand vom 28.10.2026 wieder. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall und begründet kein Mandatsverhältnis. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr.So arbeitet unsere Redaktion
