Allgemeine Information der Redaktion Team CAPSIVERA – keine Steuerberatung im Einzelfall, ohne Gewähr.
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie stehen in einem BMF-Schreiben vom 28.11.2019, das am 11.03.2024 und zuletzt am 14.07.2025 geändert wurde. Die GoBD erläutern, wie die Finanzverwaltung die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung, etwa § 147 AO, bei digitaler Buchführung auslegt.
Wichtige Werte 2026
Unterlage | Aufbewahrung | Grundlage |
|---|---|---|
Bücher, Abschlüsse, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Buchungsbelege, z. B. Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
So funktioniert es
Die GoBD verlangen, dass Buchungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind. Wichtige Punkte für die Praxis:
Originalformat: Digital eingegangene Belege werden digital im Eingangsformat aufbewahrt. Ein Ausdruck genügt nicht.
Ersetzendes Scannen: Papierbelege dürfen nach einem dokumentierten Scan vernichtet werden.
Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt die Abläufe von Belegeingang bis Archiv.
Datenzugriff: In der Außenprüfung kann das Finanzamt unmittelbar, mittelbar oder durch Datenüberlassung auf Ihre Daten zugreifen.
E-Rechnung: Seit der Änderung vom 14.07.2025 genügt es, den strukturierten XML-Teil aufzubewahren; das PDF einer hybriden Rechnung nur, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält.
Typischer Fehler
Belege in Messenger-Chats oder einer privaten Foto-Cloud sammeln. Dort sind sie weder geordnet noch unveränderbar abgelegt.
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Kurz erklärt am Beispiel
Beispiel: Ein Sanitärbetrieb erhält am 14.03.2026 eine E-Rechnung im XRechnung-Format über 2.380 €. Er archiviert die XML-Datei unverändert und maschinell auswertbar in seiner Buchhaltungssoftware. Die Frist für den Buchungsbeleg beginnt am 31.12.2026 und endet am 31.12.2034; ein ausgedrucktes PDF würde nicht genügen.
Häufige Fragen
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich um ein BMF-Schreiben, das die Finanzämter bei der Prüfung digitaler Buchführung anwenden.
Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe mit EÜR?
Ja. Die GoBD gelten für alle, die nach Steuerrecht Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen, also auch für Einzelunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung.
Was hat sich 2025 an den GoBD geändert?
Mit dem BMF-Schreiben vom 14.07.2025 wurden die GoBD an die E-Rechnung angepasst. Bei E-Rechnungen genügt die Aufbewahrung des strukturierten XML-Teils; eine inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original reicht aus.
In diesen Beiträgen erklärt
Quellen
Weitere Begriffe
Hinweis:Verfasst von der Redaktion Team CAPSIVERA. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand vom 28.10.2026 wieder. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall und begründet kein Mandatsverhältnis. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr.So arbeitet unsere Redaktion
