Ersten Mitarbeiter einstellen 2026: Schritt für Schritt

Der erste Mitarbeiter ist ein großer Schritt: Aus einem Selbstständigen wird ein Arbeitgeber – mit einer Reihe von Melde- und Anmeldepflichten, die von Anfang an stimmen müssen. Wer die Reihenfolge kennt, kommt ohne Bußgelder und Nacharbeit durch. Dieser Ratgeber führt Sie Schritt für Schritt durch die Gründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Stand: 2026-09-20).

Die wichtigsten Schritte im Überblick

1. Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Agentur für Arbeit beantragen

2. Arbeitsvertrag schließen und die Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz erfüllen

3. Mitarbeiter bei der Krankenkasse (Einzugsstelle) zur Sozialversicherung anmelden (DEÜV)

4. Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt über ELSTER einrichten

5. Mitgliedschaft bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzeigen

6. Mindestlohn und – in bestimmten Branchen – die Sofortmeldepflicht beachten

7. Monatliche Lohnabrechnung erstellen und Abgaben termingerecht abführen

Schritt 1: Betriebsnummer beantragen

Bevor Sie überhaupt jemanden anmelden können, brauchen Sie eine Betriebsnummer. Sie identifiziert Ihren Betrieb eindeutig im Meldeverfahren zur Sozialversicherung. Vergeben wird sie vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Den Antrag stellen Arbeitgeber elektronisch über den Online-Antrag; die Bestätigung mit der Nummer kommt anschließend per Post. Ohne Betriebsnummer können Sie am Meldeverfahren nicht teilnehmen – planen Sie diesen Schritt deshalb rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag ein.

Schritt 2: Arbeitsvertrag & Nachweisgesetz

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist üblich und dringend zu empfehlen, auch wenn ein Arbeitsverhältnis grundsätzlich formfrei zustande kommen kann. Verbindlich sind die Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz (NachwG): Der Arbeitgeber muss die wesentlichen Arbeitsbedingungen dokumentieren und aushändigen. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift der Vertragsparteien, Beginn und – bei Befristung – Ende des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Tätigkeit, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, die Arbeitszeit, der Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen sowie Hinweise auf einschlägige Tarifverträge.

Die Fristen sind gestaffelt: Bestimmte Angaben – etwa zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und zur vereinbarten Arbeitszeit – müssen bereits am ersten Arbeitstag vorliegen, die meisten weiteren Angaben spätestens nach sieben Kalendertagen und einige wenige innerhalb eines Monats. Neu: Seit dem 1. Januar 2025 lässt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz für viele dieser Nachweise auch die Textform zu, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist. Ein sauber aufgesetzter Vertrag deckt diese Punkte automatisch mit ab.

Schritt 3: Anmeldung zur Sozialversicherung (Krankenkasse/DEÜV)

Jeder sozialversicherungspflichtig Beschäftigte muss zur Sozialversicherung angemeldet werden. Die Meldung läuft über das DEÜV-Verfahren an die Krankenkasse des Mitarbeiters, die als Einzugsstelle die Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung verteilt. Die Anmeldung (Meldegrund „10“) erfolgt mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn – in der Praxis übernimmt das die Lohnabrechnungssoftware oder Ihre Kanzlei. Voraussetzung ist Ihre Betriebsnummer aus Schritt 1.

Schritt 4: Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt (ELSTER)

Als Arbeitgeber behalten Sie die Lohnsteuer vom Arbeitslohn ein und führen sie an Ihr Finanzamt ab. Grundlage ist § 41a EStG. Die Lohnsteuer-Anmeldung übermitteln Sie elektronisch über ELSTER, und zwar spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Anmeldungszeitraums. Wie oft Sie anmelden, richtet sich nach der abzuführenden Lohnsteuer des Vorjahres:

• monatlich, wenn die Lohnsteuer im Vorjahr mehr als 5.000 Euro betrug

• vierteljährlich bei mehr als 1.080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro

• jährlich, wenn sie nicht mehr als 1.080 Euro betrug

Im Gründungsjahr wird der voraussichtliche Jahresbetrag hochgerechnet. Beim ersten Mitarbeiter fallen Sie damit häufig in den vierteljährlichen oder jährlichen Rhythmus – das hängt aber vom Lohnniveau ab.

Schritt 5: Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft

Die gesetzliche Unfallversicherung ist Pflicht. Sobald Sie Personen beschäftigen, müssen Sie Ihr Unternehmen beim zuständigen Unfallversicherungsträger – in der Regel Ihrer Berufsgenossenschaft – anmelden. Nach § 192 SGB VII ist das binnen einer Woche nach Beginn der Beschäftigung anzuzeigen. Sie erhalten dann Ihre Unternehmensnummer. Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung trägt allein der Arbeitgeber; ihre Höhe richtet sich nach der Lohnsumme und dem Gefahrtarif des jeweiligen Gewerbes.

Schritt 6: Mindestlohn 2026 beachten

Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro brutto je Zeitstunde; zum 1. Januar 2027 folgt der nächste Schritt auf 14,60 Euro. Grundlage ist die Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung. Der Mindestlohn ist die absolute Untergrenze – in vielen Branchen gelten höhere Tarif- oder Branchenmindestlöhne. Prüfen Sie deshalb, ob für Ihr Gewerbe ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag greift. Wichtig ist außerdem: Der Mindestlohn wirkt auf die Minijob-Grenze, die an ihn gekoppelt ist.

Schritt 7: Sofortmeldepflicht in bestimmten Branchen

In besonders kontrollintensiven Wirtschaftsbereichen gilt zusätzlich die Sofortmeldepflicht nach § 28a Abs. 4 SGB IV in Verbindung mit § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Hier muss der Beschäftigte spätestens zum Zeitpunkt der Beschäftigungsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet werden – nicht erst mit der Lohnabrechnung. Betroffen sind unter anderem:

• das Baugewerbe

• das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

• das Gebäudereinigungsgewerbe

• das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe sowie das Personenbeförderungsgewerbe

• die Forstwirtschaft, das Schaustellergewerbe und der Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

• die Fleischwirtschaft, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Prostitutionsgewerbe

Wer im Bau oder in der Gebäudereinigung tätig ist, sollte die Sofortmeldung fest in den Onboarding-Ablauf aufnehmen – ein Verstoß kann ein Bußgeld nach sich ziehen.

Schritt 8: Lohnabrechnung & laufende Pflichten

Ab dem ersten Mitarbeiter erstellen Sie Monat für Monat eine Lohn- und Gehaltsabrechnung, führen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ab und übermitteln die laufenden DEÜV-Meldungen sowie den Beitragsnachweis an die Krankenkassen. Viele Arbeitgeber lagern die Lohnabrechnung aus, weil Fristen, Beitragssätze und Meldeformate sich regelmäßig ändern. Welche Pflichten dauerhaft auf Sie zukommen und was ein Mitarbeiter tatsächlich kostet, lesen Sie in unserem Ratgeber zu den laufenden Arbeitgeberpflichten.

Sie planen Ihre erste Einstellung und sind unsicher, welche Reihenfolge und welche Fristen für Ihren konkreten Fall gelten? Diese Fragen klären wir gern mit Ihnen in einem kostenlosen Erstgespräch bei CAPSIVERA.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand zum angegebenen Stand-Datum wieder. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall und begründet kein Mandatsverhältnis. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie nur im Rahmen einer persönlichen Beratung.