Checkliste: Ersten Mitarbeiter einstellen 2026

Entscheidung und Kalkulation

• Rechnen Sie mit vollen Kosten: Bruttolohn plus rund 21 bis 24 % Arbeitgeberanteile und Umlagen plus Beitrag zur Berufsgenossenschaft.
• Prüfen Sie, ob die Auslastung zwölf Monate und die Liquidität die ersten drei bis sechs Monate trägt.
• Wählen Sie die Form: Minijob bis 603 €, Midijob bis 2.000 €, kurzfristig bis 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Jahr.
• Prüfen Sie den Mindestlohn: gesetzlich 13,90 €; Branchenmindestlöhne etwa in Gebäudereinigung (15,00 €/18,40 €) und Elektrohandwerken (14,93 €).
• Grenzen Sie freie Mitarbeit von Anstellung ab; bei Weisungsbindung droht Scheinselbstständigkeit mit Beitragsnachforderung.
• Beantragen Sie einen möglichen Eingliederungszuschuss vor Beginn der Beschäftigung bei der Agentur für Arbeit (§ 324 SGB III).

Vor dem ersten Arbeitstag

• Beantragen Sie die Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit.
• Prüfen Sie Ihre Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft; ohne sie scheitert später der Lohnnachweis.
• Holen Sie Steuer-ID, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung ein.
• Fragen Sie weitere Beschäftigungen schriftlich ab, besonders bei Minijobs.
• Bau, Gebäudereinigung und weitere § 2a-Branchen: Erstatten Sie die Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
• Händigen Sie dort den schriftlichen Hinweis zur Ausweis-Mitführungspflicht aus und bewahren Sie ihn auf (§ 2a SchwarzArbG).

Arbeitsbedingungen schriftlich festhalten

• Halten Sie Vertragsparteien, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag fest (§ 2 Abs. 1 NachwG).
• Ergänzen Sie Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit bis zum 7. Kalendertag, alle übrigen Angaben binnen eines Monats.
• Nutzen Sie Textform nur außerhalb der § 2a-Branchen; in Bau und Gebäudereinigung gilt die unterschriebene Papierform.

In den ersten Wochen

• Melden Sie den Mitarbeiter mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens nach sechs Wochen bei der Krankenkasse an (§ 6 DEÜV); Minijobs bei der Minijob-Zentrale.
• Rufen Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Bundeszentralamt für Steuern ab.
• Legen Sie für jeden Beschäftigten ein Lohnkonto an.
• Zeichnen Sie bei Minijobs und in § 2a-Branchen die Arbeitszeit bis zum 7. Folgetag auf; zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG).

Monatlich und jährlich

• Übermitteln Sie den Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor Fälligkeit an die Krankenkasse (§ 28f Abs. 3 SGB IV).
• Zahlen Sie die Beiträge am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats (§ 23 SGB IV).
• Geben Sie die Lohnsteuer-Anmeldung bis zum 10. nach Ablauf des Zeitraums ab (§ 41a EStG); neue Betriebe rechnen den ersten vollen Monat hoch.
• Übermitteln Sie bis 15.2. die DEÜV-Jahresmeldung, bis 16.2. den Lohnnachweis an die BG (§ 99 SGB IV) und bis Ende Februar die Lohnsteuerbescheinigung.
• Bewahren Sie das Lohnkonto bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung auf (§ 41 EStG).

Wichtige Werte 2026