Rechnung richtig schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG

Die Rechnung ist mehr als ein Zahlungsbeleg

Für einen Handwerksbetrieb ist die Rechnung das steuerlich wichtigste Dokument im Alltag. Sie entscheidet nicht nur darüber, ob der Kunde zahlt, sondern auch darüber, ob Ihr Kunde die Vorsteuer ziehen darf – und ob das Finanzamt Ihnen die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen anerkennt. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt § 14 UStG abschließend.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine vollständige Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

• Die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

• Das Ausstellungsdatum der Rechnung

• Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer

• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung

• Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – bzw. bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt

• Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (z. B. Skonto)

• Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag – oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

• Bei Reverse-Charge der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“

• Gegebenenfalls ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG – Aufbewahrung zwei Jahre)

Ausstellungsfrist: sechs Monate

Wer eine Leistung an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person erbringt, muss die Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen. Bei Bauleistungen an Privatpersonen (Werklieferung/Leistung an einem Grundstück) besteht ebenfalls eine Rechnungspflicht innerhalb von sechs Monaten.

Kleinbetragsrechnung: Erleichterung nach § 33 UStDV

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt, gelten nach § 33 UStDV erleichterte Anforderungen. Erforderlich sind nur:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers

• Das Ausstellungsdatum

• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung

• Das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie der anzuwendende Steuersatz – oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Nicht erforderlich sind bei der Kleinbetragsrechnung insbesondere die fortlaufende Rechnungsnummer, die Angabe des Leistungsempfängers und der gesonderte Steuerausweis. Wichtig: Der Steuersatz muss als Zahlenwert (z. B. „19 %“) genannt sein. Eine Formulierung wie „inklusive Mehrwertsteuer“ genügt für den Vorsteuerabzug nicht. Die Kleinbetragsrechnung gilt nicht für den innergemeinschaftlichen Versandhandel und nicht bei Reverse-Charge.

E-Rechnungspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht – etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Eine reine PDF-Datei oder eine Papierrechnung gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.

Übergangsfristen für den Versand

• 2025 und 2026: Alle Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden; sonstige elektronische Formate (z. B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers.

• 2027: E-Rechnungspflicht für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Betriebe darunter dürfen noch bis Ende 2027 Papier oder PDF nutzen.

• Ab 2028: E-Rechnungspflicht für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmern (B2B).

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind ohnehin nicht erfasst.

Folgen fehlerhafter Rechnungen: Vorsteuerverlust

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben voraus. Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, kann das Finanzamt die Vorsteuer versagen – bei einer Betriebsprüfung oft für mehrere Jahre rückwirkend. Für den Betrieb bedeutet das eine echte Kostenbelastung plus Nachzahlungszinsen. Eine Rechnungsberichtigung ist möglich und kann unter bestimmten Voraussetzungen sogar auf den ursprünglichen Ausstellungszeitpunkt zurückwirken. Der sichere Weg ist, Eingangsrechnungen vor der Zahlung auf Vollständigkeit zu prüfen und eigene Rechnungen von Anfang an korrekt zu erstellen.