Wissen · Rechnung & Abrechnung

Teure Abrechnungsfehler am Bau

Q: Wann ist eine verauslagte Gebühr ein durchlaufender Posten?

Wenn sie im Namen und für Rechnung des Kunden gezahlt wird, die Rechtsbeziehung unmittelbar zwischen der Behörde und dem Kunden besteht und der Bescheid auf den Kunden lautet. Dann liegt ein durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG vor: kein Entgelt, keine Umsatzsteuer, aber auch kein Vorsteuerabzug. Auslagen im eigenen Namen, etwa Deponiegebühren oder Fahrtkosten, gehören dagegen zum Entgelt.

Q: Ich habe auf einer Rechnung zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen. Was jetzt?

Zunächst wird der ausgewiesene Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet. Der Weg heraus ist die Rechnungsberichtigung gegenüber dem Empfänger; sie wirkt entsprechend § 17 Abs. 1 UStG. Beim unberechtigten Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG muss zusätzlich die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt sein, der Empfänger also keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt haben.

Durchlaufende Posten, der Steuerausweis nach § 14c UStG, die 70-Prozent-Grenze bei Bewirtungen und der Nachlass, der plötzlich auch für Nachträge gelten soll – vier Fehler, die richtig Geld kosten.

Kostenloses Erstgespräch

Abrechnungsfehler am Bau fallen selten sofort auf. Sie liegen in der Rechnung, im Beleg oder in einer Klausel im Vertrag — und werden erst Jahre später teuer, wenn der Prüfer die Unterlagen aufschlägt oder der Auftraggeber die Schlussrechnung kürzt. Fünf Punkte, die in der Praxis regelmäßig schiefgehen: durchlaufende Posten, der Steuerausweis nach § 14c UStG, die 70-Prozent-Grenze bei Bewirtungen, der Preisnachlass bei Nachträgen und die Bilanzierung bestrittener Forderungen.

01 Durchlaufende Posten richtig abrechnen.

Umsatzsteuer

Wenn du Gebühren im Namen und für Rechnung deines Kunden verauslagst — etwa eine Genehmigungs- oder Behördengebühr —, sind das durchlaufende Posten. Sie gehören nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG nicht zum Entgelt und unterliegen damit nicht der Umsatzsteuer. Der Betrag wandert unverändert durch deine Rechnung hindurch. Drei Voraussetzungen müssen dafür vorliegen:

Fremder Name, fremde Rechnung. Du zahlst erkennbar für deinen Kunden, nicht für dich selbst.
Unmittelbare Rechtsbeziehung. Sie besteht zwischen der Behörde und deinem Kunden — du bist nur die Zahlstelle.
Sauberer Beleg. Der Gebührenbescheid lautet auf den Kunden, und der Betrag steht in deiner Rechnung getrennt und ohne Umsatzsteuer.

ABGRENZUNG

Auslagen, die du im eigenen Namen bezahlst — Deponiegebühren, Gerüstmiete, Fahrtkosten —, sind keine durchlaufenden Posten. Sie sind Teil deines Entgelts und teilen den Steuersatz deiner Hauptleistung. Aus durchlaufenden Posten gibt es umgekehrt für dich auch keinen Vorsteuerabzug.

02 Die Falle: § 14c UStG.

Steuerausweis

Weist du auf einen durchlaufenden Posten trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie — obwohl dahinter gar keine eigene Leistung steht. Das ist der unrichtige Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG. Dieselbe Rechtsfolge trifft jeden zu hohen Steuerausweis, etwa wenn du bei einer Bauleistung nach § 13b UStG versehentlich 19 Prozent ausweist, obwohl der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.

Korrektur ist möglich, aber formal. Beim unrichtigen Ausweis nach Absatz 1 berichtigst du die Rechnung gegenüber dem Empfänger; die Berichtigung wirkt nach § 17 Abs. 1 UStG entsprechend. Beim unberechtigten Ausweis nach Absatz 2 setzt die Berichtigung zusätzlich voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist — der Empfänger also keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat.
Neu seit dem Jahressteuergesetz 2024. § 14c Abs. 2 UStG erfasst ausdrücklich auch den unberechtigten Steuerausweis in einer Gutschrift. Das ist am Bau relevant, wo Nachunternehmer häufig im Gutschriftsverfahren abgerechnet werden.
Wichtige Einschränkung bei Privatkunden. Nach dem EuGH-Urteil vom 08.12.2022 (C-378/21) und dem BMF-Schreiben vom 27.02.2024 entsteht keine Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG, wenn die Rechnung ausschließlich an Endverbraucher ging — das Steueraufkommen ist dann nicht gefährdet. Die Erleichterung greift nicht bei unternehmerischen Empfängern, auch nicht bei solchen ohne Vorsteuerabzug. Die Darlegungslast liegt bei dir, und der Anteil der Verbraucherrechnungen darf nicht geschätzt werden. Bei gemischtem Kundenstamm bleibt § 14c UStG also scharf.

03 Bewirtung: nur 70 Prozent, nur mit Beleg.

Betriebsausgaben

Bewirtest du Kunden, Bauherren oder Geschäftspartner, sind nur 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die restlichen 30 Prozent bleiben endgültig bei dir. Die Vorsteuer ist davon unberührt: Sie bleibt zu 100 Prozent abziehbar, weil § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG die Bewirtungskosten ausdrücklich vom Vorsteuerausschluss ausnimmt.

Nachweis. § 4 Abs. 7 EStG verlangt Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen — schriftlich, gesondert und zeitnah. Bei Bewirtung in einer Gaststätte kommt die Rechnung hinzu; Teilnehmer und Anlass gehören auf den Beleg.
Aktuelle Verwaltungsauffassung. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 19.11.2025, das das Schreiben vom 30.06.2021 ersetzt und für Bewirtungen ab dem 01.01.2025 gilt. Es regelt insbesondere den digitalen Eigenbeleg und die E-Rechnung und verlangt, dass die Zuordnung zwischen Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung jederzeit eindeutig nachvollziehbar bleibt.
Alles oder nichts. Fehlt eine der Pflichtangaben oder lässt sich der Eigenbeleg der Rechnung nicht zuordnen, entfällt der Abzug vollständig — nicht nur die 70 Prozent.
Abgrenzung. Die reine Bewirtung eigener Arbeitnehmer fällt nicht unter die 70-Prozent-Grenze. Getränke und kleine Snacks bei einer Baubesprechung sind Aufmerksamkeiten und keine Bewirtung im Sinne der Vorschrift.

04 Der Nachlass gilt nicht automatisch für Nachträge.

Schlussrechnung

Ein Klassiker in der Schlussrechnungsprüfung: Der Auftraggeber zieht den vereinbarten Preisnachlass von der gesamten Endsumme ab — inklusive aller Nachträge. Das ist in der Regel nicht zulässig. Nachträge sind eigenständige Vergütungsansprüche für geänderte oder zusätzliche Leistungen (§ 2 Abs. 5 und Abs. 6 VOB/B). Bei der Vergabe weiß niemand, welche Nachträge kommen werden; ein Nachlass auf die ursprüngliche Auftragssumme erstreckt sich deshalb nicht automatisch auf sie. Ob du auf einen Nachtrag nachlässt, entscheidest du.

Worauf es ankommt

Entscheidend ist die konkrete Nachlassklausel im Vertrag. Formuliere sie eindeutig — etwa mit dem Zusatz, dass sich der Nachlass ausschließlich auf die Positionen des Hauptauftrags bezieht. Nachtragsangebote gehören schriftlich und vor der Ausführung auf den Tisch, und in der Schlussrechnung werden Nachträge separat ausgewiesen.

05 Bestrittene Nachträge in der Bilanz.

Bilanzierung

Bestreitet der Auftraggeber den Nachtrag, darfst du die Forderung nicht einfach aktivieren. Das Realisationsprinzip des § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB lässt Gewinne erst zu, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind. Nach ständiger Rechtsprechung ist eine bestrittene Forderung erst zu aktivieren, wenn sie anerkannt oder rechtskräftig festgestellt ist. Die Aufwendungen für die strittige Leistung sind dagegen längst angefallen — sie werden als unfertige Leistung mit den Herstellungskosten nach § 255 Abs. 2 HGB angesetzt, ohne Gewinnaufschlag.

Praktisch heißt das: Ein Nachtragsstreit drückt zweimal. Er kostet dich Liquidität, weil das Geld nicht kommt, und er verschlechtert das Ergebnis, weil die Kosten im Aufwand stehen und der Ertrag noch nicht gebucht werden darf. Für das Rating bei der Bank ist genau das der Punkt, an dem eine Erläuterung im Anhang oder ein Gespräch vorab hilft.

Was wir empfehlen.

Die vier Fehler haben eine Gemeinsamkeit: Sie entstehen beim Schreiben der Rechnung und beim Ablegen des Belegs — also dort, wo unter Zeitdruck gearbeitet wird. Ein sauberes Rechnungsmuster mit getrennten Zeilen für durchlaufende Posten, eine feste Regel für Bewirtungsbelege und eine eindeutige Nachlassklausel im Angebot kosten einmal Aufwand und verhindern dauerhaft Nachzahlungen. Wir richten das mit dir ein.

Häufige Fragen zur Abrechnung am Bau.

Wann ist eine verauslagte Gebühr ein durchlaufender Posten?

Wenn du sie im Namen und für Rechnung deines Kunden zahlst, die Rechtsbeziehung unmittelbar zwischen der Behörde und deinem Kunden besteht und der Bescheid auf den Kunden lautet. Dann liegt ein durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG vor: kein Entgelt, keine Umsatzsteuer, aber auch kein Vorsteuerabzug. Auslagen, die du im eigenen Namen bezahlst — etwa Deponiegebühren oder Fahrtkosten —, gehören dagegen zum Entgelt.

Ich habe auf einer Rechnung zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen. Was jetzt?

Zunächst schuldest du den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG. Der Weg heraus ist die Rechnungsberichtigung gegenüber dem Empfänger; sie wirkt entsprechend § 17 Abs. 1 UStG. Beim unberechtigten Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG kommt hinzu, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt sein muss — der Empfänger also keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat. Warte damit nicht bis zur nächsten Prüfung.

Gilt § 14c UStG auch bei Rechnungen an Privatkunden?

Eingeschränkt. Nach dem EuGH-Urteil vom 08.12.2022 (C-378/21) und dem BMF-Schreiben vom 27.02.2024 entsteht bei einem unrichtigen Steuerausweis gegenüber reinen Endverbrauchern keine Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG, weil das Steueraufkommen nicht gefährdet ist. Das gilt nicht für unternehmerische Empfänger, auch nicht für solche ohne Vorsteuerabzug. Die Darlegungslast liegt beim Rechnungsaussteller, und der Anteil der Verbraucherrechnungen darf nicht geschätzt werden. Bei gemischtem Kundenstamm bleibt die Vorschrift also anwendbar.

Wie viel von einem Kundenessen kann ich absetzen?

70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), die Vorsteuer dagegen zu 100 Prozent (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Voraussetzung sind die Angaben nach § 4 Abs. 7 EStG: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe, bei Gaststättenbewirtung zusätzlich die Rechnung. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 19.11.2025, das auch digitale Eigenbelege und E-Rechnungen regelt. Fehlt eine Angabe, entfällt der Abzug vollständig.

Muss ich einen vereinbarten Nachlass auch auf Nachträge geben?

In der Regel nicht automatisch. Nachträge sind eigenständige Vergütungsansprüche für geänderte oder zusätzliche Leistungen (§ 2 Abs. 5 und Abs. 6 VOB/B); ein Nachlass auf die ursprüngliche Auftragssumme erstreckt sich nicht ohne Weiteres auf sie. Maßgeblich bleibt die Auslegung der konkreten Nachlassklausel im Vertrag — formuliere sie deshalb eindeutig und weise Nachträge in der Schlussrechnung separat aus. Bestreitet der Auftraggeber den Nachtrag, darf die Forderung nach § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB erst aktiviert werden, wenn sie anerkannt oder rechtskräftig festgestellt ist.

Rechnungen, die der Prüfung standhalten.

Wir gehen deine Rechnungs- und Belegvorlagen durch, trennen durchlaufende Posten sauber ab, bringen die Bewirtungsbelege auf den Stand des BMF-Schreibens vom 19.11.2025 und schauen auf die Nachlassklausel in deinem Angebot. Einmal richtig aufgesetzt, läuft es danach von allein.

Termin vereinbaren

Im Video erklärt

Abrechnungsfehler am Bau in kurzen Videos

Drei Fehler, die in der Rechnung oder auf dem Beleg entstehen – jeweils in unter einer Minute erklärt.

Durchlaufende Posten

Behördengebühren im fremden Namen verauslagt: kein Entgelt, keine Umsatzsteuer – und die §-14c-Falle bei falschem Ausweis (§ 10 Abs. 1 S. 5 UStG).

Bewirtung: nur 70 %

70 Prozent Betriebsausgabenabzug, 100 Prozent Vorsteuer – und warum ein fehlendes Detail auf dem Beleg alles kostet (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG).

Preisnachlass und Nachträge

Warum sich ein Nachlass auf den Hauptauftrag nicht automatisch auf Nachträge erstreckt (§ 2 VOB/B, § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB).

Passend dazu.

Wie Abschläge am Bau korrekt gestellt werden und wann der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet:

Abschlags- & Anzahlungsrechnung § 13b UStG bei Bauleistungen