Stundensatz kalkulieren 2026: So rechnen Selbstständige richtig

Der Stundensatz ist für Selbstständige, Freelancer, Dienstleister und Content Creator die zentrale Kalkulationsgröße – und wird trotzdem häufig zu niedrig angesetzt. Der häufigste Fehler: Man orientiert sich am eigenen früheren Angestelltengehalt oder am Preis der Konkurrenz, statt den tatsächlichen Bedarf durchzurechnen. Dieser Ratgeber erklärt die Methodik Schritt für Schritt (Stand: 2026-09-20). Er gibt bewusst keine „richtigen“ Stundensätze vor, sondern die Rechenlogik, mit der Sie Ihren eigenen Satz sauber herleiten.

Umsatz-Stundensatz ist nicht Ihr Gewinn

Der erste Denkfehler betrifft die Zielgröße. Ein Stundensatz von 80 Euro bedeutet nicht, dass Ihnen 80 Euro bleiben. Von jeder abgerechneten Stunde gehen zunächst die betrieblichen Kosten ab, dann Einkommensteuer sowie Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Was danach übrig bleibt, ist Ihr tatsächlicher Verdienst. Kalkulieren Sie deshalb nicht „vom Wunschstundensatz nach unten“, sondern vom notwendigen Jahresbedarf nach oben: Wie viel müssen Sie in einem Jahr insgesamt erwirtschaften, und auf wie viele abrechenbare Stunden verteilt sich das?

Schritt 1: Fakturierbare Stunden realistisch ansetzen

Ein volles Kalenderjahr hat rechnerisch rund 2.000 Arbeitsstunden – aber davon können Sie nur einen Bruchteil an Kunden in Rechnung stellen. Ziehen Sie zunächst die Zeiten ab, in denen Sie gar nicht arbeiten:

• Wochenenden (rund 104 Tage) und gesetzliche Feiertage (je nach Bundesland rund 10 bis 13 Tage)

• Urlaub (als Selbstständige/r planen Sie ihn realistisch ein, oft 25 bis 30 Tage)

• Krankheit und Fortbildung (Erfahrungswert häufig 10 bis 15 Tage)

Übrig bleiben die reinen Anwesenheitstage. Doch auch an diesen Tagen ist längst nicht jede Stunde fakturierbar. Akquise, Angebote schreiben, Buchhaltung, Marketing, E-Mails, eigene Weiterbildung und schlicht Leerlauf zwischen Aufträgen sind unbezahlte, aber notwendige Zeit. In der Praxis sind bei vielen Solo-Selbstständigen nur etwa 50 bis 65 Prozent der Anwesenheitszeit tatsächlich abrechenbar. Wer hier mit 100 Prozent kalkuliert, ruiniert seine ganze Rechnung. Setzen Sie die fakturierbaren Stunden lieber vorsichtig an.

Schritt 2: Alle Kosten erfassen

In den Jahresbedarf gehören drei Blöcke, die regelmäßig vergessen oder zu niedrig angesetzt werden:

Betriebliche Gemeinkosten

Alles, was der Betrieb kostet, unabhängig vom einzelnen Auftrag: Büro oder Arbeitszimmer, Hard- und Software, Lizenzen und Abos, Telefon und Internet, Fachliteratur, Fortbildung, betriebliche Versicherungen, Steuerberatung, Bankgebühren, Fahrt- und Reisekosten sowie geplante Investitionen. Bei Content Creatorn kommen oft Kamera- und Studioausrüstung, Schnittsoftware oder bezahlte Reichweite hinzu.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn

Das ist der Betrag, den Sie zum Leben brauchen – und zwar brutto. Der Unternehmerlohn muss nicht nur Ihre privaten Lebenshaltungskosten decken, sondern auch die darauf entfallende Einkommensteuer sowie Ihre Kranken- und Pflegeversicherung. Als Angestellte/r übernimmt der Arbeitgeber die Hälfte der Sozialbeiträge; als Selbstständige/r tragen Sie diese in aller Regel allein. Kalkulieren Sie den Unternehmerlohn also deutlich höher als ein vergleichbares Nettogehalt.

Altersvorsorge

Ohne Arbeitgeberanteil müssen Sie Ihre Altersvorsorge vollständig selbst finanzieren. Rechnen Sie einen festen Betrag dafür in den Jahresbedarf ein – ob über die gesetzliche Rentenversicherung, ein Versorgungswerk oder private Vorsorge. Wird dieser Posten vergessen, ist der Stundensatz strukturell zu niedrig.

Schritt 3: Steuern und Sozialabgaben einkalkulieren

Einkommensteuer, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sind keine optionalen Zusatzkosten, sondern feste Bestandteile Ihres Bedarfs. Der sauberste Weg: Diese Abgaben stecken bereits im brutto angesetzten Unternehmerlohn und in der Altersvorsorge – dann kalkulieren Sie sie nicht doppelt. Wichtig ist nur, dass sie überhaupt vollständig enthalten sind. Die Umsatzsteuer dagegen ist ein durchlaufender Posten: Sie schlagen sie auf den Netto-Stundensatz auf und führen sie ans Finanzamt ab. Als Kleinunternehmer/in nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus – dann ist Ihr Netto-Stundensatz zugleich Ihr Rechnungsbetrag.

Schritt 4: Gewinnaufschlag nicht vergessen

Ein Betrieb, der nur seine Kosten und den Unternehmerlohn deckt, hat keine Reserve. Der Gewinnaufschlag – häufig im Bereich von 10 bis 20 Prozent – finanziert Rücklagen für schwache Monate, unerwartete Ausfälle, Investitionen und Wachstum. Er ist der Puffer, der Sie krisenfest macht. Planen Sie ihn bewusst ein, statt zu hoffen, dass am Jahresende „irgendwas übrig bleibt“.

Die Formel

Die gesamte Logik lässt sich in einer Formel zusammenfassen:

Netto-Stundensatz = (Unternehmerlohn brutto + Altersvorsorge + betriebliche Gemeinkosten + Gewinnaufschlag) ÷ fakturierbare Jahresstunden

Auf diesen Netto-Stundensatz schlagen Sie – sofern Sie nicht Kleinunternehmer/in sind – die Umsatzsteuer auf, um den Bruttobetrag Ihrer Rechnung zu erhalten.

Beispiel-Rechenweg

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte Beispielwerte zur Veranschaulichung der Methodik – keine Empfehlung und kein Branchendurchschnitt. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Fakturierbare Stunden:

• 365 Kalendertage − 104 Wochenendtage − 11 Feiertage = 250 Tage

• − 30 Tage Urlaub − 10 Tage Krankheit/Fortbildung = 210 Anwesenheitstage

• 210 Tage × 8 Stunden = 1.680 Anwesenheitsstunden

• davon 60 % fakturierbar = rund 1.000 abrechenbare Stunden pro Jahr

Jahresbedarf:

• Unternehmerlohn brutto (Lebenshaltung inkl. Einkommensteuer, Kranken- und Pflegeversicherung): 60.000 €

• Altersvorsorge: 6.000 €

• Betriebliche Gemeinkosten: 18.000 €

• Zwischensumme: 84.000 €

• Gewinnaufschlag 10 %: 8.400 €

• Jahresbedarf gesamt: 92.400 €

Netto-Stundensatz = 92.400 € ÷ 1.000 Stunden = 92,40 €. Zzgl. 19 % Umsatzsteuer ergibt das einen Rechnungsbetrag von rund 110 € pro Stunde. Rechnet man dagegen naiv mit 1.680 Stunden (also ohne Abzug der nicht fakturierbaren Zeit), käme man auf nur rund 55 € netto – bei gleichem Bedarf. Genau diese Lücke führt dazu, dass viele Selbstständige am Jahresende trotz voller Auftragsbücher zu wenig verdienen.

Grenze zur Handwerks-Kalkulation

Diese Methodik gilt für wissensbasierte und persönliche Dienstleistungen, bei denen im Wesentlichen die eigene Arbeitszeit verkauft wird. Im Handwerk kommt ein zusätzlicher Baustein hinzu: der Stundenverrechnungssatz, der Lohn- und Lohnnebenkosten der Mitarbeitenden, produktive Stunden im Betrieb sowie Material und Gerätekosten einbezieht. Wie der Handwerks-Verrechnungssatz aufgebaut ist, lesen Sie im Ratgeber zum Thema Handwerk (siehe unten unter „Weiterführend“).

Ob Kleinunternehmerregelung, richtige Erfassung Ihrer Kosten oder die Frage, welcher Unternehmerlohn steuerlich sinnvoll ist: Für Ihre individuelle Situation klären wir das gern in einem kostenlosen Erstgespräch.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand zum angegebenen Stand-Datum wieder. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall und begründet kein Mandatsverhältnis. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie nur im Rahmen einer persönlichen Beratung.