Reisekosten 2026 richtig absetzen: Fahrt, Verpflegung & Übernachtung

Berufliche Auswärtstätigkeiten verursachen Kosten – für die Anreise, das Essen unterwegs und die Übernachtung. Diese Reisekosten können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen beziehungsweise vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Damit das gelingt, kommt es auf die richtige Einordnung und saubere Aufzeichnungen an. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über die vier Bausteine der Reisekosten und die maßgeblichen Werte (Stand: 2026-09-20).

Was sind Reisekosten?

Reisekosten entstehen bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Eine solche liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Zu den Reisekosten zählen vier Gruppen: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten (etwa Parkgebühren, Maut oder beruflich veranlasste Telefonkosten). Rein private Anteile einer Reise sind stets herauszurechnen.

Erste Tätigkeitsstätte oder Auswärtstätigkeit?

Der Ausgangspunkt jeder Reisekostenabrechnung ist die Frage, wo Ihre erste Tätigkeitsstätte liegt. Das ist die dauerhaft zugeordnete betriebliche Einrichtung – in der Regel Ihr fester Arbeitsplatz. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt nur die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale). Erst wenn Sie außerhalb dieser ersten Tätigkeitsstätte tätig werden, liegt eine Auswärtstätigkeit vor, für die die günstigeren Reisekostenregelungen greifen. Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat – etwa im Baugewerbe oder im Außendienst –, ist häufig durchgehend auswärts tätig.

Fahrtkosten

Für die Fahrten zur auswärtigen Tätigkeit können Sie die tatsächlichen Kosten ansetzen. Alternativ lässt sich ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer nutzen: 0,30 Euro je Kilometer bei Nutzung eines eigenen Pkw und 0,20 Euro je Kilometer für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG). Anders als bei der Entfernungspauschale zählen hier die tatsächlich gefahrenen Kilometer – also Hin- und Rückfahrt. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln, Bahn oder Flug sind die tatsächlichen, belegten Kosten anzusetzen.

Verpflegungspauschalen: 14 und 28 Euro

Für den Mehraufwand an Verpflegung gelten feste Pauschalen; die tatsächlichen Essenskosten spielen dabei keine Rolle. Im Inland beträgt die Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a EStG):

• 14 Euro für einen Kalendertag mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden,

• 14 Euro jeweils für den An- und den Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung,

• 28 Euro für einen vollen Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden.

Für Auslandsreisen gelten stattdessen länderspezifische Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium jährlich bekannt gibt. Die Verpflegungspauschale kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten; erfolgt keine Erstattung, ist der Abzug als Werbungskosten möglich.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Werden Ihnen während der Reise Mahlzeiten gestellt – etwa ein Hotelfrühstück oder ein Geschäftsessen –, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen. Bemessungsgrundlage ist die volle Tagespauschale von 28 Euro. Gekürzt wird um 20 Prozent für ein Frühstück (5,60 Euro) und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und ein Abendessen (je 11,20 Euro). Die Kürzung erfolgt tagesbezogen; die Pauschale kann dadurch bis auf null Euro sinken, wird aber nicht negativ.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten werden grundsätzlich in tatsächlicher, durch Belege nachgewiesener Höhe berücksichtigt. Ist in einer Hotelrechnung ein Frühstück enthalten, aber nicht gesondert ausgewiesen, wird der Verpflegungsanteil pauschal herausgerechnet – im Inland um 5,60 Euro (den auf das Frühstück entfallenden Anteil). Für Auslandsübernachtungen bestehen amtliche Übernachtungspauschbeträge. Für den Werbungskostenabzug sind stets die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgeblich.

Dreimonatsfrist

Die Verpflegungspauschale ist zeitlich begrenzt: Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte kann sie nur für die ersten drei Monate angesetzt werden (Dreimonatsfrist, § 9 Abs. 4a EStG). Danach entfällt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, während Fahrt- und Übernachtungskosten weiterhin abziehbar bleiben. Wird dieselbe Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist neu zu laufen – der Grund der Unterbrechung (etwa Urlaub oder Krankheit) ist dabei unerheblich.

Belege und Aufzeichnungen

Reisekosten setzen eine nachvollziehbare Dokumentation voraus: Anlass und Dauer der Reise, Ziel, Abfahrts- und Ankunftszeiten sowie die einzelnen Kosten sollten festgehalten und mit Belegen unterlegt werden. Für Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw empfiehlt sich eine Aufzeichnung der gefahrenen Kilometer. Eine saubere Reisekostenabrechnung sichert nicht nur den Abzug, sondern beugt auch Rückfragen des Finanzamts vor. Wenn Sie regelmäßig auswärts tätig sind und Ihre Reisekosten optimal abrechnen möchten, unterstützen wir Sie gern – fragen Sie ein kostenloses Erstgespräch an bei CAPSIVERA.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand zum angegebenen Stand-Datum wieder. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall und begründet kein Mandatsverhältnis. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie nur im Rahmen einer persönlichen Beratung.