Praxisfall: YouTuber ohne W-8BEN – 3.600 € US-Steuer einbehalten

Ein YouTuber aus Deutschland hatte im Google-Konto keine US-Steuerdaten hinterlegt. Google behielt deshalb 24 % auf seine gesamten YouTube-Einnahmen ein, in zwölf Monaten rund 3.600 € von rund 15.000 €; mit einem Formular W-8BEN und Berufung auf Art. 12 des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland–USA sind es auf den US-Anteil 0 %, und eine Anrechnung des Einbehalts nach § 34c EStG scheidet aus. Der Fall ist anonymisiert; Zahlen und Details sind gerundet bzw. zum Schutz des Mandanten verändert.

Die Ausgangslage

Der Mandant betrieb einen YouTube-Kanal im Nebenerwerb und war mit dem Kanal im Partnerprogramm. Seine Einnahmen lagen bei rund 15.000 € im Jahr, vor allem aus Werbeeinblendungen und Kanalmitgliedschaften. Rund 20 % davon entfielen auf Zuschauer in den USA.

Beim Einrichten des Auszahlungskontos hatte er den Bereich „United States tax info“ übersprungen. In den Zahlungsberichten stand seitdem monatlich ein Abzug für US-Steuer. Er hatte ihn für eine Gebühr gehalten. Aufgefallen ist der Einbehalt bei der Vorbereitung seiner Steuererklärung, als die Auszahlungen nicht zu den Einnahmen in den Zahlungsberichten passten. Der Einbehalt lief zu diesem Zeitpunkt seit zwölf Monaten und reichte über einen Jahreswechsel: rund 5.000 € Einnahmen fielen ins Vorjahr, rund 10.000 € ins laufende Jahr.

Das Problem und die Rechtslage

Google behandelt den Teil der YouTube-Einnahmen, der auf US-Zuschauer entfällt, als Einkünfte aus US-Quellen und muss darauf US-Quellensteuer einbehalten. Eine Quellensteuer zieht der Zahlende direkt von der Auszahlung ab und führt sie an die US-Steuerbehörde IRS ab. Fehlen die Steuerdaten, kann Google bei Konten von Einzelpersonen nach eigenen Angaben bis zu 24 % auf die weltweiten Einnahmen einbehalten.

YouTube-Einnahmen ordnet Google als Lizenzgebühren für Urheberrechte ein („Other Copyright Royalties“). Für solche Lizenzgebühren an Empfänger in Deutschland führt die IRS-Tabelle zum Abkommen einen Satz von 0 %.

In Deutschland hilft der Einbehalt nicht. Nach § 34c Abs. 6 EStG richtet sich die Anrechnung bei Staaten mit Abkommen nach dem Abkommen, und anrechenbar ist nur die ausländische Steuer, gekürzt um einen entstandenen Ermäßigungsanspruch. Weil das Abkommen 0 % vorsieht, ist der gesamte Einbehalt ein solcher Anspruch gegenüber den USA. Für den Anteil, der auf Nicht-US-Zuschauer entfällt, haben die USA ohnehin kein Besteuerungsrecht. Gleichzeitig bleiben die vollen 15.000 € in Deutschland Betriebseinnahmen nach § 15 EStG. Ohne Erstattung zahlt der Creator also doppelt.

Was wir gemacht haben

1. Zahlungsberichte ausgewertet: Wir haben je Monat Einnahmen und Einbehalt erfasst und nach Kalenderjahren getrennt. Das ergab 1.200 € Einbehalt im Vorjahr und 2.400 € im laufenden Jahr.

2. W-8BEN hinterlegt: Im AdSense-Konto für YouTube hat der Mandant das Formular für natürliche Personen ausgefüllt, mit Deutschland als Ansässigkeitsstaat, dem Abkommensanspruch für Lizenzgebühren und seiner deutschen steuerlichen Identifikationsnummer als ausländischer Steuernummer (Foreign TIN). Name und Adresse mussten ohne Umlaute und passend zur Kontoadresse angegeben werden.

3. Wirkung kontrolliert: Im nächsten Zahlungsbericht wurde auf die US-Einnahmen 0 % einbehalten, auf die übrigen Einnahmen nichts.

4. Erstattung beantragt, soweit möglich: Weil die Steuerdaten vor dem 10. Dezember vorlagen, kam für den Einbehalt des laufenden Jahres die Erstattung über Google in Betracht. Für den Einbehalt des Vorjahres erstattet Google nicht mehr; hier bleibt nur ein Antrag direkt beim IRS über eine US-Steuererklärung. Ob und wann erstattet wird, entscheiden Google und der IRS.

5. Buchhaltung angepasst: Als Betriebseinnahme haben wir den Bruttobetrag laut Zahlungsbericht erfasst, nicht die Auszahlung. Der Einbehalt ist keine Betriebsausgabe.

6. Frist notiert: Das Formular gilt bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift. Die Erneuerung steht im Fristenkalender.

Umsatzsteuerlich änderte sich nichts. Vertragspartner für die Auszahlungen ist Google Ireland Limited; die Leistung des Creators ist in Deutschland nicht steuerbar und zählt nicht zum Gesamtumsatz der Kleinunternehmerregelung.

Das Ergebnis in Zahlen

Bezogen auf zwölf Monate mit 15.000 € Einnahmen und 20 % US-Anteil:

Der bereits einbehaltene Betrag teilt sich so auf:

Für die deutsche Steuer bleibt es in allen Szenarien bei 15.000 € Betriebseinnahmen. Seit dem W-8BEN fließen die Einnahmen ohne US-Abzug zu; bei gleichbleibenden Einnahmen sind das 3.600 € mehr Auszahlung im Jahr.

Was andere Betriebe daraus lernen können

• Hinterlegen Sie die US-Steuerdaten, bevor die erste Auszahlung kommt. Ohne Daten droht der Einbehalt auf alle Einnahmen, nicht nur auf den US-Anteil.

• Beanspruchen Sie im Formular ausdrücklich das Abkommen. Ohne diesen Teil kostet der US-Anteil 30 %.

• Prüfen Sie jeden Zahlungsbericht auf Abzüge. Ein Posten „US-Steuer“ ist keine Gebühr.

• Handeln Sie vor dem 10. Dezember. Danach bleibt für das Jahr nur der aufwendige Weg über den IRS.

• Buchen Sie den Bruttobetrag als Einnahme und notieren Sie das Ablaufdatum des Formulars.

Typische Fehler in der Praxis

• Steuerdaten überspringen: Das führt bei Einzelpersonen zu bis zu 24 % auf die weltweiten Einnahmen.

• Anrechnung in der deutschen Erklärung erwarten: Bei einem Abkommenssatz von 0 % rechnet das Finanzamt den Einbehalt nicht an.

• Nur die Auszahlung als Einnahme buchen: Maßgeblich ist der Bruttobetrag laut Zahlungsbericht.

• Erneuerung verpassen: Nach Ablauf des Formulars fordert Google neue Daten an; ohne Reaktion beginnt der Einbehalt erneut.

Alle Einzelheiten zum Formular stehen im Ratgeber YouTube und US-Quellensteuer, die Begriffe im Glossar unter W-8BEN, Quellensteuer und Doppelbesteuerungsabkommen. Wie YouTube-Einnahmen in Deutschland besteuert werden, zeigt YouTube-Einnahmen versteuern; die Umsatzsteuer erklärt Umsatzsteuer für Content Creator.