Checkliste: Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Laufend vorbereitet sein

• Bewahren Sie Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher, Abschlüsse und Kassen-Einzeldaten 10 Jahre auf (§ 147 AO).
• Halten Sie eine aktuelle Verfahrensdokumentation zu Belegerfassung, Buchung und Archivierung bereit.
• Halten Sie Altdaten nach einem Softwarewechsel bis Fristende lesbar und maschinell auswertbar.
• Legen Sie Subunternehmerverträge, Freistellungsbescheinigungen und Fahrtenbücher geordnet ab.
• Klären Sie bekannte Fehler vorher: Ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist eine Selbstanzeige für deren Umfang gesperrt (§ 371 Abs. 2 AO).

Kasse

• Melden Sie jede elektronische Kasse binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme über Mein ELSTER (§ 146a Abs. 4 AO).
• Prüfen Sie das Ablaufdatum des TSE-Zertifikats; eine Kasse ohne gültige TSE kann bis 25.000 € Bußgeld kosten (§ 379 AO).
• Stellen Sie für jeden Vorgang einen Beleg aus (§ 146a Abs. 2 AO).
• Führen Sie bei offener Ladenkasse täglich einen Kassenbericht mit Zählprotokoll; ein negativer Kassenbestand darf nicht entstehen.
• Halten Sie Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle bereit und dokumentieren Sie Gründe für Stornos.
• Rechnen Sie mit einer unangekündigten Kassen-Nachschau während der Geschäftszeiten (§ 146b AO).

Nach Eingang der Prüfungsanordnung

• Notieren Sie Prüfungszeitraum, Steuerarten, Beginn und Prüfer aus der Anordnung.
• Tragen Sie jede Frist aus der Anordnung sofort in den Kalender ein.
• Beantragen Sie bei wichtigen Gründen, etwa Krankheit oder Hochsaison, eine Verlegung des Beginns (§ 197 Abs. 2 AO).
• Bereiten Sie den Export von Buchhaltungs-, Lohn- und Kassendaten in maschinell auswertbarer Form vor (§ 197 Abs. 3 AO).
• Vervollständigen Sie Belege: Rechnungen, Verträge, Freistellungsbescheinigungen, Fahrtenbücher und Kassenberichte.
• Bereiten Sie Erklärungen für Auffälligkeiten vor, etwa schwankende Rohgewinne, hohe Privatentnahmen oder Bareinlagen.
• Bestimmen Sie eine Auskunftsperson und stellen Sie einen geeigneten Arbeitsplatz unentgeltlich bereit (§ 200 AO).

Während der Prüfung

• Beantworten Sie Fragen schriftlich und vollständig statt spontan, gerade zu Bargeld, Privatentnahmen und Subunternehmern.
• Ermöglichen Sie den Datenzugriff; bei Verweigerung droht ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € (§ 146 Abs. 2c AO).
• Erfüllen Sie ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen binnen eines Monats; sonst 75 € je Tag, höchstens 150 Tage (§ 200a AO).
• Benennen Sie fehlende Unterlagen offen und mit Begründung; unerklärte Lücken führen zu Schätzungen.

Nach der Prüfung

• Fordern Sie den Prüfungsbericht vor der Auswertung an und nehmen Sie Stellung (§ 202 Abs. 2 AO).
• Prüfen Sie die Änderungsbescheide und legen Sie bei Fehlern binnen eines Monats Einspruch ein (§ 355 AO).
• Planen Sie Nachzahlungszinsen von 0,15 % je vollem Monat ein, Zinslauf ab 15 Monaten nach Jahresende (§§ 233a, 238 AO).
• Beheben Sie festgestellte Mängel bei Kasse und Buchführung sofort, damit sie sich in der nächsten Prüfung nicht wiederholen.

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