Aufbewahrungsfristen und GoBD 2026 für Selbstständige

Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Bücher: Im Geschäftsalltag sammeln sich Unterlagen, die nicht einfach weggeworfen werden dürfen. Das Steuerrecht schreibt genaue Aufbewahrungsfristen vor. 2025 hat sich eine wichtige Frist verkürzt, was 2026 spürbar wird. Dieser Ratgeber fasst zusammen, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, wann die Frist beginnt und welche Anforderungen die GoBD an digitale Belege stellen (Stand: 2026-09-21).

Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Aufbewahrungspflichten treffen nicht nur bilanzierende Unternehmen. Die steuerlichen Ordnungsvorschriften nach § 147 AO gelten für alle, die nach Steuerrecht Bücher führen oder Aufzeichnungen zu machen haben – also auch für Selbstständige und Gewerbetreibende, die ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Parallel bestehen handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB für Kaufleute. Wer steuerlich relevante Unterlagen hat, muss sie geordnet und lesbar über die jeweilige Frist verfügbar halten.

Neue 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege

Die zentrale Neuerung: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), verkündet im Bundesgesetzblatt am 29. Oktober 2024, wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO). Zu den Buchungsbelegen zählen zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Lieferscheine mit Belegfunktion. Die verkürzte Frist gilt für Buchungsbelege, deren bisherige zehnjährige Frist zum Zeitpunkt der Änderung noch nicht abgelaufen war – praktisch also seit dem 1. Januar 2025.

Was weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden muss

Nicht alles ist von der Verkürzung erfasst. Zehn Jahre aufzubewahren sind unter anderem:

• Bücher und Aufzeichnungen sowie das zugehörige Buchungsjournal

• Inventare

• Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen

• die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

Für diese Grundlagen der Buchführung bleibt es also bei der langen Frist von zehn Jahren.

Was 6 Jahre aufzubewahren ist

Sechs Jahre lang aufzubewahren sind sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehören insbesondere empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe. Auch Angebote, Auftragsbestätigungen oder Schriftwechsel, die nicht zugleich Buchungsbeleg sind, fallen typischerweise in diese Kategorie.

Wann beginnt die Frist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Datum der Rechnung, sondern erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder das Handelsschreiben empfangen bzw. abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Beispiel: Eine Rechnung aus Oktober 2025 ist ein Buchungsbeleg; die achtjährige Frist beginnt am 31. Dezember 2025 und endet am 31. Dezember 2033. Erst danach darf der Beleg vernichtet werden.

Was darf 2026 vernichtet werden?

Durch die neue Achtjahresfrist ergibt sich ein größerer Aufräumeffekt. Als Orientierung – vorbehaltlich laufender Prüfungen und offener Bescheide:

• Buchungsbelege aus 2017: Achtjahresfrist endet am 31.12.2025, Vernichtung ab 2026 möglich

• Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse aus 2015: Zehnjahresfrist endet am 31.12.2025, Vernichtung ab 2026 möglich

• Handels- und Geschäftsbriefe aus 2019: Sechsjahresfrist endet am 31.12.2025, Vernichtung ab 2026 möglich

GoBD: Was gilt für digitale Belege?

Aufbewahren heißt heute meist digital aufbewahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verlangen, dass digitale Belege unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Belege, die digital entstehen – etwa eine E-Rechnung oder ein PDF –, müssen auch im Originalformat digital archiviert werden; ein Ausdruck genügt nicht. Sinnvoll sind eine revisionssichere Ablage und eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Datenzugriff der Betriebsprüfung

Die GoBD sichern der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung den Zugriff auf steuerlich relevante Daten. Verlangt werden kann der unmittelbare Zugriff auf das System (Z1), die mittelbare Auswertung nach Vorgaben des Prüfers (Z2) oder die Überlassung der Daten auf einem Datenträger (Z3). Wer seine Belege und Buchungsdaten von Anfang an strukturiert und auswertbar vorhält, erspart sich in der Prüfung erheblichen Aufwand und Diskussionen über die Ordnungsmäßigkeit.

E-Rechnung und Aufbewahrung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen untereinander (B2B) elektronische Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung im strukturierten Format ist im Original elektronisch aufzubewahren – der strukturierte Datensatz muss erhalten bleiben, nicht nur eine Bilddarstellung. Mehr dazu lesen Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnung 2026.

Ausnahmen und Folgen bei Verstößen

Für Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen gelten teils abweichende, längere Fristen. Wichtiger für den Alltag: Läuft eine Betriebsprüfung oder ist ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig, greift eine Ablaufhemmung – die Unterlagen sind dann über die reguläre Frist hinaus aufzubewahren, bis der jeweilige Vorgang abgeschlossen ist. Fehlen aufbewahrungspflichtige Unterlagen, kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwerfen und Besteuerungsgrundlagen schätzen. Im Zweifel gilt daher: lieber länger aufheben. Wenn Sie unsicher sind, welche Unterlagen Sie 2026 vernichten dürfen und wie Sie Ihre digitale Ablage GoBD-konform aufsetzen, unterstützen wir Sie gern in einem kostenlosen Erstgespräch bei CAPSIVERA.

Praktische Tipps für die Ablage

Machen Sie sich die Aufbewahrung leicht, indem Sie Belege konsequent nach Jahren ordnen und laufend – nicht erst am Jahresende – erfassen. Digitalisieren Sie Papierbelege zeitnah und sichern Sie digitale Kontoauszüge herunter, bevor sie im Online-Banking nach einigen Monaten nicht mehr abrufbar sind. Eine GoBD-konforme Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagement-Lösung sorgt für die geforderte Unveränderbarkeit und erleichtert das spätere Wiederfinden. Halten Sie in einer kurzen Verfahrensdokumentation fest, mit welchen Programmen und Abläufen Sie Belege erfassen, verarbeiten und archivieren.

Löschen Sie am Jahresanfang nur, was sicher aus allen Fristen herausgefallen ist, und prüfen Sie vorher, ob eine Betriebsprüfung angekündigt oder ein Bescheid noch offen ist. Bei gemischten Unterlagen – etwa einem Dokument, das zugleich Buchungsbeleg und Vertrag ist – gilt im Zweifel die längere Frist.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand zum angegebenen Stand-Datum wieder. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung im Einzelfall und begründet kein Mandatsverhältnis. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie nur im Rahmen einer persönlichen Beratung.