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E-Rechnung erstellen & empfangen: Formate, Software & Praxis

Die E-Rechnung ist im inländischen B2B-Bereich seit 2025 Pflicht – doch wie setzt man sie praktisch um? Dieser Guide zeigt, was XRechnung und ZUGFeRD unterscheidet, wie Sie E-Rechnungen empfangen und erstellen und worauf es bei der GoBD-konformen Archivierung ankommt.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Die Anwendung hängt vom Einzelfall ab.

XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X – die Formate

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, den Software automatisch verarbeiten kann. Drei Begriffe begegnen Ihnen in der Praxis:

  • XRechnung: reines XML ohne Sichtformat. Standard im Behördenverkehr (B2G), rein maschinenlesbar.
  • ZUGFeRD / Factur-X: Hybrid aus PDF-Ansicht und eingebettetem XML – lesbar für Mensch und Maschine. In der Wirtschaft am verbreitetsten.
  • EDI: etablierter Datenaustausch zwischen großen Partnern, übergangsweise noch zulässig.

Für die Übertragung setzt sich zudem das Peppol-Netzwerk durch. Wichtig: Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung – ihr fehlen die strukturierten Daten.

Schritt 1: E-Rechnungen empfangen

Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen Pflicht – ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Das Minimum ist überraschend einfach:

  • Ein E-Mail-Postfach genügt als Eingangskanal – idealerweise ein dediziertes Rechnungspostfach.
  • Zum Lesen der XML-Datei brauchen Sie eine Visualisierung: Ihre Buchhaltungssoftware – oder der kostenlose E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung (über ELSTER).
  • Definieren Sie einen Prozess, wie eingehende E-Rechnungen in Freigabe, Buchung und Archiv laufen.

Schritt 2: E-Rechnungen erstellen

Selbst ausstellen ist – außerhalb von Sonderfällen – derzeit noch ein Wahlrecht (Details zu den Fristen in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht). Wer jetzt umstellt, ist auf der sicheren Seite:

  • Moderne Rechnungs- und Buchhaltungssoftware erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD auf Knopfdruck. Pennylane, DATEV und easybill unterstützen das.
  • Achten Sie auf die korrekte Ausgabe der Pflichtangaben und die Übermittlung in einem normgerechten Format.
  • Solange Sie noch PDF versenden, ist dafür die Zustimmung des Empfängers nötig.

Pflichtangaben & typische Stolpersteine

Eine E-Rechnung muss alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben strukturiert enthalten – u. a. vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum, Entgelt und Steuerbetrag.

  • PDF ≠ E-Rechnung: Ein Bild-PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
  • Kleinbeträge bis 250 € dürfen weiterhin formlos abgerechnet werden.
  • B2C-Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.

Schritt 3: GoBD-konform archivieren

E-Rechnungen sind im Originalformat revisionssicher aufzubewahren – also die strukturierte XML-Datei, nicht nur ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie.

  • Unveränderbar und maschinell auswertbar speichern (GoBD).
  • Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz 8 Jahre.
  • Ein revisionssicheres DMS oder die Archivfunktion Ihrer Buchhaltung erfüllt das – ein Ordner auf dem Desktop nicht.

Ihr Fahrplan zur Umstellung

  • Empfang einrichten: dediziertes Postfach plus Lese- und Verarbeitungsweg.
  • Software prüfen: erstellt und liest sie normgerechte E-Rechnungen?
  • Archivierung klären: Originalformat, revisionssicher, 8 Jahre.
  • Prozesse digitalisieren: Freigabe, Buchung und Zahlung ohne Medienbruch.
  • Team schulen, damit der neue Ablauf sitzt.

Gern richten wir das gemeinsam mit Ihnen ein.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtbild. ZUGFeRD (bzw. Factur-X) kombiniert eine PDF-Ansicht mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die Norm EN 16931.

Wie kann ich eine E-Rechnung im XML-Format lesen?

Mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung, erreichbar über das ELSTER-Portal.

Reicht es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzulegen?

Nein. Maßgeblich ist das strukturierte Original (XML), das GoBD-konform und unveränderbar im Originalformat aufzubewahren ist.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind in der Regel 8 Jahre aufzubewahren – die Frist wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.

E-Rechnung sauber umsetzen.

Wir bringen Empfang, Erstellung und GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen auf Stand – abgestimmt auf Ihre Software (Pennylane, DATEV, easybill) und ohne Medienbrüche in der Buchhaltung.

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