Aufnahme und Erstgespräch
Nehmen Sie gerade neue Mandanten auf?
Ob gerade Kapazität frei ist, zeigt die Aufnahme-Ampel oben auf der Website. Ist die Aufnahme ausgelastet, führen wir eine Warteliste. Eintragen können Sie sich über das Formular unter capsivera.de/erstgespraech; wir melden uns in der Reihenfolge des Eingangs, sobald wir wieder aufnehmen.
Kostet das Erstgespräch etwas, und wie läuft es ab?
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Es dauert rund 20 Minuten, per Video oder Telefon. Vorher schildern Sie Ihre Situation im Anfrageformular; wir prüfen sie und melden uns innerhalb von 48 Stunden. Passt es, erhalten Sie eine Einladung und wählen Ihren Termin selbst. Im Gespräch klären wir Rechtsform, Umsatzgröße, Branche, bisherige Software und offene Themen. Unterlagen helfen, sind aber nicht nötig.
Warum wird nicht jede Anfrage angenommen?
Wir betreuen ausschließlich Handwerk, Gebäudedienstleistung und Content Creator, und eine Fachkraft betreut bei uns 20 bis 40 Mandate. Wir nehmen nur so viele Mandate an, wie wir in dieser Qualität betreuen können, und nur, wenn Anliegen und Kanzlei zueinander passen.
Wie lange dauert es vom Erstgespräch bis zum Start?
In der Regel zwei bis vier Wochen. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie die Konditionen schriftlich, unterschreiben den Vertrag digital, und danach melden wir uns mit den Onboarding-Terminen.
Was passiert, wenn ich auf der Warteliste stehe?
Wir melden uns in der Reihenfolge des Eingangs, sobald wir wieder neue Mandate aufnehmen. Den voraussichtlichen Termin zeigt die Ampel auf der Website. Eine Zusage für eine Aufnahme ist der Eintrag noch nicht.
Leistungen, Branchen und Standort
Für welche Branchen arbeiten Sie?
Wir betreuen ausschließlich drei Bereiche: Handwerk (Bau- und Ausbaugewerke von Elektro über Dachdecker bis Gerüstbau), Gebäudedienstleistung (Gebäudereinigung, Hausmeisterservice, Winterdienst) und Content Creator (Influencer, Streamer, YouTube-, TikTok- und OnlyFans-Creator).
Ich bin Friseur, Kfz-Betrieb oder Bäcker. Können Sie mich betreuen?
Unser Schwerpunkt im Handwerk sind Bau- und Ausbaugewerke. Andere Handwerke wie Friseure, Kfz-Betriebe oder Bäckereien prüfen wir im Einzelfall. Gastronomie nehmen wir nicht an.
Betreuen Sie auch Privatpersonen ohne Gewerbe?
Das entscheiden wir im Einzelfall. In der Regel erstellen wir die private Einkommensteuererklärung für Unternehmerinnen und Unternehmer, die wir auch betrieblich betreuen, und für deren Ehepartner. Reine Privatmandate übernehmen wir nur selten.
Erstellen Sie auch Jahresabschlüsse für eine GmbH?
Ja. Jahresabschluss und betriebliche Steuererklärungen gehören zum Betreuungspaket, für Einzelunternehmen, Personengesellschaften, GmbH & Co. KG, GmbH und UG.
Übernehmen Sie die Lohnabrechnung, auch Baulohn?
Ja. Lohn und Baulohn rechnen wir über DATEV ab, mit SOKA-BAU, Saison-Kurzarbeitergeld und Branchenmindestlöhnen. Die Lohnabrechnung ist ein eigener Baustein mit drei Stufen: Sie selbst, Standard und Baulohn.
Arbeiten Sie nur in Köln? Kann ich persönlich vorbeikommen?
Unser Büro ist in der Claudius-Dornier-Straße 5 b in Köln. Wir arbeiten papierlos und betreuen Mandanten in ganz Deutschland. Gespräche führen wir per Video oder Telefon; ein persönlicher Termin im Büro ist nach Vereinbarung jederzeit möglich.
Ich habe Steuererklärungen nicht abgegeben. Helfen Sie trotzdem?
Ja, das ist ein häufiger Fall. Nach der Mandatserteilung melden wir uns beim Finanzamt als Ihre steuerliche Vertretung an, verschaffen uns einen Überblick und holen fehlende Jahre nach. Den Zusatzaufwand für die Aufarbeitung ordnen wir vor Vertragsschluss ein. Je früher Sie handeln, bevor das Finanzamt aktiv wird, desto besser.
Was machen Sie nicht?
Wir übernehmen keine Mandate außerhalb unserer drei Branchen und keine Bereiche wie Onlinehandel und Gastronomie. Reine Privatmandate übernehmen wir nur selten.
Preise und Vertrag
Was kostet die Steuerberatung bei Ihnen?
Unser Honorar als Steuerberater ist ein fester Monatsbetrag statt einer Abrechnung nach Stunden. Die Höhe hängt davon ab, welche Bausteine Sie brauchen (Betreuungspaket, Lohn, Einkommensteuer, Beratung) und wie viele Belege und Lohnabrechnungen anfallen. Den Betrag nennen wir, nachdem wir Ihren Fall kennen, und Sie erhalten ihn schriftlich, bevor Sie etwas unterschreiben. Softwaregebühren, etwa für Pennylane, zahlen Sie direkt an den Anbieter.
Gibt es eine Mindestgröße oder einen Mindestumsatz?
Eine feste Untergrenze gibt es nicht. Entscheidend ist, ob Ihr Anliegen zu unseren drei Branchen passt.
Wie lange läuft der Vertrag, und wie kann ich kündigen?
Der Steuerberatungsvertrag läuft unbefristet. Beide Seiten können ihn mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende in Textform kündigen, zum Beispiel per E-Mail. Für reine Einkommensteuer-Mandate gilt eine Frist von drei Monaten zum Jahresende.
Wie und wann bezahle ich Ihre Rechnungen?
Die Bezahlung läuft monatlich per SEPA-Lastschrift. Sie erhalten jeden Monat eine Rechnung; den Betrag ziehen wir frühestens fünf Tage nach dem Rechnungsdatum ein.
Was kostet Pennylane?
Die ersten sechs Monate sind bei Pennylane kostenlos, danach gibt es einen Starter-Tarif ab 0 € im Monat. Die Softwaregebühren zahlen Sie direkt an Pennylane, nicht an uns. Alles Weitere steht auf unserer Seite capsivera.de/pennylane.
Zusammenarbeit, Software und Belege
Muss ich Pennylane nutzen? Geht auch DATEV, lexoffice oder sevDesk?
Pennylane ist nicht Pflicht. Die laufende Buchhaltung betreuen wir über Pennylane oder DATEV, Lohn und Baulohn immer über DATEV. Daten aus lexoffice oder sevDesk übernehmen wir beim Wechsel einmalig. Laufend arbeiten wir darin nicht: Als Steuerberater müssen wir aus Haftungsgründen in unserer eigenen Lösung oder in einem abgegrenzten Bereich arbeiten, und das ist in lexoffice und sevDesk nicht vorgesehen.
Wie reiche ich Belege und Unterlagen ein?
Alles läuft digital: Belege laden Sie in Pennylane oder in DATEV Unternehmen online hoch, Lohnunterlagen, Dokumente und Fragebögen über CAPSIVERA Connect. Bankkonten werden angebunden, sodass Kontoumsätze automatisch ankommen. Papier müssen Sie nicht schicken.
Habe ich einen festen Ansprechpartner?
Ja. Sie arbeiten mit einem festen Team, das Ihren Betrieb kennt. Eine Fachkraft betreut bei uns 20 bis 40 Mandate, damit Zeit für Ihre Fragen bleibt.
Wie schnell antworten Sie auf E-Mails, wenn ich Mandant bin?
In der Regel antworten wir am selben oder am nächsten Werktag. Auf neue Anfragen melden wir uns innerhalb von 48 Stunden.
Wie erreiche ich Sie?
Per E-Mail an kontakt@capsivera.de oder telefonisch unter 0221 596 186 00, montags bis donnerstags von 9 bis 16:30 Uhr und freitags von 9 bis 14 Uhr.
Bekomme ich regelmäßig Auswertungen?
Ja, auf jeden Fall. Je nach Paket und genutzter Software buchen wir Ihre Belege oder prüfen Ihre Buchhaltung monatlich auf Plausibilität und überwachen Ihre Fristen. In Pennylane sehen Sie Ihre Zahlen und Ihren Cashflow tagesaktuell im eigenen Dashboard.
Wechsel vom bisherigen Steuerberater
Muss ich meinen bisherigen Steuerberater kündigen, bevor ich mit Ihnen spreche?
Nein. Sprechen Sie zuerst mit uns. Erst wenn feststeht, dass wir zueinander passen, kündigen Sie Ihr bisheriges Mandat. Vorher entsteht Ihnen kein Nachteil.
Geht ein Wechsel mitten im Jahr?
Ja, jederzeit. Sinnvolle Zeitpunkte sind der Jahreswechsel oder das Ende eines Voranmeldungszeitraums, zwingend ist beides nicht.
Wer holt die Unterlagen beim bisherigen Berater?
Wir. Nach der Mandatserteilung fordern wir Buchhaltungsdaten, Lohndaten, Bilanzen und Bescheide beim Vorberater an.
Was, wenn mein bisheriger Berater nicht reagiert?
Über die Vollmachtsdatenbank melden wir uns beim Finanzamt als Ihre neue Kanzlei an. Danach nehmen wir Kontakt mit dem Vorberater auf. Wenn man seine Sicht versteht und respektvoll kommuniziert, klappt die Übergabe in der Regel gut. Ihre Unterlagen muss die bisherige Kanzlei herausgeben (§ 66 StBerG).
Sprache, Datenschutz und Karriere
Beraten Sie auch auf Englisch?
Wir beraten auf Deutsch und antworten schriftlich auf Deutsch. Sie können uns gern auf Englisch schreiben. Für Creator, die in Deutschland leben, gibt es englische Ratgeber unter capsivera.de/en.
Wer antwortet im Chatfenster der Website?
Die CAPSIVERA-KI, ein KI-System. Sie beantwortet allgemeine Fragen auf Grundlage der Inhalte von capsivera.de, jeweils mit Quellen, und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Hinter der Website steht die CAPSIVERA Steuerberatungsgesellschaft mbH in Köln.
Was passiert mit meinen Daten?
Wir arbeiten mit Dienstleistern, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge bestehen; die Liste steht unter capsivera.de/dienstleister. Fragen im Chatfenster werden ohne IP-Adresse gespeichert und nach 180 Tagen gelöscht. Bitte geben Sie im Chat keine persönlichen Daten ein.
Suchen Sie Mitarbeitende oder Auszubildende?
Ja. Wir bilden Steuerfachangestellte und Kaufleute für Büromanagement aus; fast alle Mitarbeitenden haben bei uns gelernt. Offene Stellen stehen unter capsivera.de/karriere.
Team und Verschwiegenheit
Wer leitet die Kanzlei?
Die Kanzleileitung bilden Christian Bröder, Beate Bischof und Carsten Bischof. Geschäftsführer und Steuerberater ist Christian Bröder. Die Teams leiten Justin Bauch und Jannik Goder.
Ist bei Ihnen ein Steuerberater tätig?
Ja. CAPSIVERA ist eine Steuerberatungsgesellschaft, anerkannt durch die Steuerberaterkammer Köln. Geschäftsführer ist Steuerberater Christian Bröder. Das Team besteht aus Steuerfachangestellten und weiteren Fachkräften, die jeweils fest für ihre Mandate zuständig sind.
Kann ich mir aussuchen, wer mich betreut?
Ihr Team ordnen wir nach Branche und Umfang Ihres Mandats zu. Die Zuständigkeit bleibt fest, damit Sie nicht jedes Mal von vorne erklären müssen. Wünsche nehmen wir im Erstgespräch gern auf.
Wie erreiche ich eine bestimmte Person?
Über kontakt@capsivera.de oder telefonisch unter 0221 596 186 00. Wir leiten Ihr Anliegen an die zuständige Person weiter. Als Mandant erreichen Sie Ihr Team außerdem direkt über die Wege, die wir beim Onboarding mit Ihnen einrichten.
Ist eine bestimmte Person oder Firma bei Ihnen Mandant?
Dazu geben wir keine Auskunft. Als Steuerberater sind wir zur Verschwiegenheit verpflichtet; das gilt auch für die Frage, ob jemand Mandant ist.
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