Checkliste: Reinigungsfirma gründen 2026

Vor dem Start

• Prüfen Sie, ob Sie nur Gebäudereinigung anbieten: zulassungsfreies Handwerk (Anlage B Abschnitt 1 Nr. 33 HwO), kein Meisterbrief nötig.
• Grenzen Sie Zusatzleistungen wie Maler-, Fliesen- oder Elektroarbeiten ab – diese Handwerke sind zulassungspflichtig.
• Wählen Sie die Rechtsform: Einzelunternehmen mit voller Haftung und EÜR oder UG/GmbH mit Bilanzpflicht (GmbH: 25.000 € Stammkapital).
• Schließen Sie eine Betriebshaftpflicht mit Schlüsselverlust, Bearbeitungs- und Obhutsschäden ab; Arbeiten in der Höhe ausdrücklich mitversichern.
• Planen Sie eine Lohnreserve ein: Löhne zahlen Sie monatlich, Kunden zahlen oft erst 14 bis 30 Tage nach Rechnung.

Anmeldungen

• Melden Sie das Gewerbe gleichzeitig mit dem Beginn an (§ 14 GewO); in Köln online für 26 € (natürliche Personen).
• Zeigen Sie den Betriebsbeginn der Handwerkskammer an und lassen Sie sich ins Verzeichnis zulassungsfreier Handwerke eintragen (§§ 18, 19 HwO).
• Übermitteln Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER innerhalb eines Monats nach Eröffnung (§ 138 Abs. 1b, 4 AO).
• Prüfen Sie Ihre Erfassung bei der BG BAU: Meldung binnen einer Woche, erfüllt durch fristgerechte Gewerbeanzeige (§ 192 SGB VII).
• Beantragen Sie die Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit, bevor die erste Reinigungskraft anfängt.

Steuern und Rechnungen

• Entscheiden Sie über die Kleinunternehmerregelung: im Gründungsjahr Grenze 25.000 €, ein Verzicht bindet fünf Kalenderjahre (§ 19 UStG).
• Schätzen Sie Umsatz und Gewinn im Fragebogen realistisch – daraus setzt das Finanzamt Ihre Vorauszahlungen fest.
• Reinigen Sie für andere Reinigungsfirmen mit USt-1-TG-Bescheinigung: netto mit Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ abrechnen (§ 13b UStG).
• Wählen Sie eine Rechnungssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt; E-Rechnungen müssen Sie bereits empfangen können.
• Weisen Sie bei Privatkunden den Lohnanteil getrennt aus (§ 35a EStG) und bitten Sie um Überweisung statt Barzahlung.
• Legen Sie von jedem Zahlungseingang einen festen Anteil für Steuern zurück; Nachzahlung und Vorauszahlungen kommen oft zusammen.

Personal ab der ersten Reinigungskraft

• Zahlen Sie seit 1.1.2026 mindestens 15,00 € (Lohngruppe 1) bzw. 18,40 € (Lohngruppe 6, Glas/Fassade) – auch im Minijob.
• Ordnen Sie jede Kraft nach der tatsächlichen Tätigkeit ein und vergüten Sie Glas- und Fassadenstunden mit 18,40 €.
• Melden Sie jede Beschäftigung spätestens bei Arbeitsaufnahme per Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
• Weisen Sie Beschäftigte vor Arbeitsbeginn schriftlich auf die Ausweis-Mitführungspflicht hin und bewahren Sie den Hinweis auf (§ 2a SchwarzArbG).
• Händigen Sie die Arbeitsbedingungen unterschrieben auf Papier aus – Textform ist in der Gebäudereinigung ausgeschlossen (§ 2 NachwG).
• Zeichnen Sie Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit bis zum 7. Folgetag auf und bewahren Sie sie zwei Jahre auf (§ 17 MiLoG).
• Begrenzen Sie Minijobs auf 603 € im Monat: bei 15,00 € höchstens 40,2 Stunden bzw. 9 Wochenstunden mit verstetigtem Monatslohn.
• Zahlen Sie den Branchenmindestlohn spätestens am 15. des Folgemonats (§ 2 TV Mindestlohn).

Kalkulation

• Kalkulieren Sie mit produktiven Stunden: Urlaub, Feiertage, Krankheit und Fahrzeiten zwischen Objekten abziehen.
• Rechnen Sie Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen U1/U2 und den BG-Beitrag in den Stundenverrechnungssatz ein.
• Kalkulieren Sie Glas- und Fassadenreinigung getrennt auf Basis von Lohngruppe 6.
• Vereinbaren Sie Preisanpassungsklauseln: Die GebäudeArbbV 10 tritt am 1.1.2027 außer Kraft, die Löhne 2027 stehen noch nicht fest.

Wichtige Werte 2026