Checkliste Nachunternehmer: § 13b, Bauabzug, Haftung

Vor der Beauftragung

• Prüfen Sie Gewerbe- bzw. Handwerksrolleneintrag, Referenzen und Preise; ein Angebot unter den reinen Lohnkosten ist ein Warnsignal.
• Fordern Sie die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG an und prüfen Sie sie online beim Bundeszentralamt für Steuern.
• Fordern Sie Präqualifikation (§ 6a VOB/A) oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen an.
• Lassen Sie sich die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft und im Bau die Bescheinigung der SOKA-BAU vorlegen.
• Schätzen Sie den Wert aller Bauleistungen am Bauwerk: Ab 275.000 € haften Sie für die Sozialbeiträge des Nachunternehmers (§ 28e SGB IV).

Vertrag

• Lassen Sie sich die Zahlung des Mindestlohns zusichern; in der Gebäudereinigung 15,00 € bzw. 18,40 € je Stunde.
• Vereinbaren Sie einen Zustimmungsvorbehalt für weitere Nachunternehmer und für eingesetzte Leiharbeitnehmer.
• Sichern Sie sich das Recht auf Einsicht in Stundenzettel und Lohnnachweise.
• Vereinbaren Sie einen Freistellungsanspruch und eine Sicherheit, etwa einen Einbehalt oder eine Bürgschaft.

Umsatzsteuer nach § 13b UStG

• Klären Sie, ob Sie selbst nachhaltig Bauleistungen oder Gebäudereinigung erbringen (mindestens 10 % des Weltumsatzes) – dann schulden Sie die Umsatzsteuer.
• Geben Sie dem Nachunternehmer Ihre USt-1-TG-Bescheinigung (höchstens drei Jahre gültig) und notieren Sie das Ablaufdatum.
• Prüfen Sie jede Eingangsrechnung: Nettobetrag, Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, kein Steuerausweis.
• Melden Sie die § 13b-Steuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an und ziehen Sie sie als Vorsteuer ab.
• Akzeptieren Sie bei Reparatur- und Wartungsaufträgen bis 500 € netto Rechnungen mit Umsatzsteuer (Abschn. 13b.2 Abs. 7 Nr. 15 UStAE).
• Melden Sie bei Nachunternehmern mit Sitz im Ausland die Umsatzsteuer in jedem Fall selbst an (§ 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG).

Vor jeder Zahlung: Bauabzugsteuer

• Prüfen Sie vor jeder Zahlung, auch bei Abschlägen und Sicherheitseinbehalten, ob am Zahlungstag eine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt.
• Behalten Sie ohne Freistellung 15 % der Bruttozahlung ein – bei § 13b-Rechnungen einschließlich der von Ihnen geschuldeten Umsatzsteuer.
• Verzichten Sie nur auf den Abzug, wenn die Zahlungen an diesen Leistenden im Jahr voraussichtlich 5.000 € nicht übersteigen; Prognose dokumentieren.
• Melden Sie den Abzug bis zum 10. des Folgemonats über ELSTER beim Finanzamt des Leistenden an und führen Sie ihn ab (§ 48a EStG).
• Senden Sie dem Nachunternehmer den Abrechnungsbeleg mit Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Zahlungstag, Abzugsbetrag und Finanzamt.

Laufende Kontrolle und Dokumentation

• Lassen Sie sich Unbedenklichkeitsbescheinigungen lückenlos für die gesamte Auftragsdauer vorlegen, nicht nur zu Beginn.
• Fragen Sie nach Sub-Subunternehmern und Verleihern: Die Mindestlohnhaftung reicht durch die ganze Kette (§ 14 AEntG, § 13 MiLoG).
• Machen Sie bei längeren Aufträgen Stichproben bei Stundenzetteln und Lohnabrechnungen.
• Führen Sie eine Nachunternehmerakte mit dem Eingangsdatum jeder Bescheinigung für Prüfungen von Zoll, Rentenversicherung und Finanzamt.

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