Checkliste: Unterlagen für den Jahresabschluss 2026

Grundlagen klären

• Klären Sie die Gewinnermittlung: EÜR ist zulässig, solange keine Mitteilung zur Buchführungspflicht nach § 141 AO vorliegt.
• Prüfen Sie die Grenzen: Buchführungspflicht droht bei mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn.
• GmbH, UG, OHG und KG: Planen Sie immer eine Bilanz mit Inventur ein (§ 140 AO, HGB).

Bank, Kasse und Belege

• Stellen Sie alle Kontoauszüge bis 31.12.2026 bereit, auch für Kreditkarten-, PayPal- und Darlehenskonten.
• Legen Sie Kassenbuch bzw. Kassenberichte mit Zählprotokoll und den Kassenbestand zum 31.12. vor.
• Ergänzen Sie fehlende Ein- und Ausgangsrechnungen; digitale Belege im Originalformat, bei E-Rechnungen die XML-Datei.
• Reichen Sie Rechnungen für Anschaffungen 2026 ein; Wirtschaftsgüter bis 800 € netto sind sofort abziehbar (§ 6 Abs. 2 EStG).
• Listen Sie Privatentnahmen und Einlagen auf, auch privat bezahlte Betriebsausgaben.

Löhne, Verträge und Steuern

• Legen Sie Lohnjournal Dezember, Lohnsteuer-Anmeldungen und Beitragsnachweise vor; im Bauhauptgewerbe zusätzlich die Kontoauszüge der SOKA-BAU.
• Reichen Sie Darlehensverträge mit Zins- und Tilgungsplänen sowie neue Leasing- und Mietverträge aus 2026 ein.
• Legen Sie das Fahrtenbuch oder Unterlagen zur Privatnutzung von Firmenfahrzeugen bei.
• Sammeln Sie die Steuer- und Vorauszahlungsbescheide 2026 für Einkommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuer.
• Fügen Sie die Abrechnungsbelege Ihrer Auftraggeber über einbehaltene Bauabzugsteuer bei (§ 48a Abs. 2 EStG), damit sie angerechnet wird.

Zusätzlich bei Bilanz: Stichtag 31.12.

• Erstellen Sie die Offene-Posten-Liste der Forderungen mit Rechnungsdatum und kennzeichnen Sie zweifelhafte Forderungen.
• Erstellen Sie die Offene-Posten-Liste der Verbindlichkeiten, einschließlich Rechnungen für 2026, die erst 2027 eingehen.
• Machen Sie die Inventur des Material- und Warenbestands zum 31.12. mit Zähllisten und Einkaufspreisen.
• Erfassen Sie halbfertige Arbeiten je Baustelle: Leistungsstand, angefallene Kosten und erhaltene Abschlagszahlungen.
• Legen Sie Abnahmeprotokolle für Aufträge rund um den Jahreswechsel bei; die Abnahme bestimmt Ertrags- und Gewährleistungsjahr.
• Listen Sie Sicherheitseinbehalte von Kunden sowie geleistete und erhaltene Anzahlungen auf.

Rückstellungen und Risiken

• Listen Sie die Mängelrügen am Stichtag mit geschätzten Nachbesserungskosten auf (Material, Lohn, Gemeinkosten).
• Werten Sie die Nachbesserungskosten der Vorjahre getrennt nach Abnahmejahr aus – Grundlage einer Pauschalrückstellung.
• Stellen Sie die Umsätze der letzten fünf Abnahmejahrgänge zusammen; bei Bauwerken läuft die Gewährleistung fünf Jahre (§ 634a BGB).
• Nennen Sie Rückgriffsansprüche gegen Nachunternehmer, Lieferanten oder Versicherungen.
• Melden Sie Resturlaub und Überstundenguthaben je Mitarbeiter sowie laufende Rechtsstreitigkeiten zum 31.12.

Fristen und Aufbewahrung

• Kleine GmbH/UG: Stellen Sie den Abschluss binnen sechs Monaten auf (§ 264 Abs. 1 HGB) und legen Sie ihn binnen zwölf Monaten offen (§ 325 HGB).
• Bewahren Sie Jahresabschluss, Inventar und Bücher 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre auf (§ 147 AO); den Abschluss im Original.

Wichtige Werte 2026