Beruf und Familie unter einen Hut bringen? Das Homeoffice gewinnt in unser heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung. Die Rahmenbedingungen sowie die persönlichen Ansprüche an den Mitarbeiter erfordern einen hohen Wissensstand. Haben Sie weiteren Informationsbedarf? Das Video enthält alle wesentlichen Details.

Homeoffice: Das gilt bei Recht und Steuern

Welche Rechte hat ein Mitarbeiter, wenn er gerne Home-Office machen möchte? Auf was muss der Chef bei diesem Thema achten? Und was gilt steuerlich? Die wichtigsten Regelungen zu Homeoffice und häuslichem Arbeitszimmer im Überblick.

Die Arbeit im Homeoffice bietet Angestellten einige Vorteile. Doch wer hat eigentlich Anspruch auf das Arbeiten im Homeoffice? Wie sind die Mitarbeiter zu Hause versichert? Und wie stark darf der Chef die Arbeit kontrollieren? Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick.

Wer darf ins Homeoffice?

In den Niederlanden haben Arbeitnehmer seit Juli 2015 sogar einen Rechtsanspruch auf die Arbeit zu Hause. Sie können einen Antrag beim Arbeitgeber stellen, und der darf nur mit guter Begründung ablehnen. In Deutschland sieht dies jedoch anders aus. “Hier ist das Homeoffice eine freie Ermessenssache des Chefs”, sagt Rechtsanwältin Nathalie Oberthür. Welcher Mitarbeiter wann und wie im Homeoffice bleiben kann, entscheidet der Chef ganz allein. Ein Anrecht von zu Hause aus arbeiten zu dürfen gibt es nicht.

Ausnahme: Wenn die Regelung von vornherein im Arbeitsvertrag festgehalten ist, hat der Mitarbeiter Anspruch auf Homeoffice.

Angestellte brauchen gute Argumente
Angestellte, die gerne im Homeoffice arbeiten möchten, sollten ihrem Chef hierfür gute Gründe vorlegen. Argumente, die für das Büro zuhause sprechen sind unter anderem mehr Ruhe für kreative Prozesse als im Großraumbüro oder weniger Stress, weil die familiäre Situation dadurch entlastet wird.

Was braucht man für ein Homeoffice?

Wenn der Arbeitgeber grünes Licht für die Arbeit im Home-Office gibt, muss für ein entsprechendes Büro gesorgt werden. Ein extra Raum ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich. Der Laptop am Esszimmertisch darf es aber auch nicht sein: „Für das Homeoffice gelten die gleichen Regeln des Arbeitsschutzes wie im Firmenbüro“, sagt Oberthür.

Das heißt: Der Arbeitsplatz muss zum Beispiel einen ausreichend großen Bildschirm haben und gut beleuchtet sein. Die Höhe und Ergonomie von Tisch und Stühlen muss gesetzlichen Normen entsprechen.

Wichtig aus der Sicht des Chefs: Wer kommt für die Anschaffungskosten auf? Dies sollte bereits vorab geklärt werden.  Ist das Homeoffice im Arbeitsvertrag verpflichtend vorgegeben, muss der Arbeitgeber die Arbeitsutensilien stellen. Dazu gehört auch die nötige Software. Ist die Vereinbarung nachträglich getroffen, gilt es darüber zu verhandeln. „Hier gibt es gesetzlich noch keine verbindlichen Vorhaben“, sagt die Rechtsanwältin.

Übersicht: Darüber sollte das Homeoffice verfügen

• Einen extra Raum in der Wohnung (nicht zwingend notwendig aber wünschenswert)
• Arbeitsplatz mit ausreichend großem Bildschirm
• Ergonomisch korrekte Stühle und Tische. Diese müssen gesetzlichen Normen entsprechen
• Die für die Arbeit nötige Software (Anschaffung meist durch die Firma)

Für wen ist das Homeoffice empfehlenswert?

Das Homeoffice erlaubt viele Freiheiten. Statt im Anzug kann man nun auch in der Jogginghose am Schreibtisch sitzen oder nebenbei private Telefonate führen, ohne dass es den Kollegen auffällt. Der große Nachteil: Die Verführung, sich ablenken zu lassen, ist groß. Experten halten die Arbeit im Homeoffice deshalb für eine Typsache: „Je weniger gut selbstorganisiert man ist, umso schwieriger ist es, sich zum Beispiel nicht ablenken zu lassen und nicht die falschen Prioritäten zu setzen“, sagt Gerlind Pracht, Arbeits- und Organisationspsychologin.

Schwierig wird es immer, wenn die eigene Wohnung keinen störungsfreien Arbeitsplatz bietet, etwa weil mittags die Kinder wieder da sind. Experten raten: Lebens- und Arbeitsbereich müssen gut voneinander abgrenzbar sein.

Darf der Chef seine Mitarbeiter kontrollieren?

Die Arbeit im Homeoffice ist kein Freifahrtschein für absolute Flexibilität. Gerade bei festen Stundenverträgen oder Arbeitszeiten kann der Arbeitgeber auf Kontrollen bestehen, etwa auf das Einloggen in das Arbeitsprogramm zu festen Zeiten oder die telefonische Erreichbarkeit. Eine Webcam beispielsweise darf er aber nicht einrichten.

Bin ich im Homeoffice unfallversichert?

Grundsätzlich ja. „Allerdings wurde hier in Gerichtsverfahren schon sehr unterschiedlich entschieden“, sagt Rechtsanwältin Oberthür. Das heißt:Wer im heimischen Büroraum ausrutscht, ist im Normalfall versichert, passiert dies jedoch auf dem Weg zur Küche, ist die Rechtslage bereits nicht mehr eindeutig.

Häusliches Arbeitszimmer: Können die Kosten für das Homeoffice von der Steuer abgesetzt werden?

Ja, die Kosten können grundsätzlich von der Steuer abgesetzt werden. Allerdings nicht immer vollständig. Zur Frage, ob ein selbständiger Handwerker die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben abziehen darf, gilt es Folgendes zu wissen:

• Anderer Arbeitsplatz: Hat der Handwerker betriebliche Räumlichkeiten und ein Raum dort eignet sich für die Erledigung der Buchhaltungs- und Büroarbeiten, lässt das Finanzamt grundsätzlich keinen Betriebsausgabenabzug für die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers zu.
• Kein anderer Arbeitsplatz: Hat ein selbständiger Handwerker keinen anderen Arbeitsplatz, um seine Büroarbeiten erledigen zu können, erbringt die Hauptleistung seiner Tätigkeit jedoch außerhalb seines Arbeitszimmers, lässt das Finanzamt einen Betriebsausgabenabzug von maximal 1.250 Euro pro Jahr für das häusliche Arbeitszimmer zu.
• Mittelpunkt: Handelt es sich bei dem Arbeitszimmer zu Hause um den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung des Handwerkers, darf der Selbständige die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer in unbegrenzter Höhe vom Gewinn abziehen.

So sieht es in der Praxis aus

Beispiel 1: Malermeister Huber hat in gemieteten betrieblichen Räumlichkeiten ein eigenes Büro. Um nicht bis spät in der Nacht im Betrieb sitzen zu müssen, nimmt er sich betriebliche Unterlagen mit nach Hause und arbeitet sie in seinem häuslichen Arbeitszimmer ab.

Folge: Da Huber in seinem Malereibetrieb ein eigenes Büro hat („anderer Arbeitsplatz“), dürfen die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer nicht als gewinnmindernde Betriebsausgabe verbucht werden.

Beispiel 2: Friseurmeisterin Müller hat einen Friseursalon mit Aufenthaltsraum für Angestellte und Küche. Ein Büro für die Buchhaltungs- und Büroarbeiten hat sich dort nicht. Dafür nutzt sie nach Feierabend zu Hause ein häusliches Arbeitszimmer.

Folge: Da Müller keinen anderen Arbeitsplatz hat und die Hauptleistungen in ihrem Friseursalon erbringt, darf Sie zumindest 1.250 Euro der Arbeitszimmerkosten pro Jahr als Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen.

Beispiel 3: Der selbständige Feinmechaniker Maier arbeitet ausschließlich in seinem häuslichen Arbeitszimmer. Seine Kunden bringen ihm Uhren, die er dann in seinem häuslichen Arbeitszimmer repariert. Manchmal holt er sich die Uhren auch direkt beim Kunden ab.

Folge: Aufgrund der Tätigkeiten stellt das Arbeitszimmer zu Hause den Mittelpunkt von Maiers gesamter beruflicher uns betrieblicher Tätigkeit dar. Die Arbeitszimmerkosten dürfen in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Die häufigsten Fallgestaltungen dürften bei selbständigen Handwerkern die in den Beispielen 1 und 2 beschriebenen sein. Entweder sind null Euro Arbeitszimmerkosten als Betriebsausgabe abziehbar oder maximal 1.250 Euro pro Jahr.

Besondere Aufzeichnungspflichten beachten

Kommen Sie aufgrund der Checklisten zu dem Ergebnis, dass entweder bis zu 1.250 Euro oder die gesamten Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer den Gewinn mindern dürfen, kann Ihnen das Finanzamt dennoch einen Strich durch die Rechnung machen und den Betriebsausgabenabzug auf null Euro reduzieren. Dann nämlich, wenn Sie die spezielle Aufzeichnungspflicht für Kosten des häuslichen Arbeitszimmers nach § 4 Abs. 7 EStG nicht beachtet haben.

Nach dieser Vorschrift müssen die Arbeitszimmerkosten getrennt von den übrigen Betriebsausgaben verbucht und aufgezeichnet werden. Wer sich nicht an diese Vorgaben hält, geht beim Betriebsausgabenabzug trotz Abzugsanspruch leer aus.

Beispiel: Friseurmeisterin Müller hat einen Friseursalon mit Aufenthaltsraum für Angestellte und Küche. Ein Büro für die Buchhaltungs- und Büroarbeiten hat sich dort nicht. Dafür nutzt sie nach Feierabend zu Hause ein häusliches Arbeitszimmer.

Folge: Da Müller keinen anderen Arbeitsplatz hat und die Hauptleistungen in ihrem Friseursalon erbringt, darf Sie zumindest 1.250 Euro der Arbeitszimmerkosten pro Jahr als Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen. Frau Müller verbucht die Arbeitszimmerkosten als sonstige Betriebsausgaben. Wegen des Verstoßes gegen die Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG lässt das Finanzamt keinen Euro dieser Ausgaben zum Abzug zu.

Quelle: Deutsche Handwerks Zeitung